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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Die 4 häufigsten Fragen, rund um Berechtigungen in TU coLAB. Im letzten Digital Survival Café haben wir gesprochen über Bereichs- und Seitenberechtigungen, Gruppen, das rote Schloss-Symbol und alles was nötig ist, damit die richtigen Personen Ihre Seiten ansehen können.

Sollte das Video nicht abgespielt werden, nutzen Sie diesen Link: https://portal.tuwien.tv/View.aspx?id=9504~4s~titdzwqj

Am Donnerstag, 12.1. um 10:00 Uhr starten wir im Digital Survival Café mit dem Thema "Wer darf was? Berechtigungen in TU coLAB". Wir klären die 4 häufigsten Fragen, die uns im Support dazu unter kommen und sprechen über Bereichs- und Seitenberechtigungen, Gruppen, das rote Schloss-Symbol und alles was nötig ist, damit die richtigen Personen Ihre Seiten ansehen können.

Alle Infos finden Sie hier: 2023-01-12 Digital Survival Café

Tragen Sie auch gerne Ihre Fragen vorab in der Agenda ein!

TU coLAB TIPPS & TRICKS RÜCKBLICK. TU coLAB verzeichnete auch dieses Jahr wieder einen gewaltigen Zulauf, Schulungen gibt's jetzt auch zum Nachsehen - und wir haben schon Ideen für das neue Jahr! Wir freuen uns, wenn auch Sie wieder dabei sind.

Über 19.000 TU coLAB Seiten, Tendenz steigend!

TU coLAB wächst weiterhin. Mittlerweile haben wir über 10.000 User Accounts und über 19.000 Seiten in über 500 Spaces. Etwa 11% der Accounts sind von 43 Unis, FHs und föderierten Organisationen.

TU coLAB Termin verpasst? Keine Sorge - gibt's auf Video!

Wir hatten wieder eine Basis-Schulung im Angebot, Fragerunden, Termine im Digital Survival Café, das E-Learning-Programm über TUWEL und das neue Schulungsformat "Mini-Schulungen" mit 3 Terminen zu je 60 Minuten. Und wer es verpasst hat kann (fast) alles nachsehen. Nur bei den Fragerunden am Ende der Vorträge stoppen wir die Aufzeichnungen, um hemmungslos diskutieren zu können.

Mini-Schulungen auf Video

Digital Survival Café auf Video

TU coLAB Termine im neuen Jahr 2023

Wünsch dir was! Welche TU coLAB Themen müssen nächstes Jahr unbedingt auf die Agenda?

Fragen weiterhin ausdrücklich erlaubt! Und nicht nur TU coLAB, auch andere Fragen rund um den Digitalisierungs-Dschungel haben Platz.

Jetzt voten beim Digital Survival Feedback 2022!

Schöne Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr wünscht das .digital office

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Kennen Sie das rote Schloss Symbol überhalb Ihrer TU coLAB Seite? Immer wieder erreichen uns Anfragen, wie man einzelne Seiten schützen kann. Schließlich gibt es auch Besprechungen und Inhalte, die nur für einen kleineren Kreis gedacht sind. In diesem Beitrag erklären wir wie's geht.

^{Foto: Adobe Stock |#101150491}

Wichtig ist, dass Sie zuerst alle Berechtigungen für den Arbeitsbereich vergeben und erst dann einzelne Seiten einschränken. Stellen Sie sich das in etwa so vor: Sie geben zuerst jemandem den Schlüssel für ihre ganze Wohnung und sperren dann einzelne Kästen zu. D.h. sie können nicht einzelne Inhalte aus einem Kasten frei geben, wenn die Person keinen Schlüssel für die Wohnung hat.

Zuerst: Berechtigungen für den Arbeitsbereich vergeben (Wohnung aufsperren)

1. Gehen Sie ganz unten links auf  Bereich konfigurieren →  Berechtigungen
2. Bei der entsprechenden Gruppe klicken Sie Mitglieder hinzufügen/entfernen.

Details finden Sie auf unserer Hilfeseite: Personen zu einem Bereich hinzufügen

Danach: Seiten einschränken (Kasten zusperren)

1. Wählen Sie das Schloss Symbol über dem Seitentitel aus
2. Wählen Sie die Option Anzeigen und bearbeiten eingeschränkt
3. Fügen Sie Personen oder Gruppen hinzu, die noch Bearbeitungsrechte haben sollen

Und wenn Sie das Thema nochmal ausführlicher erklärt haben möchten - in ungefähr 11 Minuten erfahren Sie alles rund um das Thema Berechtigungen und wie das alles mit der Vererbung auf Unterseiten funktioniert. Sehen Sie sich dazu das Video auf unserer Hilfeseite an: Beschränkungen auf Seiten vergeben

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass Sie die TU coLAB Startseite personalisieren können? Mit einem persönlichen Dashboard behalten Sie den Überblick über eigene Aufgaben, News und woran das eigene Team gerade arbeitet.

