Blog-Eintrag

Liebe TU coLAB Community, heute möchte ich mich von euch allen verabschieden. Nach viereinhalb Jahren Aufbau der Kollaborations- und Wissensplattform TU coLAB kann ich mein "Baby” mit gutem Gewissen in die Hände meiner Kollegen weitergeben und verlasse die TU Wien mit Ende Juni. Es war eine großartige Reise und während meiner Zeit hier haben wir zusammen viel erreicht. Ich erlaube mir heute einen kleinen Rückblick.

^{(Das kommt dabei heraus, wenn man ChatGPT-4o fragt, wie TU coLAB aussehen könnte, wenn es ein Gebäudekomplex wäre)}

Die Idee und Entstehung

Die Idee hinter TU coLAB ist es, eine zentrale Kollaborations- und Wissensplattform für die TU Wien zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen Universitäten und verschiedenen Organisationseinheiten erleichtert. Im Januar 2020 stand die technische Infrastrukur basierend auf Atlassian Confluence bereit und wir konnten mit einer Hand voll Pilotpartner_innen starten. Immer mit einem "Laborcharakter" im Hintergrund, der ein Sich-Entwickeln erwartet und akzeptiert, sammelten wir gemeinsam Erfahrungen und Anwendungsfälle. Wir erprobten Wege, die den digitalen Wissensaustausch auch OE-übergreifend erleichtert und haben Software-Erweiterungen und Betriebskonzepte getestet. Es entstanden und entstehen weiterhin Inhalte zur digitalen Transformation, Knowledge Bases, Communities und Projekt-Zusammenarbeit. Das Projekt ist mittlerweile ein Tool für Forschungsgruppen, Gremien, Abteilungen, Teams und Arbeitsgruppen, das man nicht mehr wegdenken kann. 

TU coLAB als wertvoller Baustein in der Krisenkommunikation

Ohne zu wissen, wie wichtig unsere Arbeit bis dahin war, waren wir rechtzeitig und spontan mit einem sehr kleinen Team einsatzbereit für die Herausforderungen in der Pandemie. So wurde TU coLAB zur Austauschplattform Nummer 1, in der schnell und einfach über Organisationseinheiten hinweg die Krisenkommunikation stattfinden konnte. Es wurden ohne lange Umwege Inhalte publiziert, Teams koordiniert, Wissen geteilt und Feedback eingeholt. Manche Seiten zu Richtlinien und Maßnahmen erreichten über 200 Kommentare. Im Mai 2020 wurde dann die Nationalbibliothek auf uns aufmerksam und nahm unsere Seiten ins  Webarchiv mit auf.

Community Aufbau, Hilfe & Support

Innerhalb kürzester Zeit hatte unser Team 2.000 Nutzer_innen zu betreuen. Hier zeigte sich, wie wichtig nicht nur ein gutes System ist, sondern auch eine sich unterstützende Community. Wir haben einen Chatkanal eingerichtet und stellten von Präsenz-Schulungsangeboten auf Online-Sprechstunden um. Daraus hat sich später das  Digital Survival Café entwickelt, eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit Themen, um sich im Digitalisierungsdschungel zurechtzufinden. Es fanden auch User-Konferenzen statt, um sich gegenseitig konkrete Anwendungsbeispiele vorzustellen und sich untereinander zu vernetzen.

Mit der Vergrößerung unseres Teams haben wir auch ständig an den TU coLAB Hilfeseiten weitergebaut. Seit Januar 2021 berichten wir mit der TU coLAB Tipps und Tricks Serie auch über Neuerungen und interessante Anwendungsfälle rund um TU coLAB. Mittlerweile ist eine umfassende Sammlung von Informationen zu Erweiterungen und Makros, Use Cases in TU coLAB und einem TU coLAB Cheat Sheet zum Ausdrucken mit Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Start entstanden.

