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The Teaching Support Center and Information Technology Solutions work intensely to provide a broader choice of Online Meeting Tools to help handle teaching and internal collaboration in form of telework/home office. Due to the very little time we have to implement these tools we unfortunately cannot provide support services for these tools. Please resort to the comprehensive documentation of these tools.


At the moment we have temporary usage agreements with tool providers ZOOM and GoToMeeting.

ZOOM

Further information in ZOOM

GoToMeeting

Further information on GoToMeeting

Online trainings: https://attendee.gototraining.com/5p6g1/catalog/6625195646583310080?tz=Europe/Berlin

To apply for an account please log onto TU coLAB (right corner above). The form is only available for TU Wien-staff.

TUchat

If you do not need video-/audio conferencing the TUchat service is a simple option for online collaboration via instant messaging for TU Wien staff AND students.

Further information can be found here:  https://www.it.tuwien.ac.at/en/services/cooperation-and-communication/collaboration/tuchat/.

Institutes, divisions, sections of TU Wien have the option to organize their own organisational units in a closed group via upTUdate groups (instruction).

19 Comments

  1. Wie Lange dauert es eigentlich bis der Antrag für GoToMeeting aktiv geschalten wird?

    1. Wenn Sie die E-Mail "TU Wien - Covid-19 hat Sie zu einem Konto hinzugefügt" bekommen haben, müssen Sie nur in der Mail auf das blau hinterlegte "Erste Schritte" klicken, dann kann unmittelbar das Konto mit Passwort angelegt werden. Das klappte bei mir wirklich unmittelbar, ohne Wartezeit. 

      1. Danke für den Hinweis mit "Erste Schritte", denn dann klappt es. Nach ausfüllen des Formulars erhält man nämlich einen Link, bzw es steht in der Mail folgendes:

        You have been added as a user to the GoToMeeting. 
        Log in using your email as User ID at https://global.gotomeeting.com/ .

        Wenn man diesen benutzt, wird man aufgefordert seine E-MAil einzugeben, damit man über die Institution Angemeldet wird und das funktioniert nicht. Vielleicht kann man das in der Beschreibung klarer formulieren, wie vorzugehen ist!

        1. Seit 18. 3. 18:00 muss man kein extra Passwort mehr setzen, sondern der Login funktioniert nun wirklich direkt mit eMail Adresse und dann 'Firmenlogin' über unser Authentifizierungsportal.

  2. Ich habe bereits erfolgreich das erste Zoom meeting mit Studenten abgehalten. Bei der Planung neuer Zoom meetings sind einige der Tutoren als "alternative Host" eingetragen und bekommen mehrere nervende E-Mails. Ich kann diese alternative Hosts leider nicht entfernen, wieso ist diese Einstellung gesperrt? Was kann ich dagegen tun?
    Vielen Dank schon im voraus und lg
    Lorenz Fischl

    1. Das schauen wir uns an und melden uns dann wieder.

    2. Wir haben die Einstellung deaktiviert. Die alternative Hosts sind nicht mehr automatisch ausgefüllt.

  3. Wie sieht es mit FOSS Alternativen aus? Ich selber habe mit jitsi experimentiert, sowohl über meet.jit.si als auch über 8x8.vc. Das ist wohl beides nicht das absolute Ideal, aber sicher auch nicht fragwürdiger als Zoom. Schöner wäre ein lokaler Server. Ließe sich so etwas zentral einrichten, oder wäre es erlaubt, auf einem Server des Instituts eine Instanz llaufen zu lassen?

    1. Es gibt natürlich FOSS Alternativen, allen voran das von Ihnen erwähnte Jitsi sowie BigBlueButton. Natürlich prüfen wir auch diese Lösungen, aber hierfür muss neue Infrastruktur angeschafft und Know-How-Aufgebaut werden. Das war in dem kurzfristig leistbar. Um diese Systeme auf große Nuzter_innenzahlen skalierbar zu betreiben ist auch die Kooperation unter den Bildungseinrichtungen nötig - entsprechende Abstimmungen finden gerade statt.

      Der Betrieb eines eigenen Servers auf Institutshardware ist grundsätzlich möglich, dies ist aber mit der TU.it abzustimmen und hat natürlich im Rahmen der Betriebs- und Benutzungsordnung sowie der Datenschutz - und Informationssicherheitsrichtlinien der TU zu erfolgen.


  4. GoToMeeting hat leider zwei grobe Nachteile:

    • nicht open source,
    • unter Linux und Firefox nicht bzw. nur sehr eingeschränkt verwendbar (einwählen...) - und das wird sich in absehbarer Zeit auch nicht ändern!

    Da gerade die letzte Kombination im akademischen Bereich häufig anzutreffen ist, bleibt es wohl für viele Kolleg_Innen unattraktiv. Da verwende ich lieber eines der zahlreichen freien Browser-basierten Tools wie Jitsi aber auch Skype, das mittlerweile auch ein Browser-Plugin für FF bereitstellt, die tun es auch. Zoom macht auch keine Probleme, abseits der Datensicherheits-Problematik.

    Bitte daher eine andere Lösung andenken!


