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Um bei Vorliegen eines Covid-19 (Verdachts-)Falles ein schnelles, abgestimmtes und effektives Handeln zu ermöglichen, wird mit dem Start des Wintersemesters 2020/2021 der Zutritt von Mitarbeiter_innen und Studierenden zu den Gebäuden der TU Wien mittels Einscannen eines QR-Codes registriert. Damit wird an der TU Wien ein zentrales und DSGVO-konformes digitales Kontaktpersonenmanagement umgesetzt.

QR-Scan:

Bei jedem Eingang eines TU Wien Gebäudes oder bestimmter Bereiche sind QR-Codes angebracht. Studierende und Mitarbeiter_innen sind verpflichtet, sich bei Betreten des Gebäudes oder eines Bereichs in TISS zu registrierten. Dies erfolgt durch das Scannen des QR-Codes bei den Eingängen mittels eines Mobilgeräts der zutretenden Person. Damit wird am Mobilgerät eine TISS-Seite aufgerufen, für die sich diese Person zunächst im TU Wien Single-Sign-On (SSO) Portal authentifizieren muss. Nach erfolgreichem Login wird der Zutritt sofort registriert.

EmpfehlungNEUERUNG März 2021: Um Staubildung vor den Eingängen zu vermeiden, ist es ratsam, sich bereits am Weg zum jeweiligen Gebäude in TISS einzuloggen. Login-Sessions bleiben etwa 15 Minuten aktiv.

Diese QR-Codes werden unter anderem auch bei Parkgaragenausgängen angebracht, um auch Personen zu erfassen, die ein Gebäude beispielsweise über eine Garage betreten. Die genaue Platzierung wird noch angegeben.

Personen die - aus unterschiedlichen Gründen - zum Zeitpunkt des Betretens eines Gebäudes der TU Wien über kein mobiles Endgerät verfügen, können sich bei den Portier-Logen melden. Dort werden Tablets/Mobilgeräte zur Verfügung gestellt, mithilfe derer sich Personen in TISS einloggen und registrieren können. Diese Geräte werden nach jeder Benutzung von Mitarbeiter_innen der GuT desinfiziert. 

Alternativ ist bei den QR-Codes auch eine URL angegeben, über die der Zutritt ebenfalls registriert werden kann, ohne einen QR-Code scannen zu müssen.

Für Mitarbeiter_innen und Studierende ist eine TISS-Seite eingerichtet, wo sie ihre Zutritte einsehen und manuell ergänzen können.

Für Mitarbeiter_innen gilt:

Es bestehen - solange dies nicht durch besondere Schutzmaßnahmen zur Covid-19-Prävention erforderlich ist - keine Zutrittsbeschränkungen. Es werden lediglich die Zutritte in TISS für das zentrale Kontaktpersonenmanagement erfasst.

Vorgehensweise:

  • QR-Code scannen
  • Anmeldung über SSO-Portal der TU Wien in TISS (Empfehlung: Um Staubildung vor den Eingängen zu vermeiden, ist es ratsam, sich bereits am Weg zum jeweiligen Gebäude in TISS einzuloggen. Login-Sessions bleiben etwa 15 Minuten aktiv

    den Scan der QR-Codes am Gebäudeeingang oder im Hörsaal komfortabler zu machen, bieten wir nun einen eigenen TISS-Scanner an. Vorteile: Ein Login ist nur alle 14 Tage notwendig und Sie sind sicher gegen QR-Code Fälschungen.

    Sie finden den Scanner unter der URL https://tiss.tuwien.ac.at/events/scanner.xhtml. Der Link öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster. Wenn Sie sich wie gewohnt mit Ihren Standard-Zugangsdaten einloggen, steht Ihnen der Scanner sofort zur Verfügung. Es muss keine App zusätzlich am Smartphone installiert werden. Sie können sich die URL bookmarken und den Link für einen raschen Zugriff am Startbildschirm Ihres Smartphones anzeigen lassen (z.B. Option in Browser Chrome oder Brave – „Zum Startbildschirm zufügen“).