Mehr als 560 Spaces und 15000 Nutzer_innen

Durch den Anstieg der Lizenzkosten sind wir Anfang dieses Jahres auf eine andere Lizenz umgestiegen, haben Inhalte aus dem parallel betriebenen TUwiki ins TU coLAB übernommen und überwachen die Nutzerzahlen. Länger inaktive Nutzer werden deaktiviert, um unter der lizenzierten Nutzerzahl zu bleiben.

Aktuell verfügt TU coLAB über 560 Spaces, die eine Fülle von Wissen und Kollaborationsmöglichkeiten bieten. Dazu kommen über 200 persönliche Arbeitsbereiche. Trotz dieser beeindruckenden Zahlen haben wir immer noch Raum für Wachstum, wobei wir uns derzeit an der Grenze von 15.000 aktiven Nutzer_innen bewegen.

Danke & Auf Wiedersehen

Ich danke Ihnen und euch allen für die Unterstützung, das Feedback und die Begeisterung während meiner Zeit im .digital office der TU Wien und der TU coLAB Community. Es war mir eine Freude, Teil dieser inspirierenden Gemeinschaft zu sein. 

Auch wenn ich mich nun verabschiede, bleibt der TU Chat Kanal #tucolab_community für die Unterstützung untereinander. Meine Kollegen bleiben auch weiterhin für Sie erreichbar unter digitaloffice@tuwien.ac.at. 

Möge die Erfolgsgeschichte von TU coLAB weitergehen.   

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Erfahren Sie wie Sie das neue Teamkalender Makro auf Ihre TU coLAB Seite einbetten, neue Termine eintragen und Ihre Termine ganz einfach direkt in Ihrem Space organisieren und verwalten können.

Mit dem Teamkalender-Makro können Teams mühelos Veranstaltungen, Deadlines und Meetings verfolgen, indem sie diese direkt in ihre Confluence-Seiten einbetten. Es können Kalender für spezifische Projekte erstellt, verschiedene Ansichten gewählt und individuelle Farbkodierungen für verschiedene Ereignisse festgelegt werden.  In der blauen Navigationsleiste oben finden Sie den neuen Eintrag "Kalender" wo sie eine Übersicht über Ihre abonnierten oder selbst erstellten Kalender sehen. Außerdem ist das Makro "Teamkalender" verfügbar, das Ihnen erlaubt einen Kalender in eine TU coLAB Seite einzubetten. 

Eine ausführliche Anleitung über die Verwendung vom Teamkalender-Makro finden Sie auf der TU coLAB Hillfeseite Teamkalender.

Kommen Sie ins Digital Survival Café am Donnerstag, 18.4. um 10 Uhr!

Am Donnerstag, 18.04.2024 findet wieder ein Digital Survival Café statt, wo wir Ihnen die Hauptfunktionen des Teamkalenders präsentieren.

Bleiben Sie ständig am Laufenden über neue Funktionen sowie Tipps & Tricks im TU coLAB, indem Sie jetzt den Digital Survival Café Kalender abonnieren!

Noch Fragen?

Kommen Sie in den #tucolab_community Chat Kanal, ins TU coLAB WebinarPlus, ins Digital Survival Café, oder schreiben Sie uns unten in den Kommentaren!

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Unsere TU coLAB Basisschulung hat es mit etwas Verspätung auch ins TISS geschafft, damit Sie sich endlich anmelden können. Außerdem findet gleich morgen, Donnerstag 28.3. die Fragerunde zum Thema Seiteneingeschaftenberichte statt. 

Fragerunde für Schnellentschlossene: Donnerstag, 28.3. 10:00 Uhr

Sehen Sie sich vorab das 25 Minuten Video an und stellen Sie anschließend Ihre Fragen: WebinarPlus Seiteneigenschaftenberichte in TU coLAB

Melden Sie sich zur TU coLAB Basisschulung im April an!

Am 11.4. und 25.4 geben wir Ihnen an zwei Vormittagen alles mit, damit Sie sofort im TU coLAB-Space loslegen können.  Melden Sie sich in TISS an!

Hier finden Sie alle weiteren TU coLAB Events

Noch Fragen?

Kommen Sie in den #tucolab_community Chat Kanal, ins Digital Survival Café, oder schreiben Sie uns unten in den Kommentaren!