Sie können selbst eine Seite auswählen, die immer als erste Seite angezeigt wird, wenn Sie colab.tuwien.ac.at aufrufen. Und diese können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.

Wie das geht, darüber haben wir im letzten Digital Survival Café gesprochen. Für den Fall, dass Sie nicht dabei sein konnten, haben wir das Wichtigste für Sie aufgezeichnet.

Kurz zusammen gefasst:

1. Voraussetzung für ihre personalisierte Startseite ist, dass Sie einen persönlichen Arbeitsbereich eingerichtet haben.
2. passen Sie die Startseite von ihrem persönlichen Arbeitsbereich nach Ihren Wünschen an oder verwenden Sie Michaela Dereanis Startseite als Kopiervorlage
3. Bearbeiten Sie im eigenen Profil die Einstellungen und wählen Sie den persönlichen Arbeitsbeireich als Starsteite aus.
   (Profilbild auswählen > Einstellungen > Einstellungen bearbeiten > eigenen Namen als Startseite auswählen)

Das hin und her kopieren kann etwas knifflig sein, wir helfen gerne, sollte es nicht gleich klappen!

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass Sie Only Office Dokumente einfach und schnell auch direkt auf Ihrer TU coLAB Seite erstellen können?

Die Funktion gibt es eigentlich schon lange, aber beim letzten Update ist es uns wieder aufgefallen - da braucht man schnell eine Präsentation direkt auf einer TU coLAB Seite. Also direkt auf der Seite, auf der ich gerade schreibe die Anhänge öffnen und dort ein neues Dokument erstellen. Aber nochmal langsam erklärt:

1. Navigieren Sie zu der Seite, auf der Sie ein Dokument erstellen und als Anhang speichern wollen.
2. Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte  ... > Anhänge oder alternativ drücken Sie die Taste T.
   
   
   
3. Sie befinden sich nun in der Übersicht der Anhänge und können rechts oben unter Neues Dokument ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation erstellen und direkt bearbeiten. Diese Datei wird dann direkt als Anhang auf der aktuellen Seite gespeichert
   

Viel Spaß beim Ausprobieren

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass Sie jetzt Ihre gemeinsamen Jira-Kalender auch auf TU coLAB Seiten anzeigen können?

TU Jira ist das Schwester-Tool zu TU coLAB, bekannt für eine umfassende Aufgabenverwaltung und Workflows. Es lassen sich dort auch Kalender gemeinsam pflegen, in Outlook integrieren und jetzt auch auf TU coLAB Seiten anzeigen. Beispielsweise testen wir gerade mit einen gemeinsamen Digital Survival Calendar wie gut damit die Zusammenarbeit funktioniert. TU.it, .digital office, PR und die Informationssicherheitsbeauftragte tragen dort Termine ein, die für ein Überleben im Digitalisierungs-Dschungel wichtig sind. Wie das aussieht, sehen Sie hier: Digital Survival Café Termine 2022

Wie Sie selbst einen JIRA Kalender auf Ihre TU coLAB Seite einfügen, lesenSie in der TU coLAB Hilfe: JIRA Kalender einfügen

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Es ist nicht ganz selbsterklärend, aber seit dem letzten Update kann man Inhalte auch zeitlich gesteuert auf TU coLAB Seiten ein und ausblenden mit Visibility for Confluence.

Die bereits bestehenden Makros "Hide if" und "Show if",  mit denen Sie bisher je nach Gruppenzugehörigkeit von Personen die Inhalte ein und ausblenden konnten, sind erweitert worden. Jetzt können auch Zeitangaben eingetragen werden. Damit können Sie jetzt Infos auf Seiten zu gewünschten Zeiten ein und ausblenden.

Und die Info ist noch so neu, dass wir unsere Hilfeseiten noch nicht aktualisiert haben. Es ist aber alles direkt beim Hersteller nachzulesen: https://docs.servicerocket.com/visibility/user-guide

Zu beachten ist - damit hab ich mir heute selbst ein Ei gelegt - die Sommerzeit Wenn wir also jetzt testen wollen, ob ein Inhalt um 10:00 Uhr verschwindet, müssen wir 9:00 Uhr eintragen.

Beispiel Urlaubs-Notiz

Ein kleines Beispiel mit den wichtigesten Einstellungen habe ich mitgebracht: Ich bin bis Anfang August nicht im Büro und möchte, dass das auf meiner Kontakt-Seite erscheint.

1. Ich füge also auf meiner Kontakt-Seite das "Show if" Makro ein. Darin befindet sich das Tipp Makro mit meinen Infos, die ich nur bis 8. August teilen möchte.
   