    1. Die Kombination Linux+Firefox (oder irgendwas+Firefox) ist auch für jitsi nicht unbedingt zu empfehlen. Das kann in größeren Konferenzen zu argen Instabilitäten führen und frisst auch in den one on one Standardsituationen unheimlich viel an Ressourcen - so habe ich ein Kühlungsproblem bei meinem PC gefunden - aber es geht gerade so. Bei allem, was WebRTC verwendet, führt eigentlich kein Weg an Chrome/Chromium vorbei.

      GoToMeeting war bei mir interessant, weil die Android-App die Kamera nicht geteilt hat, und in Chromium kein Ton bei mir ankam (interessanterweise hat der Lautsprechertest funktioniert, aber nach dem Start war Stille. Mit Handy und Laptop zusammen ist aber dann doch alles da gewesen.

      Jitsi über meet.jit.si hat halt den Nachteil, dass jeder mit dem Namen, den man selber gerne hätte, ein Meeting starten kann. Außerdem geht das Aufnehmen nur auf dropbox und hat bei mir gar nicht funktioniert, weil die entsprechenden Ressourcen nicht frei waren.

      Bis jetzt habe ich die meisten meiner Prüfungen über 8x8.vc gemacht, allerdings immer nur mit zwei Teilnehmern, soll aber angeblich mit bis zu 50 funktionieren. Ich habe allerdings eine Weile gebraucht, bis ich draufgekommen bin, dass der Login dort nur mit third party cookies funktioniert. Dort steckt auch jitsi unter der Haube.

      Skype hat mich gar nicht begeistert, im nachhinein muss ich aber sagen, dass dieser Eindruck auch sehr stark an der schlechten Internetverbindung gelegen ist.

      Zoom war OK und das einzige, das ich mit mehr als zwei Teilnehmerinnen ausprobiert habe, aber hier und bei Skype ist die Datenschutzproblematik wohl am gravierendsten.

      Jitsi mit eigenem Server scheint mir momentan die sauberste Lösung, wir sind in unserer Gruppe noch am Einrichten, ich hoffe, ich kann bald mehr dazu sagen.


  5. Die Zoom Meetings funktionieren gut. Ich verwende die Aufnahmefunktion damit die Studenten das Repetitorium auch im Nachhinein mitverfolgen können. Leider bekomme ich jetzt die E-Mails, dass die ersten Aufnahmen nach 30 Tagen gelöscht werden. Wäre es vielleicht möglich die Aufnahmen zumindest ein halbes Jahr zu behalten damit die Studenten die Repetitorien auch für die Übungstests und Prüfungen durchgehen können? Ich habe keine Möglichkeit gefunden die Speicherdauer zu erhöhen. In dem Benachrichtigungs E-Mail über die Löschung der Videos ist ein Link zum Verlängern der Speicherdauer. Diesen kann ich allerdings nicht verwenden, da eine Anmeldung mit einem TU-Zoom konto erforderlich ist (normales TU Konto hat nicht funktioniert).
    Vielen Dank im Vorraus und LG
    Lorenz Fischl

    1. Für die Anmeldung in Zoom außerhalb von TUWEL gibt es noch kein SingleSignOn, daher funktioniert dort das Passwort des TU Konto nicht. Man kann jedoch mit seiner persönlichen TU eMail Adresse die Passwortrücksetzung verwenden.

  6. Hi everyone, 

    I am Andrea Morichetta, University Assistant at the Distributed System Group. I am trying to create a Zoom meeting for a seminar. I successfully created Zoom conferences for another course. However, I am registering some problems this time. It looks like the system does not recognize some of my colleagues' accounts or - more oddly - it says that they are not "paid users." Did some of you already have the same issue? If yes, do you know how to solve it?
    Thank you very much in advance!
    LG
    Andrea Morichetta

    1. Isn't it the case that only the host needs an account, which should be associated with TU Wien in order to avoid the 40-minute limit? Please correct me if I am wrong, but all the other participants should be able to join the meeing without even signing up for Zoom.

    2. Hi!

      Could you send an eMail to teachingsupport@tuwien.ac.at? Please include the steps you've taken and maybe a screenshot of the error message.

      best regards,
      Daniel

    3. Roman Kuznets you are right (smile) The problem arises when trying to add other colleagues as co-hosts. This is something I didn't experience in the other course I am co-lecturing. I hope it is just a temporary malfunctioning (smile)

      Daniel Ziegenberg thank you for your advice. I sent them an email. I will post here the eventual solution (smile)

      Best regards,

      Andrea

      1. Andrea Morichetta Right. I had the same problem: Zoom did not recognize an email of an external colleague as associated to a Zoom account while scheduling a meeting. But I found a reasonable work-around. You as a host can make any participant a co-host during the meeing. (Beware: if you make them a host instead of a co-host, then you lose your own host privileges.) I did not try to make more than one person a co-host, but do not see why it should not be possible.

        Of course, a clean solution would still be preferable.

    4. Roman Kuznets good, thank you very much!

      For completeness, this is the solution that the TUWEL Support Team gave me:
      "Dear Morichetta,   every user you want to add as co-host also needs a full zoom license (aka. paid user). A user with a basic license (aka. non-paid user) is not eligible to be a co-host. Every user in TUWEL, who has either the role "LVA-Leiter" or  "Tutor" and opens the Zoom activity in TUWEL, automatically gets a full zoom license (paid user). So if you tell your co-hosts, who are either "LVA-Leiter" or  "Tutor" to open the zoom activity, they will get a full license. Afterwards you can add them a co-hosts."

      I hope it helps.