    Der größte Vorteil des TISS-Scanners ist, dass ein Login nur alle 14 Tage notwendig ist. Sollten Sie den TISS-Scanner 7 Tage lang nicht verwenden, ist es aus Sicherheitsgründen notwendig, sich neu zu authentifizieren. Ein weiterer Vorteil ist die eingebaute Überprüfung des gescannten QR-Codes. Damit werden URLs von falschen oder gefälschten QR-Codes erst gar nicht aufgerufen.

    P.S.: Ein Tipp für alle iOS-Nutzer_innen, damit die Kamera nicht jedes Mal um Erlaubnis fragt: https://stackoverflow.com/a/57368061

    Personen die - aus unterschiedlichen Gründen - zum Zeitpunkt des Betretens eines Gebäudes der TU Wien über kein mobiles Endgerät verfügen, können sich nach wie vor bei den Portier-Logen melden oder sich am Arbeitsplatzrechner registrieren. Bei den Portierlogen werden Tablets/Mobilgeräte zur Verfügung gestellt, mithilfe derer sich Personen in TISS einloggen und registrieren können. Diese Geräte werden nach jeder Benutzung von Mitarbeiter_innen der GuT desinfiziert. 

    Alternativ ist bei den QR-Codes auch eine URL angegeben, über die der Zutritt ebenfalls registriert werden kann, ohne einen QR-Code scannen zu müssen.

    Für Mitarbeiter_innen und Studierende ist eine TISS-Seite eingerichtet, wo sie ihre Zutritte einsehen und manuell ergänzen können.

    Für Mitarbeiter_innen gilt:

    Es bestehen - solange dies nicht durch besondere Schutzmaßnahmen zur Covid-19-Prävention erforderlich ist - keine Zutrittsbeschränkungen. Es werden lediglich die Zutritte in TISS für das zentrale Kontaktpersonenmanagement erfasst.

    Vorgehensweise:

    1. QR-Code scannen
    2. Anmeldung über SSO-Portal der TU Wien in TISS (Empfehlung: Verwendung des TISS-Sanners, siehe oben "Neuerungen März 2021")

    Mit der Anmeldung in TISS wird der Zutritt registriert. Es muss keine weitere Handlung gesetzt werden.

    Alternativ können Sie Ihren Zutritt an Ihrem Arbeitsplatz registrieren.

    Eine Anleitung dazu finden Sie hier:

    View file
    name20201006 Anleitung Registrierung am Arbeitsplatz.pdf
    height250

    Bei der Registrierung erfasste Daten:

    • Zeitstempel des Scans bzw. der Registrierung
    • TISS-ID der eingeloggten Person
    • Betreffendes Gebäude
    • QR-Inhalt
    • Zufällige Browser-ID

    Die Daten werden für einen Zeitraum von 14 Tagen ab erfolgter Registrierung gespeichert und danach automatisch gelöscht.

    Für Studierende gilt:

    Es bestehen - solange dies nicht durch besondere Schutzmaßnahmen zur Covid-19-Prävention erforderlich ist - keine Zutrittsbeschränkungen. Es werden lediglich die Zutritte und zusätzlich der Aufenthaltsbereich im jeweiligen Gebäude in TISS für das zentrale Kontaktpersonenmanagement erfasst.

    Studierende müssen daher - zusätzlich zur Registrierung - einen Grund für das Betreten eines Gebäudes angeben.

    ACHTUNG! Für Studierende die noch keinen TU Account haben (idR Erstsemestrige oder Mobility Studierende) gilt das selbe Prozedere wie für Gäste (siehe weiter unten im Text).

