Confluence FAQs - TU coLAB Hilfe für Redakteur_innen

Hier erfahren Sie, wie Sie coLAB Seiten erstellen und bearbeiten können. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen.Um Inhalte im coLAB bearbeiten zu können, benötigen Sie entsprechende Bearbeitungsrechte.

Über TU coLAB

Mit Hilfe des Einsatzes der Software Confluence können TU Mitarbeiter_innen gemeinsam eine Wissensbasis schaffen, editieren und weiterentwickeln. Neu ist daran, dass gemeinsam – szs. in Wikipedia-Logik – eine Informationsbasis geschaffen wird (Co-Creation), deren Informationen nur einmal eingegeben und gewartet werden müssen (Once Only-Prinzip) und die letztendlich die relevante Informationsbasis darstellen (Single Source of Truth).

Was ist der Unterschied zum TUwiki?

Das TUwiki ist für Sie richtig, wenn Sie vor allem mit TU-Mitarbeiter_innen in Ihrer eigenen Organisationseinheit innerhalb des TUnet zusammen arbeiten möchten. Wenn ein Handbuch beispielsweise nur für Sie OE-intern gedacht ist, wäre das TUwiki passend.

Das TU coLAB ist auch außerhalb vom TUnet erreichbar und ist für Anwendungszenarien gedacht, die OE-übergreifend sind.
Es handelt sich um den Aufbau einer Kollaborations-Plattform im Rahmen der Digitalisierungsstrategie. Man kann einen gewissen "Laborcharakter" des Si ch-Entwicklens erwarten. Wenn ein Handbuch auch für Personen außerhalb Ihrer Abteilung interessant ist, können wir weiter darüber sprechen, ob ein TU coLAB Bereich für Sie sinnvoll ist.

Wo finde ich meinen coLAB Bereich? (Login)

Öffnen Sie die Seite colab.tuwien.ac.at und geben Sie in der Suche Ihre gewünschte Seite oder Ihren gewünschten Bereich ein.

Alternativ klicken Sie in der Menüleiste oben auf Bereiche → Bereichsverzeichnis um eine Liste der Bereiche anzuzeigen.

Mehr Informationen zum Thema Login finden Sie hier: Login auf TU coLAB

Es gibt einen Demobereich zum Ausprobieren! (Sandbox)

In der SNDBX können Macros, Formatierungen, etc. getestet werden. Der Inhalt dieses Bereichs wird in regelmäßigen Abständen gelöscht. Die Sandbox finden Sie im Bereichsverzeichnis.

Bestehende Seite bearbeiten

1. Stellen Sie sicher, dass Sie angemeldet sind und dass Sie über Bearbeitungsrechte verfügen.

2. Drücken Sie die Taste "E" auf ihrer Tastatur, oder verwenden Sie die Schaltfläche "Bearbeiten" in der Menüleiste oben rechts.
3. Nach Abschluss der gewünschten Änderungen klicken Sie rechts unten auf "Aktualisieren", um die Seite zu speichern. Wenn Sie "Schließen" wählen, werden die Änderungen gespeichert, aber nicht veröffentlicht.

Wie kann mit anderen zusammenarbeiten und kommunizieren?

Durch die kollaborative Bearbeitung können Sie und Ihr Team in Echtzeit an diversen Seiten zusammenarbeiten. Sie sehen wer die Seite mit Ihnen bearbeitet (rechts oben) und Sie sehen Änderungen sobald diese eintreten.
Änderungen werden automatisch gespeichert und synchronisiert, sodass jeder, der die Seite bearbeitet dasselbe sieht.

Während dem Editieren können Sie rechts oben das Plus-Symbol anklicken um Personen zum Bearbeiten dieser Seite einladen.

Neue Seite erstellen

1. Wählen Sie "Erstellen" in der Menüleiste oben
2. Vergeben Sie einen Titel für die neue Seite.

3. Mit Klick auf "Veröffentlichen" wird die Seite erstellt bzw. Änderungen veröffentlicht.

Die Seite wird standardmäßig eine Ebene unterhalb der Seite auf der Sie sich befunden haben, erstellt.

 Für die Bearbeitung der Seite stehen Ihnen verschiedene Makros und Formatierungen zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

1. Damit ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden kann, verwenden Sie die Formatvorlagen in der Symbolleiste des Editors.

2. Wählen Sie das Plus-Symbol in der Symbolleiste aus um Weiteren Inhalt hinzuzufügen. Wählen Sie "Inhalt" aus.

Dokumente und Bilder einfügen

Wenn Sie eine Datei hochladen, wird diese als Anhang in die aktuelle Seite eingefügt. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Datei als Vorschau oder als Link anzeigen möchten.