.digital office Gründungsmitglied Christine Cimzar-Egger hat nach neun Jahren die TU Wien verlassen und ist nun als Digitalisierungskoordinatorin an der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien tätig. In den letzten fünf Jahren hat unser "bunter Hund" insbesondere dafür gesorgt, dass der Aufbau und die Entwicklung der Kollaborations- und Wissensplattform TU coLAB von strahlendem Erfolg gekrönt ist. 

Christine war an der TU als eine Persönlichkeit bekannt, die aus der Menge heraussticht und spielte eine maßgebliche Rolle in der Begleitung der Digitalisierungsstrategie. Ihr Einfluss auf das TU coLAB ist unverkennbar - von der Konzeption des Projekts bis hin zur Unterstützung und Durchführung von Schulungsangeboten hinterlässt Christine ihre einzigartige Handschrift. Dank der digitalen Transformation bleibt Christine in Videoaufzeichnungen für uns weiterhin aktiv, insbesondere in unserer aktuellen Veranstaltungsreihe, der TU coLAB WebinarPlus Reihe. 

Die Bedeutung einer aktiven Community für eine Plattform wie TU coLAB wird deutlich im TUchat-Kanal #tucolab_community, wo Anwender:innen und Space Admins sich gegenseitig unterstützen.

Mittlwerweile ist TU coLAB nicht mehr aus dem TU-Alltag weg zu denken. Es ist auf über 700 Arbeitsbereiche und Knowledgebases für Teams und Communities mit über 36.000 Seiten und mehr als 14.000 angemeldeten Nutzer_innen angewachsen. Täglich kommen etwa 40 neue Seiten hinzu. Die Zusammenarbeit beschränkt sich nicht nur auf die TU, sondern erstreckt sich auch auf 45 Kooperationspartner:innen und österreichische Bildungseinrichtungen.

Liebe Christine, für deine neue Aufgabe wünschen wir dir alles Gute und ebenso viel Erfolg! Es war uns eine Freude mit dir zusammenzuarbeiten, und wir hoffen, dass sich über die vernetzte Arbeit der Universitäten bald wieder gemeinsame Wege auftun. Abschließend bleibt zu allem, was du geleistet hast und was wir gemeinsam erleben durften, nur zu sagen:

"WOW! "

Dein .digital office Team

^{Bild: AdobeStock|603069233}

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Lange erwartet und endlich da – TISS Gruppen und Kalenderfunktion in TU coLAB! Vielleicht haben Sie es Anfang des Jahres schon selbst bemerkt - wir starten mit ein paar Neuerungen.

Ihr gesamtes Institut oder Ihre Abteilung für einen TU coLAB Space berechtigen

Die Anbindung ans Active Directory und damit die Möglichkeit TISS Gruppen zu verwenden erleichtert es Bereiche für ganze Organisationseinheiten zu berechtigen, ohne Nutzer manuell hinzufügen zu müssen. Dazu wählen Sie unter Bereich konfigurieren > Berechtigungen die Schaltfläche "Berechtigungen bearbeiten" und fügen unten Ihre gewünschte Gruppe hinzu. (Screenshot anklicken zum vergrößern)

Die Möglichkeit Gruppen für den jeweiligen Space selbst anzulegen bleibt weiterhin erhalten.

Wenn Sie sich nochmals grundlegende Infos zu Berechtigungen und deren Vererbung auf Unterseiten holen möchten, empfehle ich das Video hier: WebinarPlus Berechtigungen in TU coLAB.

Teamkalender in Seiten einbetten

In der blauen Navigationsleiste oben finden Sie den neuen Eintrag "Kalender" wo sie eine Übersicht über Ihre abonnierten oder selbst erstellten Kalender sehen. Außerdem ist das Makro "Teamkalender" verfügbar, das Ihnen erlaubt einen Kalender in eine TU coLAB Seite einzubetten. An einer passenden Anleitung für unsere TU coLAB Hilfe arbeiten wir noch. In der Zwischenzeit können Sie sich auf den Seiten des Herstellers umsehen: Atlassian Team Calendar Quick Tour.

