Dankbar zurückblicken, gespannt nach vorne schauen

Liebe TU coLAB Community, heute möchte ich mich von euch allen verabschieden. Nach viereinhalb Jahren Aufbau der Kollaborations- und Wissensplattform TU coLAB kann ich mein "Baby” mit gutem Gewissen in die Hände meiner Kollegen weitergeben und verlasse die TU Wien mit Ende Juni. Es war eine großartige Reise und während meiner Zeit hier haben wir zusammen viel erreicht. Ich erlaube mir heute einen kleinen Rückblick.

^{(Das kommt dabei heraus, wenn man ChatGPT-4o fragt, wie TU coLAB aussehen könnte, wenn es ein Gebäudekomplex wäre)}

Die Idee und Entstehung

Die Idee hinter TU coLAB ist es, eine zentrale Kollaborations- und Wissensplattform für die TU Wien zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen Universitäten und verschiedenen Organisationseinheiten erleichtert. Im Januar 2020 stand die technische Infrastrukur basierend auf Atlassian Confluence bereit und wir konnten mit einer Hand voll Pilotpartner_innen starten. Immer mit einem "Laborcharakter" im Hintergrund, der ein Sich-Entwickeln erwartet und akzeptiert, sammelten wir gemeinsam Erfahrungen und Anwendungsfälle. Wir erprobten Wege, die den digitalen Wissensaustausch auch OE-übergreifend erleichtert und haben Software-Erweiterungen und Betriebskonzepte getestet. Es entstanden und entstehen weiterhin Inhalte zur digitalen Transformation, Knowledge Bases, Communities und Projekt-Zusammenarbeit. Das Projekt ist mittlerweile ein Tool für Forschungsgruppen, Gremien, Abteilungen, Teams und Arbeitsgruppen, das man nicht mehr wegdenken kann. 

TU coLAB als wertvoller Baustein in der Krisenkommunikation

Ohne zu wissen, wie wichtig unsere Arbeit bis dahin war, waren wir rechtzeitig und spontan mit einem sehr kleinen Team einsatzbereit für die Herausforderungen in der Pandemie. So wurde TU coLAB zur Austauschplattform Nummer 1, in der schnell und einfach über Organisationseinheiten hinweg die Krisenkommunikation stattfinden konnte. Es wurden ohne lange Umwege Inhalte publiziert, Teams koordiniert, Wissen geteilt und Feedback eingeholt. Manche Seiten zu Richtlinien und Maßnahmen erreichten über 200 Kommentare. Im Mai 2020 wurde dann die Nationalbibliothek auf uns aufmerksam und nahm unsere Seiten ins  Webarchiv mit auf.

Community Aufbau, Hilfe & Support

Innerhalb kürzester Zeit hatte unser Team 2.000 Nutzer_innen zu betreuen. Hier zeigte sich, wie wichtig nicht nur ein gutes System ist, sondern auch eine sich unterstützende Community. Wir haben einen Chatkanal eingerichtet und stellten von Präsenz-Schulungsangeboten auf Online-Sprechstunden um. Daraus hat sich später das  Digital Survival Café entwickelt, eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit Themen, um sich im Digitalisierungsdschungel zurechtzufinden. Es fanden auch User-Konferenzen statt, um sich gegenseitig konkrete Anwendungsbeispiele vorzustellen und sich untereinander zu vernetzen.

Mit der Vergrößerung unseres Teams haben wir auch ständig an den TU coLAB Hilfeseiten weitergebaut. Seit Januar 2021 berichten wir mit der TU coLAB Tipps und Tricks Serie auch über Neuerungen und interessante Anwendungsfälle rund um TU coLAB. Mittlerweile ist eine umfassende Sammlung von Informationen zu Erweiterungen und Makros, Use Cases in TU coLAB und einem TU coLAB Cheat Sheet zum Ausdrucken mit Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Start entstanden.

Mehr als 560 Spaces und 15000 Nutzer_innen

Durch den Anstieg der Lizenzkosten sind wir Anfang dieses Jahres auf eine andere Lizenz umgestiegen, haben Inhalte aus dem parallel betriebenen TUwiki ins TU coLAB übernommen und überwachen die Nutzerzahlen. Länger inaktive Nutzer werden deaktiviert, um unter der lizenzierten Nutzerzahl zu bleiben.

Aktuell verfügt TU coLAB über 560 Spaces, die eine Fülle von Wissen und Kollaborationsmöglichkeiten bieten. Dazu kommen über 200 persönliche Arbeitsbereiche. Trotz dieser beeindruckenden Zahlen haben wir immer noch Raum für Wachstum, wobei wir uns derzeit an der Grenze von 15.000 aktiven Nutzer_innen bewegen.

Danke & Auf Wiedersehen

Ich danke Ihnen und euch allen für die Unterstützung, das Feedback und die Begeisterung während meiner Zeit im .digital office der TU Wien und der TU coLAB Community. Es war mir eine Freude, Teil dieser inspirierenden Gemeinschaft zu sein. 

Auch wenn ich mich nun verabschiede, bleibt der TU Chat Kanal #tucolab_community für die Unterstützung untereinander. Meine Kollegen bleiben auch weiterhin für Sie erreichbar unter digitaloffice@tuwien.ac.at. 

Möge die Erfolgsgeschichte von TU coLAB weitergehen.