Datei hochladen

Dateien können auf verschiedene Arten hoch geladen werden. Im Bearbeiten-Modus können Sie beispielsweise

• die Datei direkt auf die Seite ziehen oder
• auf das Bild-Symbol  in der Symbolleiste oben klicken (Strg+M)

Es wird eine Vorschau von Ihrer Datei angezeigt und die Datei landet in den Anhängen der Seite (siehe auch: Anhänge löschen).

Dateien können auf einer Seite als Vorschau oder als Link angezeigt werden.

Datei anzeigen

Nach dem Hochladen erscheint Ihre Datei als Vorschaubild auf der Seite. Klicken Sie auf die Vorschau um die Bildgröße zu ändern, oder um die Datei als Verknüpfung anzuzeigen.

Dokumente bearbeiten

Wie Dokumente in Zusammenhang mit coLAB bearbeitet werden können, können Sie in der Hilfeseite Dokumente in coLAB bearbeiten nachlesen.

Seite für später merken (Favorit)

1. Sie können sich eine Seite für später merken, indem Sie in der Menüleiste oben rechts "Favorit" auswählen.
2. Eine Übersicht über die ausgewählten Seiten können Sie abrufen, indem Sie auf ihr Profilbild klicken und im Dropdownmenü "Gespeichert für später" wählen.

Seite beobachten

1. Wenn Sie "Beobachten" in der Menüleiste oben rechts auswählen, erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Änderungen an der Seite vorgenommen werden.
2. Eine Übersicht über die ausgewählten Seiten können Sie abrufen, indem Sie auf ihr Profilbild klicken und im Dropdownmenü "Beobachtungsliste" wählen.

Links auf Seiten teilen

Wenn Sie Ihre Seite verlinken oder teilen möchten, verwenden Sie die Funktion "Teilen"  in der Menüleiste rechts oben.  Sie können den angezeigten Link kopieren und an der gewünschten Stelle einfügen.

Seiten verlinken

1. Klicken Sie im Editor in der Symbolleiste auf "Verknüpfung einfügen" (STRG + K).
   
2. Unter "Suchen" und "Kürzlich angezeigt" können Sie Seiten aus coLAB auswählen.
3. Wählen Sie anschließend "Einfügen".

Geben Sie eine eckige Klammer "[" im Editor ein um eine Liste von vorgeschlagenen Seiten zu sehen und eine Verknüpfung zu erstellen.

Seite kopieren, verschieben oder löschen

Klicken Sie auf die drei Punkte in der Menüleiste rechts oben und wählen Sie die gewünschte Funktion ganz unten im Dropdown-Menü aus: Kopieren, Verschieben oder Löschen.

Seite in neue Reihenfolge bringen

Bereits erstellte Seiten kann man wie folgt neu ordnen und in eine neue Reihenfolge bringen. D. h. Sie können die Seitenposition innerhalb eines Bereichs ändern.

1. Wählen Sie in dem Bereich unten links in der Randleiste “Bereich konfigurieren” und dann “Seiten neu ordnen” aus.
2. Klicken Sie auf den Pfeil neben der übergeordneten Seite, um die Seite, die Sie in einer neuen Position haben möchten, zu suchen.
3. Sie können jede Seite verschieben, indem Sie den Namen der Seite in eine neue Position in der Hierarchie ziehen.
4. Hier können Sie auch eine Gruppe von untergeordneten Seiten alphabetisch ordnen. Das “A-Z”-Symbol zum alphabetischen Ordnen erscheint nur neben der übergeordneten Seite, wenn die Seitenfamilie vorher manuell sortiert wurde.

Seiten für andere Personen freigeben oder einschränken

1. Klicken Sie auf das kleine Schloss-Symbol  überhalb des Seitentitels. Sind Seiten eingeschränkt, wird das Schloss in rot angezeigt.
2. Wählen Sie die gewünschten Personen oder Gruppen aus und klicken Sie auf hinzufügen.
3. Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Seiten können in der Hierarchie nur nach unten beschränkt werden. D. h. einzelne Seiten sind maximal für die für den Space berechtigten Personen frei gegeben.

Das könnte Sie auch interessieren (Info für Admins):

• Bereichsvorlage erstellen
• Beschränkungen
• Wie kann ich das Bereichslogo ändern?
• Wie kann ich neue Mitglieder zum Space hinzufügen?
• Wo kann ich sehen, wie oft meine Seite aufgerufen wurde?
• Wie können sich "uniexterne" Personen anmelden? (Gast-Login)

Kommentare verfassen

Kommentare sind eine Möglichkeit um sich mit anderen BearbeiterInnen über Seiten zu unterhalten. Sie können Kommentare am Ende einer Seite oder als Hervorhebung im Text direkt auf der Seite hinzufügen.

