INFOSEC Hinweis - Webkonferenzen
Aktuell wird für die Durchführung von Lehrveranstaltungen primär das Konferenztool ZOOM verwendet, deshalb wurden kommerzielle Lizenzen gekauft. Die freie Version von ZOOM ist in der derzeitigen Ausführung nicht DSGVO konform und darf an der TU Wien nicht verwendet werden. Weitere Informationen zu ZOOM finden sich unter Distance Learning Good Practice - Tools.
Werden Sie zu einer Videokonferenz eingeladen, müssen Sie als Teilnehmer_in keine personen bezogenen Daten bekannt geben und sie können ihre IP-Adresse anonymisieren indem sie sich zuvor über ein VPN verbinden. Weitere Vorkehrungen zur Datensicherheit sind von den Veranstalter_innen zu setzen. Die notwendigsten Sicherheitseinstellungen werden vom Administrator des ZOOM-Mandanten der TU Wien (beim TSC) zwingend eingestellt, erkennbar durch eine ausgegraute Schaltfläche, diese können durch einen Organisator eines Meetings nicht verändert werden. Andere Einstellungen sind datenschutzfreundlich voreingestellt, diese können aber verändert werden.
GoToMeeting kann als Alternative dazu verwendet werden, allerdings ist zu beachten, dass GoToMeeting nicht barrierefrei ist und keine datenschutzfreundlichen Voreinstellungen durch das TSC oder TU.it vorgenommen werden können. Beide Tools sind in der momentanen Version nicht für die Übertragung von sensiblen Daten geeignet, hierfür eignet sich das Tool MS Teams. Nähere Informationen zu MS Teams finden sich unter Microsoft Teams (Skype for Business).
Generell gilt für diese Anwendungen Folgendes:
- Erstellen Sie keine öffentlichen Veranstaltungen ohne Passwortsperre, sondern nutzen Sie die Möglichkeit Ihr Meeting mittels Passwort zu schützen.
- Bei manchen Anwendungen gibt es auch die Möglichkeit einen Warteraum einzurichten und den Zutritt von Teilnehmer_innen zu kontrollieren.
- Teilen Sie den Link zu einem Meeting nicht an öffentlich zugänglichen Orten (beispielsweise in Social Media Accounts), sondern schicken Sie den Link direkt an die eingeladenen Personen.
- Stellen Sie Unterlagen für Meetings oder Lehrmaterial nach Möglichkeit nur über TU-Plattformen wie TUWEL, TISS, ownCloud und coLab zur Verfügung (in TISS und TUWEL wurde die zulässige Dateigröße auf 250 MB hinaufgesetzt). Wenn Sie die Daten auf institutseigenen Webservern zur Verfügung stellen, sind die Zugangsdaten über TISS/TUWEL zu übermitteln.
- Stellen Sie sicher, dass nur Sie als Organisator_in den Bildschirm teilen können.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer_innen die aktuellste Version der Anwendung nutzen.
11 Kommentare
Michaela Dereani sagt:
Marianne Rudigier ich könnte mir vorstellen, dass wir so einen Hinweis bei allen Webkonferenz-Tool-Seiten einbinden mit dem Makro "Seite einschließen".
Marianne Rudigier sagt:
Ja, finde ich gut. Würdest du das dann umsetzen?
Michaela Dereani sagt:
Marianne Rudigier - ich habe die Seite verschoben und den Inhalt immer am Ende folgender Seiten verknüpft:
Seite: ZOOM
Seite: Microsoft Teams (Skype for Business)
Seite: GoToMeeting
Wenn du jetzt hier auf dieser Seite Textänderungen machst, sieht man das auf allen 3 Seiten.
Wenn ich den Hinweis noch wo anders einbinden soll, bitte um Info.
Um eine englische Version habe ich mich jetzt noch nicht gekümmert.
Marianne Rudigier sagt:
Super! Danke! Wie ist das, wenn ich in der Version in der InfoSecKB etwas ändere? Dann muss ich die Änderungen hier auch hin kopieren und in meine Word-Version ebenso. Richtig?
Michaela Dereani sagt:
in diesem Fall gibts keine Version mehr in der InfoSecKB. Ich hab die Seite verschoben. Wenn du eine Kopie brauchst, können wir aber eine anlegen.
Man kann aus TU coLAB ein Word Dokument oder PDF erzeugen indem man oben auf der Seite auf die drei Punkte neben dem Teilen-Button drückt und dann auf "In Word exportieren".
Welche Funktion gibt es in Word, die in TU coLAB fehlt?
Marianne Rudigier sagt:
"Mein" word
. Ich muss mich erst mit dem Gedanken anfreunden, dass ich Dokumente nur mehr hier erstellen soll...
Daniel Ziegenberg sagt:
Kann die Seite noch auf Englisch übersetzt werden, damit sie auf den englischsprachigen Seiten korrekt eingebunden wird? Es gibt noch unveröffentlichte Edits in der deutschen Version, die aktuell eine Übersetzung verhindern, sonst hätte ich mich schon daran versucht.
Marianne Rudigier sagt:
Danke für den Hinweis. Ja, machen wir.
Marianne Rudigier sagt:
Das ist nun endlich erledigt. Entschuldigung, dass es so lange gedauert hat!
Sandra Trenovatz sagt:
Bei "TUWEL, TISS, ownCloud und coLab" könnte man auch TUpeerTube (Videos) hinzufügen.
Ad: "Stellen Sie sicher, dass nur Sie als Organisator_in den Bildschirm teilen können."
Bei vielen Meetings/LVA-en macht es Sinn, dass auch andere Teilnehmer_innen den Bildschirm teilen - bei internen Besprechungen (wobei da wohl nicht die Gefahr ausgeht), bei Seminaren und Übungen, Gastvorträgen (der Gast ist ja üblicherweise nicht Host oder Co-Host).
Ad: "Erstellen Sie keine öffentlichen Veranstaltungen ohne Passwortsperre, sondern nutzen Sie die Möglichkeit Ihr Meeting mittels Passwort zu schützen."
Der kurze Zoom-Link ohne dem "kryptischen Passwort-Anhang" ist hier offenbar sehr verführerisch - selbst öffentlich auf der TU-homepage angekündigte Zoom-Links sind tw. ohne Passwort: https://tsc.tuwien.ac.at/
Ad: "Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer_innen die aktuellste Version der Anwendung nutzen."
Dies kann man wohl maximal auf TU-Computern sicherstellen - nicht aber für externe Teilnehmer_innen, inbesondere Teilnehmer_innen, die via Browser in Meetings einsteigen.
Daniel Ziegenberg sagt:
"Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer_innen die aktuellste Version der Anwendung nutzen."
Für Zoom wird dies über die Einstellungen sichergestellt, die seitens der TU Wien vorgenommen werden. Für alle Zoom Userkonten, die über die TU Wien bezogen werden, gilt eine gewisse Mindestversion, die verwendet werden muss.