Date: Thu, 9 Mar 2023 18:41:16 +0100
From: TU.it Solutions <exo-migration.bounces@tuwien.ac.at>
Message-ID: <aussendung_21549.1@list.tiss.tuwien.ac.at>
Subject: Ankündigung des neuen Services “E-Mail für Studierende” ab Sommersemester 2023
Reply-To: <exo-migration@tuwien.ac.at>

Ergeht an: Alle Studierende

*** English version below ***

Sehr geehrte Studierende,

es freut uns, dass wir Sie über eine bevorstehende Änderung des Services "E-Mail für Studierende" informieren können, die für Sie einige Neuerungen und Vorteile bringen wird.

Das Service - derzeit unter mail.student.tuwien.ac.at angeboten - wird im Sommersemester 2023 im Rahmen des Projekts "Exchange Online für Studierende" nach "Microsoft 365" migriert. Neue Studierende erhalten die Exchange Online Mailbox bereits automatisch.

Nach erfolgter Migration steht Ihnen eine Mailbox mit 100 GByte (bisher 2 GByte) zur Verfügung sowie etliche damit verbundene Funktionen. Ihre bisherige E-Mail-Adresse (eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at bzw. vorname.nachname@student.tuwien.ac.at) bleibt natürlich unverändert. Neben dem Zugang über outlook.office.com wird der Zugang auch über gängige E-Mail-Clients und mobile Geräte möglich sein. 

Der Zugriff zur Exchange Online Mailbox (outlook.office.com) sowie zu allen anderen Microsoft Cloud Apps (office.com, Teams) muss ab dem Sommersemester mit dem Netzwerk-Passwort und einer Multifaktor-Authentifizierung (MFA) erfolgen. Nähere Informationen dazu gibt es unter: 
https://www.it.tuwien.ac.at/services/kooperation-und-kommunikation/e-mail-und-kalender/e-mail-fuer-studierende

E-Mail-Zustelladressen, die Sie derzeit über das TISS-Interface gesetzt haben, bleiben weiterhin gültig und werden auch nach der Migration über TISS verwaltet. Weiter- bzw. Umleitungen sowie Filterregeln, die über das bisherige Webmail-Interface vorgenommen wurden, können allerdings nicht übernommen werden und müssten - sofern gewünscht – von Ihnen in der neuen Mailbox gesetzt werden.

Die Migration der ca. 30.000 Mailboxen vom bisherigen TU-Server mail.student.tuwien.ac.at kann nicht an einem einzigen Tag durchgeführt werden, sondern wird paketweise im Laufe des Sommersemesters 2023 erfolgen. Sie werden vor der Migration in einer gesonderten E-Mail (noch abrufbar über die bisherige Mailbox) mit weiteren Informationen benachrichtigt und nochmals, sobald die Migration Ihrer Mailbox abgeschlossen ist. 

Der Benutzername für den Zugang zur neuen Mailbox wird eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at sein. Auch wenn Sie schon vor der Migration Ihrer Mailbox auf outlook.office.com einloggen können, verwenden Sie bitte diese Mailbox noch nicht, da die erfolgreiche Zustellung von Nachrichten im Allgemeinen noch nicht möglich ist. 

Für das neue Service „Exchange Online für Studierende“ wurde gemeinsam mit der Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement der TU Wien eine Datenschutzfolgeabschätzung erarbeitet und die Umstellung durch das Rektorat der TU Wien in Auftrag gegeben.

Bis es so weit ist und Sie von uns neuerlich benachrichtigt werden, benützen Sie bitte Ihre TU-Mailbox unter mail.student.tuwien.ac.at wie bisher.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Service Center unter help@it.tuwien.ac.at.

Mit freundlichen Grüßen

Bernd Logar 
CIO – Leiter IT Solutions | TU.it
Technische Universität Wien - Operngasse 11, 1040 Wien

*** English version ***

Dear students,

we are pleased to inform you about an upcoming change of the standard service "Email for students", which will bring innovations and benefits for you.

The service, currently offered at mail.student.tuwien.ac.at, will be migrated to "Microsoft 365" in the summer term of 2023 as part of the "Exchange Online for Students" project. New students beginning at summer term will already get the Exchange Online mailbox.