    Vorgehensweise:

    1. Vor geplantem Besuch im TISS-Zutrittsportal (https://tiss.tuwien.ac.at/zutritt) anmelden
    2. Angabe eines Grundes für das Betreten eines TU Wien Gebäudes
    3. Auswahl eines Halbtages und entweder einer Zielperson, eine Zielorganisationseinheit oder eines Zielraumes
    4. Beim Betreten des betreffenden Gebäudes QR-Code im Eingangsbereich scannen
    5. Vor Ort: Anmeldung über das SSO-Portal der TU Wien in TISS (Empfehlung: Um Staubildung vor den Eingängen zu vermeiden, ist es ratsam, sich bereits am Weg zum jeweiligen Gebäude in TISS einzuloggen. Login-Sessions bleiben etwa 15 Minuten aktiv. Verwendung des TISS-Sanners, siehe oben "Neuerungen März 2021")

    Nach erfolgreichem Login wird der Zutritt automatisch registriert und geprüft, ob ein Grund und damit eine Genehmigung das Gebäude zu betreten vorliegt. Sollte keine Genehmigung vorliegen, so können Anwesenheitszeitraum und Grund vor Ort nachgetragen werden, um den Zutritt zu ermöglichen.

    Standardmäßig werden die Anmeldungen zu Gruppen- und Prüfungsterminen als Grund herangezogen. Es ist aber auch möglich im "Zutrittsportal" in TISS individuelle Gründe anzugeben.

    Folgende individuelle Gründe stehen in TISS zur Auswahl:

    • HTU-Mitarbeiter_innen
    • Besuch TU.it Servicecenter
    • Besuch einer Sprechstunde
    • Besuch der Studienabteilung
    • Nutzung eines Lernraumes
    • Nutzung der Bibliothek
    • sonstige Gründe

    Sind Studierende zu einem Gruppen- und/oder Prüfungstermin angemeldet, wird dieser Zutrittsgrund automatisch hinterlegt. Damit ist es ausreichend, sich bei Zutritt lediglich zu registrieren. Die Vorabauswahl eines Zutrittsgrundes ist damit nicht erforderlich.

    Studierende können in ihrem TU-Account in TISS ihre aktuellen Zutrittsgründe abrufen.

    Um einen möglichst schnelle Abwicklung der Zugangsregistrierung zu ermöglichen sollte:

    • der Grund der Anwesenheit immer bereits vorab (zuhause) in TISS eingegeben worden sein und
    • die Authentifizierung im TU Wien SSO-Portal bereits vor dem Scan des QR Codes erfolgt sein.

    Werden im Laufe eines Tages Termine in unterschiedlichen Gebäuden der TU Wien wahrgenommen, so muss für jedes Gebäude Grund und Zeitraum (Halbtag) eingetragen werden.

    Bei der Registrierung erfasste Daten:

    • Zeitstempel des Scans bzw. der Registrierung
    • TISS-ID der eingeloggten Person
    • Betreffendes Gebäude
    • Resultat (Zutriff erlaubt/verboten)
    • QR-Inhalt
    • Zufällige Browser-ID

    Die Daten werden für einen Zeitraum von 14 Tagen ab erfolgter Registrierung gespeichert und danach automatisch gelöscht.

    Für Gäste/Firmen (alle nicht TU-Angehörigen) gilt:

    Für alle nicht TU-Angehörigen bestehen zwei Möglichkeiten der Registrierung:

    Variante 1: Von Mitarbeiter_innen in TISS angelegter Sonderzutritt

    Mitarbeiter_innen der TU Wien können in TISS unter https://tiss.tuwien.ac.at/events/corona/external/coronaBeneficiaryAccessMgmt.xhtml einen so genannten "Sonderzutritt für eine externe Person" für einen bestimmten Zeitpunkt anlegen (unter Angabe von Datum, Halbtag, Zielperson, Zielorganisationseinheit oder ein Zielraum per Raumcode). In der TISS-Maske ist eine Kontakt-E-Mailadresse der externen Person(en) anzugeben. Nach Anlage dieses "Sonderzutritts" kann ausgewählt werden, ob automatisch an die angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Link versandt werden soll.

    Dieser Link führt zu einer TISS-Seite mit integriertem QR-Code-Scanner. Mit diesem Scanner ist der QR-Code beim Eingang des jeweiligen Gebäudes zu scannen. Damit ist der Gast in TISS registriert und kann ggf. über die Kontaktpersonenrückverfolgung kontaktiert werden.