Seitenkommentar hinzufügen

1. Tippen Sie Ihr Kommentar im Kommentarfeld am Ende der Seite
2. Optional können Sie eine Vorschau anzeigen
3. Sie können "Beobachten" für die Seite auswählen, wenn Sie über Änderungen auf der Seite informiert werden möchten.
4. Speichern Sie Ihr Kommentar

Inline-Kommentar hinzufügen

1. Markieren Sie den Textabschnitt den Sie kommentieren möchten.
2. Wählen Sie das Kommentar-Symbol  das direkt über dem markierten Text erscheint.
3. Tippen Sie Ihr Kommentar und klicken Sie auf Speichern.

Der ausgewählte Text wird gelb markiert und zeigt somit an, dass es ein Inline-Kommentar dazu gibt. Klicken Sie auf den markierten Text, um das Kommentar anzuzeigen.

Andere BearbeiterInnen können auf die Kommentare antworten.

Inline-Kommentare erledigen

Klicken Sie bei Inline-Kommentaren auf "Lösen", wenn die Konversation beendet ist. Um erledigte Kommentare wieder anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte  in der Menüleiste rechts > "Erledigte Kommentare".

Personen erwähnen

Erwähnungen (@mentions) sind nützlich um die Aufmerksamkeit einer Person auf eine Seite oder ein Kommentar zu lenken. Wenn Sie eine Person erwähnen wird diese per Email und auf coLAB benachrichtigt.

Tippen Sie "@" im Kommentarfeld oder im Editor und beginnen Sie den Namen zu tippen.

Wählen Sie die gewünschte Person aus den Vorschlägen aus.

Änderungen nachverfolgen

In der Änderungshistorie kann nachverfolgt werden wer, was und wann Einträge verändert wurden und es können Einträge wieder hergestellt werden.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte in der Menüleiste rechts > "Änderungshistorie"
2. Wählen Sie eine Versionsnummer um den Inhalt der Version anzuzeigen oder "Wiederherstellen", wenn Sie zu einer alten Version zurückkehren möchten.

Seite als PDF oder Word exportieren

Sie können einzelne Seiten in verschiedene  Formate exportieren.

Klicken Sie auf die drei Punkte in der Menüleiste rechts > "In PDF exportieren" oder "In Word exportieren"

Worddokument importieren

Sie können bestehende Worddokumente in coLAB importieren.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte in der Menüleiste rechts > "Dokumentenimport"
2. wählen Sie das gewünschte Word-Dokument aus
3. Wählen Sie aus, ob eine neue Seite angelegt werden soll, oder der Inhalt des Dokuments auf der Seite eingefügt werden soll.

Aufgabenliste & Personen erwähnen

Aufgabe hinzufügen & anzeigen

Sie können Aufgaben auf jeder beliebigen Seite hinzufügen.

1. Bearbeiten Sie Ihre Seite und wählen Sie im Editor das Symbol für die Aufgabeniste aus oder tippen Sie zwei eckige Klammern [ ].
2. Geben Sie die Aufgabe ein und verwenden Sie "@", um die Aufgabe jemandem zuzuweisen und "//", um ein Fälligkeitsdatum auszuwählen.

Die Aufgabe wird immer der ersten Person zugewiesen, die Sie erwähnen.

Wenn Sie die Aufgabe jemandem zuweisen, der keine Berechtigung besitzt, die Seite oder den Bereich zu sehen, wird diese Person die Aufgabe nicht sehen können.

Eine Übersicht über die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden sehen Sie in Ihrem Profil. Gehen Sie dazu auf Ihrem Profilfoto auf Aufgaben. Dort können Sie nach Mir Zugewiesen, Erstellt von mir, Unvollständig und Abgeschlossen filtern.

Aufgabenbericht

Wenn Sie Aufgaben Ihres ganzen Teams oder Projekts sehen wollen, können Sie die Vorlage "Aufgabenbericht" verwenden.

Wählen Sie dazu oben im Menü neben Erstellen die drei Punkte und dann Aufgabenbericht und folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm.

Makros einfügen

Makros sind nützlich um extra Funktionalität oder spezielle Formatierungen in Seiten einzubauen.

1. Wählen Sie in der Symbolleiste im Editor "Weiteren Inhalt einfügen" 
2. Wählen Sie Ihr gewünschtes Makro aus oder klicken Sie in der Liste ganz unten auf "Andere Makros" um dem Makro Browser zu öffnen

Schneller mit Autocomplete: Tippen Sie eine geschwungene Klammer { und beginnen Sie mit dem Namen des Makros um eine Liste an vorgeschlagenen Makros anzuzeigen.