After the migration, you will have access to a mailbox with 100 GByte (previously 2 GByte) as well as several related functions. Your previous e-mail address (eStudentID@student.tuwien.ac.at or firstname.surname@student.tuwien.ac.at) will of course remain unchanged. In addition to access via outlook.office.com, access will also be possible via common e-mail clients and mobile devices. 

Access to the Exchange Online mailbox (outlook.office.com) as well as to all other Microsoft Cloud Apps (office.com, Teams) will be available only with your network password and multifactor authentication (MFA), beginning from summer term 2023. Further information on this is available at: https://www.it.tuwien.ac.at/en/services/cooperation-and-communication/email-and-calendar/email-for-students

E-mail delivery addresses that you have currently set via the TISS interface remain valid and will also be managed via TISS after the migration. However, forwarding or redirection as well as filter rules that were set via the previous webmail interface cannot be transferred and - if desired - would have to be set by you in the new mailbox.

The migration of approximately 30,000 mailboxes from the previous TU server mail.student.tuwien.ac.at cannot be done in a single day, but will be done in packages during the summer semester 2023. You will be notified before the migration in a separate e-mail (still retrievable via the previous mailbox) with further information and also again as soon as the migration of your mailbox has been completed.

The username for accessing the new mailbox will be eStudentID@student.tuwien.ac.at. Even if you are already able to log in to outlook.office.com before migrating your mailbox, please do not use this mailbox yet, as successful delivery of messages is generally not yet possible at that time.

For the new service "Exchange Online for Students", a data protection impact assessment (DPIA) was completed together with the Department of Data Protection and Document Management of the TU Wien and the change of the service has been commissioned by the Rectorate of the TU Wien.

Until the time comes and you will be notified by us again, please use your TU mailbox at mail.student.tuwien.ac.at as before.

If you have any questions please contact our Service Center at help@it.tuwien.ac.at.

Best regards,

Bernd Logar  
CIO – Leiter IT Solutions | TU.it
Technische Universität Wien - Operngasse 11, 1040 Wien

From: TU.it Solutions <exo-migration.bounces@tuwien.ac.at>
Reply-To: <exo-migration@tuwien.ac.at>
Subject: Transfer Ihrer TU-Mailbox zu Exchange Online - Start

*** English version below ***

Sehr geehrte Studierende,

wie schon in der E-Mail vom 9. März 2023 mit dem Betreff "Ankündigung des neuen Services 'E-Mail für Studierende' ab Sommersemester 2023" angekündigt, erfolgt nun die Übertragung des Inhalts Ihrer Mailbox von mail.student zu Exchange Online (EXO). Sie können während dieser Zeit auf beide Mailboxen zugreifen. Nachrichten, die während der Übertragung an Ihre E-Mail-Adresse geschickt werden, kommen noch in der alten Mailbox an und werden dann synchronisiert. Erst am Ende der Übertragung wird die Synchronisierung gestoppt. Danach erhalten Sie Mails nur noch in die neue Mailbox, die Sie unter https://outlook.office.com/ abrufen können. Wie schon in der ersten Nachricht erwähnt, muss vor dem ersten Zugriff eine Multifaktor-Authentifizierung (MFA) konfiguriert werden.

Ihr Username für die neue Mailbox ist eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at.
Das Kennwort ist Ihr Netzwerkpasswort (falls Sie ein eigenes Passwort gesetzt haben, unterscheidet sich dieses eventuell vom Studierenden-Account-Passwort, welches Sie für den Zugriff auf Ihre bisherige Mailbox verwendet haben).

Während der Synchronisierung Ihrer Mailbox ist in der EXO-Mailbox eine Weiterleitung der Form eMatrikelnummer@virt.student.tuwien.ac.at gesetzt. Bitte entfernen Sie diese Weiterleitung nicht! Sie wird automatisch entfernt, sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist. Sie werden über den Abschluss der der Übertragung noch einmal benachrichtigt.

Mails, die außerhalb von Exchange Online abgeschickt werden, nehmen ihren Weg über die TU Wien und werden daher an die Zustelladresse umgeleitet, wie sie über TISS konfiguriert ist. Mails, die innerhalb von Exchange Online an Sie geschickt werden, werden direkt in Ihre EXO-Mailbox zugestellt. Falls Sie dennoch eine Weiterleitung wünschen, so richten Sie diese bitte in der EXO-Mailbox ein (aber erst *nach* der Migration!). Weiterleitungen und Filter, die Sie eventuell über Webmail für ihre bisherige Mailbox auf mail.student konfiguriert haben, können nicht übernommen werden und müssten bei Bedarf in der EXO-Mailbox neu konfiguriert werden.