    Bei der Registrierung erfasste Daten:

    • Zeitstempel des Scans bzw. der Registrierung
    • TISS-ID der eingeloggten Person
    • Betreffendes Gebäude
    • QR-Inhalt
    • Resultat (Zutriff erlaubt/verboten)
    • Zufällige Browser-ID

    Die Daten werden für den Zeitraum von 14 Tagen ab erfolgter Registrierung gespeichert.

    Hier finden Sie eine Anleitung zum Anlegen eines Sonderzutritts:

    View file
    name20201001 Anleitung Sonderzutritt.pdf
    height250

    Variante 2: Registrierung im Gästebuch in der Portier Loge

    Gäste/Firmen registrieren sich im sogenannten "Zutrittsbuch" bei der jeweiligen Portier-Loge. Diese Einträge werden von den Poriteren einmal täglich in TISS-eingetragen, sodass eine automatisierte Kontaktrückverfolgen möglich ist.

    Ergänzung bzgl. Paktetdienste:

    Paketbot_innen können sich entweder im Gästebuch bei der Portier Loge eintragen oder sie werden von der Person die eine Sendung entgegennimmt nachträglich in TISS eingetragen. Dabei ist die Angabe der Zustellfirma und der Zeitpunkt der Übergabe ausreichend. Für den Fall, dass diese Person als Kontaktperson eingestuft wird, ist dies der Zustellfirma bekanntzugeben.

    Veranstaltungen (TU Wien extern):

    Für das Social Tracking der Veranstaltungsteilnehmer_innen ist der Veranstalter zuständig. Weitere Informationen zur Abhaltung von Veranstaltungen an der TU Wien finden Sie unter: Aktuelles zu Veranstaltungen an der TU Wien


    Informationen über die Auswertung und Kontaktaufnahme im Falle eines Covid-19 (Verdachts-)Falles wurden in der jeweiligen Datenschutzerklärung für Studierende und Mitarbeiter_innen – zu finden unter www.tuwien.ac.at/datenschutz/dokumente – ergänzt.

    Informationen zu arbeitsrechtlichen Fragen bei Vorliegen einer Covid-19 Erkrankung oder eines Covid-19 Verdachtsfalles finden Sie (nach erfolgtem Login) auf der Website der TU Wien unter: https://www.tuwien.at/intern/personalwesen/arbeitsrecht/coronavirus-faqs-fuer-mitarbeiter-innen/.

    Fragen zum Kontaktpersonenmanagement können Sie entweder direkt auf dieser Seite im Kommentarfeldstellen oder Sie wenden sich per E-Mail an infrastruktur@tuwien.ac.at.

    Sv translation
    languageen

    In order to enable fast, coordinated and effective action in the event of a Covid-19 (suspected) case, the access of employees and students to the buildings of the TU Wien will be registered with the start of the winter semester 2020/21 by scanning a QR code. This will implement a centralized and DSGVO-compliant digital contact person management system at the TU Wien.

    QR-Scan:

    QR-Codes are placed at each entrance of a TU Wien building or certain areas. Students and employees are obliged to register in TISS when entering the building or an area. This is done by scanning the QR code at the entrances using a mobile device of the person entering. This calls up a TISS page on the mobile device, for which this person must first authenticate himself/herself in the TU Wien Single-Sign-On (SSO) portal. After successful login the access is registered immediately.

    Recommendation: To avoid congestion in front of the entrances, it is advisable to log in to TISS already on the way to the respective building. Login sessions remain active for about 15 minutes.

    These QR codes are also applied to parking garage exits, among other things, in order to also register persons entering a building, for example via a garage. The exact placement will be determined later._innen – zu finden unter www.tuwien.ac.at/datenschutz/dokumente – ergänzt.

    Informationen zu arbeitsrechtlichen Fragen bei Vorliegen einer Covid-19 Erkrankung oder eines Covid-19 Verdachtsfalles finden Sie (nach erfolgtem Login) auf der Website der TU Wien unter: https://www.tuwien.at/intern/personalwesen/arbeitsrecht/coronavirus-faqs-fuer-mitarbeiter-innen/.