Viel Freude beim Ausprobieren!

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass es möglich ist, Ihren TU coLAB-Bereich oder einzelne Dokumente innerhalb eines Spaces zu archivieren? Dies ermöglicht Ihnen eine gute und übersichtliche Organisation Ihrer aktiven Bereiche und Seiten und unterstützt ein effizientes Arbeiten damit.

Die Anzahl der TU coLAB Bereiche und Seiten ist in den letzten Jahren erfreulicherweise laufend gestiegen. Eine höhere Anzahl an Seiten bedeutet aber für Nutzerinnen und Nutzer auch, dass die Verwaltung von und die Suche nach relevanten Informationen schwieriger wird. Um dem entgegenzuwirken gibt es in TU coLAB die Möglichkeit der Archivierung, sei es von ganzen Bereichen oder von einzelnen Seiten. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, die Ihnen hier zur Verfügung stehen.

Um Sie in der Umsetzung zu unterstützen, stehen Ihnen ab sofort zwei neuen Hilfeseiten zur Verfügung: Seiten archivieren und Bereich archivieren. Aber keine Sorge, es ist unkompliziert und erfordert nur wenige Mausklicks. Außerdem wird der Bereich nicht gelöscht, d.h. Sie behalten die Möglichkeit, ihn jederzeit weiterhin zu bearbeiten oder wiederherzustellen.

Zusätzlich haben wir kürzlich im Digital Survival Café das Thema bei 2023-12-14 DSC - TU coLAB Inhalte archivieren präsentiert. Der Fokus lag bei diesem Termin auf den Optionen zur Archivierung Ihrer Confluence-Dokumente und wie Sie das unterstützen kann, Ihre Arbeitsumgebung in TU coLAB geordnet und aufgeräumt zu gestalten. Sehen Sie sich die Aufzeichnung an!

Damit steht nichts mehr im Wege, dass Sie die ruhigeren Tage in nächster Zeit nutzen können, um auch etwas "Weihnachtsputz" in TU coLAB zu machen.

Frohe Festtage wünscht das Team des .digital office"!

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Am 16. und 19. Oktober geben wir Ihnen an zwei Vormittagen alles mit, damit Sie sofort mit Ihrem TU coLAB Bereich loslegen können. Vom ersten Login, bearbeiten und kommentieren von Seiten, bis hin zum Arbeiten mit Vorlagen ist alles für einen guten Start dabei. Außerdem ist  ausreichend Zeit für Ihre Fragen.

In diesem interaktiven Workshop erfahren Sie alle Basisinformationen um mit Ihrem Team in TU coLAB zusammenarbeiten zu können:

• Wie komme ich ins TU coLAB?
• Erste Orientierung - Benutzeroberfläche, Editier-Modus, Werkzeugleiste, Suche
• Bearbeiten von Seiten - die wichtigstens Funktionen und Formatierungen
• Eine eigene Seiten anlegen
• Wie kann ich im TU coLAB mit anderen zusammenarbeiten und kommunizieren?
• Die wichtigsten Makros, um die tägliche Arbeit zu erleichtern
• Mit Vorlagen arbeiten

Schnell anmelden (Anmeldeschluss am 11.10.2023) : https://tiss.tuwien.ac.at/tu_events/tu_event/1093

Noch Fragen?

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. In der TU coLAB Basis Schulung am 20. und 27. April  sind noch Plätze frei! In diesem interaktiven Workshop geben wir Ihnen an zwei Vormittagen alles mit, damit Sie sofort im TU coLAB-Space loslegen können. Außerdem haben wir noch weitere Veranstaltungen geplant, die Sie interessieren könnten.