Weitere Informationen unter:
https://www.it.tuwien.ac.at/services/kooperation-und-kommunikation/e-mail-und-kalender/e-mail-fuer-studierende

Mit freundlichen Grüßen
TU Wien - Information Technology

*** English version ***

Dear students,

as already announced in the email of March 9, 2023 with the subject "Ankündigung des neuen Services 'E-Mail für Studierende' ab Sommersemester 2023" ("Announcement of the new service 'Email for Students' starting summer term 2023"), the transfer of the content of your mailbox from mail.student to Exchange Online (EXO) is now taking place. You will be able to access both mailboxes during this time. Messages sent to your email address during the transfer will still arrive in the old mailbox and will then be synchronized. Only at the end of the transfer the synchronization is stopped. After that, you will receive mails only in the new mailbox, which you can access at https://outlook.office.com/. As mentioned in the first message, multifactor authentication (MFA) must be configured before first access.

Your username for the new mailbox is eStudentID@student.tuwien.ac.at.
The password is your network password (if you have set your own password, it may be different from the student account password you used to access your previous mailbox).

During the synchronization of your mailbox, a forwarding of the form eStudentID@virt.student.tuwien.ac.at is set in the EXO mailbox. Please do not remove this forwarding! It will be removed automatically as soon as the synchronization is complete. You will be notified again about the completion of the transfer.

Mails sent from outside Exchange Online will take their way via TU Wien and will therefore be redirected to the delivery address as configured via TISS. Mails sent to you from within Exchange Online will be delivered directly to your EXO mailbox. If you still want a forwarding, please set it up in the EXO mailbox (but only *after* the migration!). Forwardings and filters that you may have configured via webmail for your previous mailbox on mail.student cannot be transferred and would have to be reconfigured in the EXO mailbox if necessary.

For more information, see:
https://www.it.tuwien.ac.at/en/services/cooperation-and-communication/email-and-calendar/email-for-students

Best regards
TU Wien - Information Technology

--

From: TU.it Solutions <exo-migration.bounces@tuwien.ac.at>
Reply-To: <exo-migration@tuwien.ac.at>
Subject: Transfer Ihrer TU-Mailbox zu Exchange Online - Ende

*** English version below ***

Sehr geehrte Studierende,

vor kurzem haben wir Sie über den Start des Transfers Ihrer Mailbox von mail.student zu Exchange Online (EXO) benachrichtgt. Die Übertragung ist nun beendet. Bitte benutzen Sie ab nun die neue Mailbox auf https://outlook.office.com/.

Ihre bisherige Mailbox auf https://mail.student.tuwien.ac.at/webmail/ bleibt vorläufig noch erhalten. Bitte senden Sie jedoch keine Mails mehr von dieser Mailbox ab und setzen Sie auch keine Umleitungen mit Ziel auf diese Mailbox! Zukünftige Änderungen an der alten Mailbox werden nicht mehr zur EXO-Mailbox übertragen, das Service wird zu einem späteren Zeitpunkt (nach Abschluss der Übertragung aller Mailboxen) ohne weitere Sicherung bzw. Synchronisation eingestellt. Dennoch wird empfohlen, die alte Mailbox zur Kontrolle noch einmal abzurufen, für den Fall, dass im letzten Augenblick noch eine Nachricht zugestellt wurde.

Falls zu Ihrer E-Mail-Adresse eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at die Zustelladresse eMatrikelnummer@mail.student.tuwien.ac.at konfiguriert ist (siehe https://tiss.tuwien.ac.at/), so wird diese im Hintergrund durch eMatrikelnummer@tuwienacat.onmicrosoft.at (die sogenannte Tenant-Adresse) ersetzt. Sie müssen sich nicht weiter darum kümmern. Von Ihnen selbst über TISS gesetzte Weiterleitungsadressen bleiben weiterhin bestehen. Die in der 2. Aussendung erwähnte Umleitung der EXO-Mailbox an eMatriklenummer@virt.student.tuwien.ac.at wurde deaktiviert, da sie nun nicht mehr benötigt wird.