    Fragen zum Kontaktpersonenmanagement können Sie entweder direkt auf dieser Seite im Kommentarfeldstellen oder Sie wenden sich per E-Mail an infrastruktur@tuwien.ac.at.



    Sv translation
    languageen

    In order to enable fast, coordinated and effective action in the event of a Covid-19 (suspected) case, the access of employees and students to the buildings of the TU Wien will be registered with the start of the winter semester 2020/21 by scanning a QR code. This will implement a centralized and DSGVO-compliant digital contact person management system at the TU Wien.


    QR-Scan:

    QR-Codes are placed at each entrance of a TU Wien building or certain areas. Students and employees are obliged to register in TISS when entering the building or an area. This is done by scanning the QR code at the entrances using a mobile device of the person entering. This calls up a TISS page on the mobile device, for which this person must first authenticate himself/herself in the TU Wien Single-Sign-On (SSO) portal. After successful login the access is registered immediately.

    NEW March 2021: To make scanning QR codes at the building entrance or in the lecture hall more convenient, we now offer a dedicated TISS scanner. Advantages: A login is only necessary every 14 days and you are safe against QR code fakes.

    You can find the scanner at the URL https://tiss.tuwien.ac.at/events/scanner.xhtml. The link opens an external URL in a new window. If you log in as usual with your standard credentials, the scanner is immediately available. There is no need to install an additional app on your smartphone. You can bookmark the URL and display the link on the home screen of your smartphone for quick access (e.g., option in Chrome or Brave browser - "Add to Home Screen").

    The biggest advantage of the TISS scanner is that a login is necessary only every 14 days. If you do not use the TISS scanner for 7 days, it is necessary to re-authenticate for security reasons. Another advantage is the built-in verification of the scanned QR code. This prevents URLs from false or forged QR codes from being called in the first place.

    P.S.: A tip for all iOS users so that the camera does not ask for permission every time: https://stackoverflow.com/a/57368061

    Persons who - for various reasons - do not have a mobile device at the time of entering a TU Wien building can report to the concierge lodges. There, tablets/mobile devices will be made available for people to log in and register in TISS. These devices are disinfected after each use by GuT staff.

    Alternatively, the QR codes also include a URL that can be used to register access without having to scan a QR code.

    A TISS page has been set up for employees and students, where they can view their accesses and add them manually.

    The following applies to employees:

    There are no access restrictions - as long as this is not required by special protective measures for Covid-19 prevention. Only the accesses are recorded in TISS for the central contact person management.

    Procedure:

    1. Scan QR Code
    2. Registration via the SSO portal of the TU Wien in TISS (Recommendation: Recommendation: To avoid congestion in front Use of the entrances, it is advisable to log in to TISS on the way to the respective building. Login sessions remain active for about 15 minutesTISS scanner, see above "New March 2021".)

    With the login in TISS the access is registered. No further action needs to be taken.

    Alternatively you can register your access at your workplace.

    Instructions can be found here:

    View file
    name20201006 Instructions for registration at the workplace.pdf
    height250

    Data collected during registration:

    • Timestamp of the scan or registration
    • TISS-ID of the logged in person
    • Building concerned
    • QR Content
    • Random Browser ID

    The data will be stored for a period of 14 days from the date of registration and will be automatically deleted after this period.

    For students the following applies:

    There are no access restrictions - as long as this is not required by special protective measures for Covid-19 prevention. Only the accesses and additionally the area in the respective building are recorded in TISS for the central contact person management.

    Students must therefore - in addition to registration - provide a reason for entering a building.

    ATTENTION: For students who do not yet have a TU Account (usually freshmen or mobility students) the same procedure applies as for guests (see below).