Datum	Uhrzeit	TU coLAB Thema	Details zur Veranstaltung
20.04.2023 & 27.04.2023	11:00-12:30 Uhr	TU coLAB Basischulung	In diesem interaktiven Workshop geben wir Ihnen an zwei Vormittagen alles mit, damit Sie sofort im TU coLAB-Space loslegen können. → Jetzt anmelden für 2 Vormittage Basis-Infos!
08.05.2023	13:00-13:30 Uhr	WebinarPlus Seiten erstellen und bearbeiten in TU coLAB	In einer guten halben Stunde erfahren Sie die wichtigsten Infos, wie Sie Seiten in TU coLAB selbst erstellen, bearbeiten und Inhalte strukturieren. Webinar On Demand ansehen & Live Fragen stellen!
22.06.2023	10:00-11:00 Uhr	Behalten wir den Überblick! Seiteneigenschaftenberichte in TU coLAB	Informationen lassen sich über mehrere Seiten und Spaces hinweg sammeln und auf einer TU coLAB Seite gemeinsam anzeigen. Erfahren Sie in dieser Ausgabe des Digital Survival Cafés wie Seiteneigenschaften, Vorlagen und Stichworte dafür sorgen, dass Sie den Überblick in einer übersichlichen Tabelle behalten.
10.07.2023	13:00-13:30 Uhr	WebinarPlus Struktur und Ordnung in TU coLAB Spaces	Ihre Wissensbasis in TU coLAB wird immer größer und Sie vermissen eine durchdachte Sortierung und Struktur der Inhalte? Erfahren Sie in diesem 40-Minuten-Video praktische Tipps und Best-Practices rund um die Strukturierung von Seiten und Bereichen. Webinar On Demand ansehen & Live Fragen stellen!

Wir begrüßen wieder neue Mitglieder in TU coLAB!

Noch Fragen?

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Die 4 häufigsten Fragen, rund um Berechtigungen in TU coLAB. Im letzten Digital Survival Café haben wir gesprochen über Bereichs- und Seitenberechtigungen, Gruppen, das rote Schloss-Symbol und alles was nötig ist, damit die richtigen Personen Ihre Seiten ansehen können.

Sollte das Video nicht abgespielt werden, nutzen Sie diesen Link: https://portal.tuwien.tv/View.aspx?id=9504~4s~titdzwqj

Am Donnerstag, 12.1. um 10:00 Uhr starten wir im Digital Survival Café mit dem Thema "Wer darf was? Berechtigungen in TU coLAB". Wir klären die 4 häufigsten Fragen, die uns im Support dazu unter kommen und sprechen über Bereichs- und Seitenberechtigungen, Gruppen, das rote Schloss-Symbol und alles was nötig ist, damit die richtigen Personen Ihre Seiten ansehen können.

Alle Infos finden Sie hier: 2023-01-12 DSC - Berechtigungen in TU coLAB

Tragen Sie auch gerne Ihre Fragen vorab in der Agenda ein!

TU coLAB TIPPS & TRICKS RÜCKBLICK. TU coLAB verzeichnete auch dieses Jahr wieder einen gewaltigen Zulauf, Schulungen gibt's jetzt auch zum Nachsehen - und wir haben schon Ideen für das neue Jahr! Wir freuen uns, wenn auch Sie wieder dabei sind.

Über 19.000 TU coLAB Seiten, Tendenz steigend!

TU coLAB wächst weiterhin. Mittlerweile haben wir über 10.000 User Accounts und über 19.000 Seiten in über 500 Spaces. Etwa 11% der Accounts sind von 43 Unis, FHs und föderierten Organisationen.

TU coLAB Termin verpasst? Keine Sorge - gibt's auf Video!

Wir hatten wieder eine Basis-Schulung im Angebot, Fragerunden, Termine im Digital Survival Café, das E-Learning-Programm über TUWEL und das neue Schulungsformat "Mini-Schulungen" mit 3 Terminen zu je 60 Minuten. Und wer es verpasst hat kann (fast) alles nachsehen. Nur bei den Fragerunden am Ende der Vorträge stoppen wir die Aufzeichnungen, um hemmungslos diskutieren zu können.

Mini-Schulungen auf Video

Digital Survival Café auf Video

TU coLAB Termine im neuen Jahr 2023

Wünsch dir was! Welche TU coLAB Themen müssen nächstes Jahr unbedingt auf die Agenda?