Bestehendes Makro bearbeiten: Klicken Sie auf den Makro Platzhalter und wählen Sie "bearbeiten". Das öffnet die Makro Details und Sie können die Einstellungen verändern.

Häufig verwendete Makros

Weitere Makros

Stichwörter verwenden

Stichwörter sind Schlüsselwörter oder Tags, die Sie Seiten hinzufügen können. Sie können Ihre eigenen Stichwörter definieren und diese zum Kategorisieren, Identifizieren oder als Lesezeichen von Inhalt verwenden.
Sie können dann in einem einzelnen Bereich (oder mehreren Bereichen, wenn Sie dementsprechende Berechtigungen besitzen) nach allen Seiten mit diesem Stichwort gezielt suchen oder eine Liste der Seiten mit diesem Stichwort anzeigen. Für mehr Informationen zu dem Thema Stichwörter => Stichwörter (Seite mit Stichwörtern versehen)

Profilbild ändern

Das Profilbild, das auf TU CoLAB angezeigt werden soll, kann jede/r selbst für sich ändern. Ihr Profilbild wird als Symbol für Ihren persönlichen Bereich sowie als Ihre Darstellung in coLAB verwendet.

1. Achten Sie darauf, dass Sie eingeloggt sind.
2. In der Kopfzeile oben rechts klicken Sie auf das Avatar-Symbol > Profil
3. Auf Ihrer Profilseite in der Navigationsleiste links klicken Sie auf "Bild". Hier können Sie ein neues Bild hochladen.

Seiteninformation - Ankommende und abgehende Links

Informieren Sie sich über ankommende und abgehende Links.

1. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte   in der Menüleiste rechts > "Seiteninformation"
2. In der "Seiteninformation" erfahren Sie wo Ihre Seite verlinkt ist und auf welche andere Seiten diese verweist.

Nicht benötigte Anhänge löschen

Nicht mehr verwendete Dateien müssen explizit in den Anhängen gelöscht werden. Es reicht nicht aus die Dateien aus dem Inhaltsbereich der Seite zu entfernen.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte  in der Menüleiste rechts > "Anhänge"
2. Wählen Sie "Löschen" rechts in der Tabelle beim gewünschten Anhang aus.

Tastenkürzel für den Editor (Shortcuts)

Suche verfeinern

Details zur erweiterten Suchfunktion finden Sie hier Erweiterte Suche - CQL (Confluence Abfragesprache)

Seiteneigenschaftenbericht (praktische Tabellen)

Wie man Seiten in übersichtlichen Tabellen strukturiert erfahren Sie im folgenden Video. Es werden Vorlagen und Seiteneigenschaften verwendet. In der Hilfeseite finden Sie auch eine Beschreibung und Anleitung für einen Seiteneigenschaftenbericht: Seiteneigenschaften und Seiteneigenschaftenbericht

Tabellen filtern, sortieren und berechnen

Wie Sie noch mehr aus Ihren Tabellen herausholen können, erfahren Sie bei der Dokumentation des Makros Table Filter.

Tabelle importieren und exportieren 

In coLAB ist es mögich Excel-Inhalt zu importieren, als auch coLAB-Inhalt nach Excel zu exportieren. Die einfachste Art Excel-Inhalt in coLAB zu laden, ist einen Bereich im Excel zu markieren und zu kopieren (STRG+C) und danach in coLAB an der gewünschten Stelle einzufügen (STRG+V).

Das Tabelle aus CSV Makro erlaubt Ihnen Daten in eine Tabelle aus einer .CSV Datenquelle zu speichern. Mehr dazu erfahren Sie bei der Dokumentation des Makros Tabelle aus CSV

Eine Tabelle kann in PDF, CSV oder Word exportiert werden

Seite übersetzen

Sofern in Ihrem Bereich die Mehrsprachigkeit aktiviert wurde, können Sie Seiten übersetzen.

1. Wählen Sie überhalb des Seitentitels die gewünschte Sprache aus
   
2. Klicken Sie an der Stelle, wo sich üblicherweise die Bearbeiten-Schaltfläche befindet auf "Übersetzen"
   
3. Sie sehen jetzt nebeneinander die Original-Seite und die Übersetzung und können diese bearbeiten

Vorlagen verwenden

Beim Erstellen einer neuen Seite müssen Sie nicht bei einer leeren Seite starten. Stattdessen können Sie Ihre neue Seite auf einer Vorlage basieren (also einer Seite mit vordefiniertem Inhalt).

Es werden bereits einige Standardvorlagen bereitgestellt aber Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen.

Mehr Informationen zu dem Thema Vorlagen hier: Vorlagen in coLAB