Sie sind Administrator_in für ein Jira Projekt und wollen neue User zu ihrem Projekt hinzufügen und diesen Berechtigungen erteilen.
Um in einem Jira Projekt arbeiten zu können braucht man Berechtigungen (um z.B. eine Aufgabe zu bearbeiten oder als 'Erledigt' zu markieren). Um das zu ermöglichen gibt es in Jira User, Gruppen, Rollen, und Berechtigungen.
- User sind die einzelnen Personen, die Zugang zu Jira haben/einen Account besitzen.
- Gruppen werden von Jira System-Adminstrator_innen erstellt, gelten auf der gesamten Jira Instanz und werden verwendet um eine grobe Unterteilung der User zu ermöglichen. Es gibt z.B. ein Gruppe aller Mitarbeiter_innen der TU und eine Gruppe der coLAB Guest User.
- Rollen werden auch von Jira System-Administrator_innen erstellt, sind aber projektspezifisch. Als Projekt-Administrator_in können Sie User in Ihrem Projekt einer Rolle zuordnen und so eine Unterteilung in Projektadministration, Mitglieder, Externe, etc. vornehmen.
- Berechtigungen definieren wer Zugang zu Ihrem Projekt hat und für welche Tätigkeiten einzelne User/Rollen/Gruppen berechtigt sind. Das Berechtigungsschema wird von Jira System-Administrator_innen festgelegt.
Einzelnen Personen Berechtigungen zu erteilen kann schnell unübersichtlich werden (es gibt über 30 verschiedene Berechtigungen) und kann nur von System-Administrator_innen durchgeführt werden.
Als Projekt-Administrator_in können Sie Usern einer oder mehreren Rollen zuordnen. Das hat folgende Vorteile:
- Wenn eine Person neu zu Ihrem Team kommt ordnen Sie diese einfach den entsprechenden Rollen zu. Dann hat die Person automatisch alle notwendigen Berechtigungen.
- Im Falle des Ausscheidens einer Person entfernen Sie diese einfach aus allen Rollen und müssen nicht jede Berechtigung einzeln überprüfen.
- Sie behalten leichter die Übersicht über erteilte Berechtigungen.
- Sie können autonom von System-Administrator_innen agieren.
Step-by-step guide
Um Berechtigungen zu verteilen und User hinzuzufügen müssen wir zuerst in die Projekteinstellungen. Dazu klicken Sie in der Projektansicht auf 'Project settings' (bzw. auf das Zahnrad Symbol) unten links am Bildschirm.
Als nächstes klicken Sie auf 'Users and roles' um Personen zu Ihrem Projekt zuzuordnen. Achtung: Sie können nur Personen zuordnen, die schon einen Jira Software Zugang haben. Dieser kann über den Jira Servicedesk beantragt werden.
Hier können Sie einer Gruppe oder einzelnen Personen eine Rolle zuordnen. Dazu klicken Sie rechts oben auf den Button 'Add user to a role', wählen im folgenden Menü eine Person/Gruppe und eine Rolle aus und klicken auf 'add'.
Wenn Sie eine Person/Gruppe Berechtigungen entziehen wollen klicken Sie auf 'Remove' neben der entsprechenden Person/Gruppe.
Um einzusehen welche Rollen welche Berechtigungen besitzen klicken Sie auf 'Permissions' (gleich unter 'Users and roles'). Hier finden Sie auch den 'Permission Helper'. Falls ein Mitglied Ihres Teams Tätigkeiten nicht ausführen darf können Sie hier herausfinden welche Berechtigungen ihr/ihm fehlen.