Fragen weiterhin ausdrücklich erlaubt! Und nicht nur TU coLAB, auch andere Fragen rund um den Digitalisierungs-Dschungel haben Platz.

Jetzt voten beim Digital Survival Feedback 2022!

Schöne Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr wünscht das .digital office

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Kennen Sie das rote Schloss Symbol überhalb Ihrer TU coLAB Seite? Immer wieder erreichen uns Anfragen, wie man einzelne Seiten schützen kann. Schließlich gibt es auch Besprechungen und Inhalte, die nur für einen kleineren Kreis gedacht sind. In diesem Beitrag erklären wir wie's geht.

^{Foto: Adobe Stock |#101150491}

Wichtig ist, dass Sie zuerst alle Berechtigungen für den Arbeitsbereich vergeben und erst dann einzelne Seiten einschränken. Stellen Sie sich das in etwa so vor: Sie geben zuerst jemandem den Schlüssel für ihre ganze Wohnung und sperren dann einzelne Kästen zu. D.h. sie können nicht einzelne Inhalte aus einem Kasten frei geben, wenn die Person keinen Schlüssel für die Wohnung hat.

Zuerst: Berechtigungen für den Arbeitsbereich vergeben (Wohnung aufsperren)

1. Gehen Sie ganz unten links auf  Bereich konfigurieren →  Berechtigungen
2. Bei der entsprechenden Gruppe klicken Sie Mitglieder hinzufügen/entfernen.

Details finden Sie auf unserer Hilfeseite: Personen zu einem Bereich hinzufügen

Danach: Seiten einschränken (Kasten zusperren)

1. Wählen Sie das Schloss Symbol über dem Seitentitel aus
2. Wählen Sie die Option Anzeigen und bearbeiten eingeschränkt
3. Fügen Sie Personen oder Gruppen hinzu, die noch Bearbeitungsrechte haben sollen

Und wenn Sie das Thema nochmal ausführlicher erklärt haben möchten - in ungefähr 11 Minuten erfahren Sie alles rund um das Thema Berechtigungen und wie das alles mit der Vererbung auf Unterseiten funktioniert. Sehen Sie sich dazu das Video auf unserer Hilfeseite an: Beschränkungen auf Seiten vergeben

Wir begrüßen wieder neue Mitglieder in TU coLAB!

Noch Fragen?

Kommen Sie in den #tucolab_community Chat Kanal, ins Digital Survival Café, oder schreiben Sie uns unten in den Kommentaren!

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass Sie die TU coLAB Startseite personalisieren können? Mit einem persönlichen Dashboard behalten Sie den Überblick über eigene Aufgaben, News und woran das eigene Team gerade arbeitet.

Sie können selbst eine Seite auswählen, die immer als erste Seite angezeigt wird, wenn Sie colab.tuwien.ac.at aufrufen. Und diese können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.

Wie das geht, darüber haben wir im letzten Digital Survival Café gesprochen. Für den Fall, dass Sie nicht dabei sein konnten, haben wir das Wichtigste für Sie aufgezeichnet.

Kurz zusammen gefasst:

1. Voraussetzung für ihre personalisierte Startseite ist, dass Sie einen persönlichen Arbeitsbereich eingerichtet haben.
2. passen Sie die Startseite von ihrem persönlichen Arbeitsbereich nach Ihren Wünschen an oder verwenden Sie Michaela Dereanis Startseite als Kopiervorlage
3. Bearbeiten Sie im eigenen Profil die Einstellungen und wählen Sie den persönlichen Arbeitsbeireich als Starsteite aus.
   (Profilbild auswählen > Einstellungen > Einstellungen bearbeiten > eigenen Namen als Startseite auswählen)

Das hin und her kopieren kann etwas knifflig sein, wir helfen gerne, sollte es nicht gleich klappen!

TU coLAB Termine & Schulungen

Wir begrüßen wieder neue Mitglieder in TU coLAB!

Noch Fragen?

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