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23. März 2020 | Christine Cimzar-Egger

Als Menschen sind wir unendlich anpassungsfähig. Bei den vielen Änderungen in kurzer Zeit, können wir diese Fähigkeit gut brauchen. Denn auch Home Office bringt so einige Herausforderungen mit sich.

Und plötzlich war alles anders. Von heute auf morgen mussten viele Unternehmen, die bisher wenig bis gar keine Erfahrung damit hatten, ihre Mitarbeiter und etablierten Arbeitsabläufe auf Home Office umstellen. Die Krise macht’s möglich. Und dabei sind diese Unternehmen noch privilegiert, gibt es doch viele produzierende Unternehmen in Österreich. Die Produktion von Parkettböden lässt sich wohl kaum so leicht ins eigene Wohnzimmer verlegen.

Nicht abschrecken lassen von technischen Anlaufschwierigkeiten

Home Office steht und fällt mit der technischen Infrastruktur zu Hause. Es soll ja immer noch Haushalte geben, die nicht mit Internet ausgestattet sind. Es gibt viele Haushalte, die als ihre Internetquelle das Handy verwenden oder einen WLAN Hub des Mobilfunkanbieter ihres Vertrauens verwenden. Egal wie Sie sich mit dem Internet verbinden, stabil sollte die Verbindung jedenfalls sein, damit Sie in Ruhe arbeiten können.
Das Internet allein hilft noch nichts, Sie brauchen auch ein entsprechendes Arbeitsgerät. Viele Arbeitgeber setzen bei der Ausstattung von Arbeitsplätzen bereits auf Laptops, was den Umstieg ins Home Office erheblich erleichtert. Aber auch vom hauseigenen Desktop-PC kann man auf sein E-Mail-Postfach und diverse Webanwendungen zugreifen.

Zugriff ist ebenfalls ein Thema. Viele Informationen eines Unternehmens sind schützenswert, sollen also nicht von jeder und jedem gelesen werden können. Zu diesem Zweck gibt es eine sogenannte Authentifizierung. Sie müssen also dem System, auf das Sie zugreifen wollen sagen, dass Sie Sie sind und zugreifen dürfen. An der TU Wien passiert das in den meisten Fällen mit Ihrem TU Account (Benutzername und Passwort). Praktisch ist, dass Sie das nicht immer wieder und überall aufs Neue eingeben müssen, solange Sie weiterarbeiten. Das System merkt sich das, das heißt Single-Sign-on (SSO). Oft liegen Informationen auf Netzwerklaufwerken oder Sie arbeiten mit Ihren Kolleg_innen bereits im TUwiki zusammen. Dafür müssen Sie dem TU Netzwerk „vorspiegeln“ Sie wären im Büro. Das funktioniert, in dem Sie über ein Virtual Private Network (VPN) einsteigen. Da wird szs. ein „Tunnel“ durchs Internet von Ihrem Home Office an die TU erstellt, der vor fremden Zugriffen besonders geschützt ist. So können Sie dann im TU-Netzwerk arbeiten, als wären Sie an Ihrem üblichen Arbeitsplatz.

Auch wenn Sie nicht mit Ihren Kolleg_innen im selben Büro oder Gebäude sitzen, können Sie trotzdem gemeinsam arbeiten und Kontakt halten. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen das TUwiki und das TU coLAB für die Zusammenarbeiten bieten. Die TU Wien verfügt mit dem TUchat auch über ein Instant Messaging Programm, über dass Sie sich Nachrichten senden können. Das funktioniert so leicht (und auch am Handy) wie bei Whatsapp. Der Vorteil ist, dass Ihre Nachrichten die Server der TU Wien nicht verlassen.

Sind Besprechungen von Angesicht zu Angesicht notwendig bzw. erwünscht, bietet die TU Wien mehrere Möglichkeiten für Telefon- oder Videokonferenzen. Mit GoToMeeting können Sie sich beispielsweise mit Ihren Kolleg_innen über Video besprechen und gleichzeitig, die Sie besprechen wollen, Inhalte auf Ihrem Bildschirm ansehen.

Tipps wie diese, viele Anleitungen und Links, die Ihnen die Arbeit im Home Office erleichtern sollen, finden Sie auf dem TU coLAB.

Organisatorische Herausforderungen in neuer Dimension

Was die technische Ausstattung nicht lösen kann, sind die organisatorischen Herausforderungen, die diese außergewöhnliche Zeit an uns alle stellt. An der TU Wien wurde eine limitierte Anzahl an Schlüsselpersonen benannt, die aus betriebsrelevanten Gründen vor Ort sein müssen. Ihnen gilt unser Dank für die Aufrechterhaltung wichtiger Services für uns alle. Wir anderen müssen uns jetzt im Home Office in unseren eigenen vier Wänden neu organisieren. Wir müssen unsere eigenen Abläufe anpassen, unsere Arbeitstage vielleicht anders strukturieren oder uns ausmachen, wer wann und wo zuhause arbeitet, damit er die/den Mitbewohner_in nicht in der Arbeitsphase stört.

Für alljene von uns, die betreuungspflichtige Kinder zu Hause haben, die versorgt und schulisch auf dem Laufenden gehalten werden wollen, stellt die neue Situation eine zusätzliche Komplexitätsebene dar. Meine Erstklässlerin kann noch nicht gut verstehen, warum jetzt plötzlich alles anders ist, ich so viel mehr Zeit zuhause verbringe und dann nicht nur exklusiv für sie da bin. Da musste auch ich lernen, flexibler mit der Situation umzugehen. Und was macht es schon, wenn das neugierige Kind mal kurz in der Videokonferenz vorbeischaut, weil es das noch nicht kennt? Kann leicht sein, dass ein ebenso neugieriges Kind beim Gegenüber in die Kamera grinst. Ein gewisser entspannter Umgang mit der Situation tut allen gut… auch wenn ich einsehen muss (und schon vorher ahnte), dass aus mir garantiert keine Volksschullehrerin mehr wird. Auch das habe ich in dieser Woche gelernt.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Umstellung auf Home Office? Welche Strategie haben Sie sich zurecht gelegt? Was fällt Ihnen leicht, womit hadern Sie? Ich freue mich über den Erfahrungsaustausch, gerne auch über das Kommentarfel unten.