    Procedure:

    1. Register on the TISS access portal (https://tiss.tuwien.ac.at/zutritt) before your planned visit (Note: the link to the access portal will be activated on 01.10.2020)
    2. Specification of a reason for entering a TU Wien building
    3. Selection of a half day and either a target person, a target organizational unit or a target room
    4. Scan QR code in the entrance area when entering the respective building
    5. On site: Registration via the SSO portal of the TU Wien in TISS (Recommendation: To avoid congestion in front Use of the entrances, it is advisable to log in to TISS on the way to the respective building. Login sessions remain active for about 15 minutes).TISS scanner, see above "New March 2021")

    After a successful login, access is automatically registered and it is checked whether there is a reason and therefore permission to enter the building. If there is no authorization, the period of presence and reason can be added on site to allow access.

    By default, registrations for group and examination dates are used as a reason. However, it is also possible to enter individual reasons in the "Access Portal" in TISS.

    The following individual reasons are available in TISS:

    • HTU-employees
    • Visit TU.it Service Center
    • Visit of a consultation hour
    • Visit of the study department
    • Use of a learning room
    • Use of the library
    • other reasons

    If students are registered for a classroom course or a group and/or examination date, this access reason is automatically stored. It is therefore sufficient to simply register for access. The preselection of an access reason is therefore not necessary.

    Students can call up their current access reasons in their TU account in TISS.

    In order to enable the fastest possible processing of the access registration:

    • the reason for attendance should always have been entered in advance (at home) in TISS and
    • the authentication in the TU Wien SSO portal has already been done before the scan of the QR Code.

    If appointments are made in different buildings of the TU Wien in the course of a day, the reason and period (half day) must be entered for each building.

    Data recorded during registration:

    • Timestamp of the scan or registration
    • TISS-ID of the logged in person
    • Building concerned
    • Result (access allowed/prohibited)
    • QR Content
    • Random Browser ID

    The data will be stored for a period of 14 days from the date of registration and will be automatically deleted after this period.

    For guests/companies (all non TU members) the following applies:

    There are two registration options for all non TU members:

    Option 1: Special access created by employees in TISS

    Employees of the TU Wien can create a so-called "special access for an external person" in TISS under https://tiss.tuwien.ac.at/zutritt(Note: the link to the access portal will be activated on 01.10.2020) for a specific time (by specifying date, half day, target person, target organizational unit or a target room by room code). In the TISS mask a contact e-mail address of the external person(s) must be entered. After this "special access" has been created, an e-mail with a link is automatically sent to the specified e-mail address.

    This link leads to a TISS page with integrated QR Code scanner. With this scanner, the QR Code has to be scanned at the entrance of the respective building. With this the guest is registered in TISS and can be contacted via the contact person tracing if necessary.

    Data collected during registration:

    Timestamp of the scan or registration

    • TISS-ID of the logged in person
    • Building concerned
    • QR Content
    • Result (access allowed/prohibited)
    • Random Browser ID

    The data will be stored for a period of 14 days after registration.

    Here you will find instructions for creating a guest entry in TISS:

    View file
    name20201005 Instructions for registration of guests.pdf
    height250

    Option 2: Registration in the guestbook in the porter's lodge

    Guests/companies register in the so-called "access book" at the respective porter's lodge. These entries are entered into TISS once a day by the porter, so that an automated contact tracing is possible.

    Supplementation regarding parcel services:

    Parcel messengers can either sign in the guestbook at the porter's lodge or they will be entered in TISS by the person who receives the parcel. The information about the delivery company and the time of delivery is sufficient. In case this person is classified as a contact person, the delivery company has to be informed.

    Events (TU Wien external):

    The organizer is responsible for the social tracking of the event participants. For further information on holding events at the TU Wien, please see: News on events at the TU Wien.


    Information about the evaluation and contact in the case of a Covid-19 (suspected) case will be added shortly is availbale in the respective data protection statement for students and staff - to be found at www.tuwien.ac.at/datenschutz/dokumente.

    Information on employment law issues in case of a Covid-19 illness or a suspected Covid-19 case can be found (after login) on the website of the TU Vienna at: https://www.tuwien.at/intern/personalwesen/arbeitsrecht/coronavirus-faqs-fuer-mitarbeiter-innen/.

    Questions regarding contact person management can either be answered directly on this page in the comments section or you can contact us by e-mail at infrastruktur@tuwien.ac.at.