Weitere Informationen unter:
https://www.it.tuwien.ac.at/services/kooperation-und-kommunikation/e-mail-und-kalender/e-mail-fuer-studierende

Wir wünschen Ihnen Freude und Erfolg mit der neuen Mailbox!

Mit freundlichen Grüßen
TU Wien - Information Technology

*** English version ***

Dear students,

we recently notified you about the start of the transfer of your mailbox from mail.student to Exchange Online (EXO). The transfer is now complete. Please use the new mailbox at https://outlook.office.com/ from now on.

Your previous mailbox on https://mail.student.tuwien.ac.at/webmail/ will remain for the time being. However, please do not send any more mails from this mailbox and do not set any redirections with destination to this mailbox! Future changes to the old mailbox will no longer be transferred to the EXO mailbox, the service will be discontinued at a later date (after the transfer of all mailboxes has been completed) without further backup or synchronization. Nevertheless, it is recommended to check the old mailbox again in case a message was delivered at the last moment.

If the delivery address eMatrikelnummer@mail.student.tuwien.ac.at is configured for your e-mail address eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at (see https://tiss.tuwien.ac.at/), this is replaced in the background by eMatrikelnummer@tuwienacat.onmicrosoft.at (the so-called tenant address). You do not have to care about this. Forwarding addresses set by yourself via TISS will remain. The forwarding of the EXO mailbox to eMatriklenummer@virt.student.tuwien.ac.at mentioned in the 2nd mailing has been deactivated, because it is no longer needed.

Further information at:
https://www.it.tuwien.ac.at/services/kooperation-und-kommunikation/e-mail-und-kalender/e-mail-fuer-studierende

We wish you joy and success with the new mailbox!

Best regards
TU Wien - Information Technology

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From: TU.it Solutions <exo-migration.bounces@tuwien.ac.at>
Reply-To: <exo-migration@tuwien.ac.at>
Subject: Ankündigung über Außerbetriebnahme von mail.student - Announcement about decomissioning of mail.student

*** English version below ***

Hinweis: Sollten Sie zu den Studierenden gehören, die keine Mailbox auf mail.student.tuwien.ac.at haben, können Sie diese Nachricht ignorieren.

Sehr geehrter Studierende,

nach erfolgter Migration des Services "E-Mail für Studierende" zu Exchange Online möchten wir Sie darüber informieren, dass der Zugriff auf Ihre alte Mailbox auf mail.student.tuwien.ac.at mit 11. Juli 2023 deaktiviert wird. Veränderungen an der alten Mailbox, die nach erfolgter Migration (siehe Benachrichtigungen [1]) zu Exchange Online entstanden, werden nicht mehr synchronisiert. Sollten Sie nachträglich noch E-Mails in der Mailbox (z.B. Gesendet-Ordner) gespeichert haben, so sichern Sie diese bitte selbständig vor dem 11. Juli 2023 (z.B. durch Übertragung zur Exchange-Online-Mailbox).

Der Zugriff auf Ihre neue Exchange-Online-Mailbox erfolgt über https://outlook.office.com/ mit Benutzername eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at und Ihrem Netzwerkpasswort.

Informationen zum Service E-Mail für Studierende: [2]

Mit freundlichen Grüßen
TU Wien - Information Technology

*** English version ***

Note: If you are one of the students who did not have a mailbox on mail.student.tuwien.ac.at, you can ignore this message.

Dear student,

after successful migration of the service "E-Mail for Students" to Exchange Online, we would like to inform you that accessing your old mailbox on mail.student.tuwien.ac.at  is not possible as of July 11, 2023. Changes made to the old mailbox after the migration (see notifications [1]) to Exchange Online will not be synchronized. Every newly stored message (e.g. sent folder) must be backed up independently before July 11, 2023 (e.g. by transferring them to the Exchange Online mailbox).

Access your new Exchange Online mailbox via https://outlook.office.com/ with username eStudentID@student.tuwien.ac.at and your network password.

Information about the e-mail service for students: [2]

Links:

[1] https://colab.tuwien.ac.at/x/AgSwCQ
[2] https://colab.tuwien.ac.at/x/5Ik4CQ

With kind regards
TU Vienna - Information Technology 

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