2. Die Einstellungen, die ich im "Show if" Makro eintrage, sind folgende
   

   Start Date: 2022-07-25T09:00:00
   End Date: 2022-08-08T00:00:00
   Match Using: any
   User Groups: confluence-users

Somit wird allen TU coLAB Benutzer_innen auf der Seite von 25. Juli 09:00 Uhr bis 8. August 00:00 Uhr der Tipp mit meiner Abwesenheit angezeigt.
Achtung! Der Text wird nur optisch ausgeblendet. Im Quelltext ist der Inhalt nach wie vor verfügbar. Wenn ein Text wirklich komplett von einer Seite verschwinden soll, dann ist es besser ihn manuell zu entfernen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Ideen sammeln und anschließend bewerten, kommentieren und Aufgaben zuordnen. Das können Sie mit der neuen Kopiervorlage "Ideenbox" in TU coLAB.

Best Practice aus einem Space des administrativen Personals: Auf einer übersichtlichen Seite werden innerhalb der Community Probleme, Themen, Workarounds und Lösungsansätze gesammelt und darüber diskutiert. Ähnliches ist aus der IT bekannt vom klassischen Bugtracking, also ein System zum Sammeln und Nachverfolgen von Fehlern. Die Seite ist gut gelungen, sodass wir sie gerne vorstellen: Die Ideenbox .

Technisch gesehen ist das in unserem Fall ein Seiteneigenschaftenbericht mit Tabellenfilter und eine dazugehörige Vorlage. Außerdem kommt das Rate Macro zum Einsatz um das jeweilige Thema priorisieren zu können. Damit Sie das aber nicht alles selbst nachbauen müssen, gibts die Seite einfach zum kopieren: Ideenbox, Bugtracking (Kopiervorlage).

Vorlage ansehen und kopieren

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Haben Sie auch eine Idee?

Erzählen Sie uns davon im #tucolab_community Chat Kanal, im Digital Survival Café, oder schreiben Sie uns unten in den Kommentaren!

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Sie haben die E-Learning Variante der TU coLAB Basisschulung durchgespielt und möchten doch lieber persönlich mit uns in Kontakt zu treten? Kommen Sie in unsere 30 Minuten-Fragerunde für Ihre Themen, die auftreten, wenn Sie sich schon ein bisschen mit TU coLAB beschäftigt haben.

Wir möchten Sie nochmals herzlich einladen Ihre Fragen zu stellen, die aufgetaucht sind, während Sie sich durch die Videos und Anleitungen geklickt haben und auch selbst in TU coLAB ausprobiert haben.

• Termin: Donnerstag, 23.6. um 15 Uhr (Achtung neue Uhrzeit!)
• ZOOM: https://tuwien.zoom.us/j/96854881835?pwd=d1FDV2VsQ3gyZWlPQzMrMlRyaWZ4UT09

Sie sind noch nicht im TU coLAB E-Learning Kurs? Die Infos dazu finden Sie im Weiterbildungskatalog: https://tiss.tuwien.ac.at/tu_events/tu_event/8744

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TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass Sie Umfragen in TU coLAB erstellen können? Mit Umfragen können Sie gemeinsam Richtungsentscheidungen herbeiführen oder unkompliziert Termine (wie mit Doodle) finden. Eingebettet in eine Seite oder einen Blogbeitrag können Sie auch Kommentare zu Ihrer Umfrage erhalten.

Erstellen Sie eine neue Umfrage, indem Sie im TU coLAB im Menübalken oben auf "Umfragen" klicken. In der Übersicht rechts oben können Sie dann eine "Wahl treffen" oder einen "Termin finden".

Versenden Sie direkt einen Link zu der Umfrage oder betten Sie die Umfrage auf einer beliebigen Seite ein. Das funktioniert mit dem Makro Polls. Weitere Infos finden Sie auf den Hilfeseiten: Umfragen & Makro Polls

Morgen im Digital Survival Café

Sie hätten gerne die Erklärung live dazu? Morgen, Donnerstag, 19.5.  im Digital Survival Café sprechen wir über Feedback-Möglichkeiten in TU coLAB (Umfragen, Blogs, Kommentare): 2022-05-19 Digital Survival Café

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Nutzen Sie unsere TU coLAB Basisschulung (E-Learning), kommen Sie ins Digital Survival Café,  oder schreiben Sie uns unten in den Kommentaren!

TU coLAB TIPPS & TRICKS. Wussten Sie schon, dass Sie in TU coLAB das Rad nicht ständig neu erfinden müssen? "Re-Use" bedeutet Wiederverwenden. Eine Stärke von TU coLAB ist das Wiederverwerten von Inhalten und Anzeigen von Inhalten, die irgendwo anders liegen. Sie können neue Seiten zusammenbauen, wie Sie es brauchen ohne Inhalte doppelt zu pflegen oder Dateien mehrfach hoch zu laden. So bleibt es bei einer Single-Source-of-Truth. Also einen einzigen "Punkt der Wahrheit" auf den man sich verlassen kann und der den Anspruch hat korrekt zu sein.

"Re-Use" Makros

Um Inhalte wiederzuverwenden stehen uns beispielsweise folgende Makros zur Verfügung:

• Youtube Video Player: zeigt Ihre Videos an, die Sie in YouTube veröffentlicht haben
• Planet eStream Video Player: Videos aus dem Videoportal der TU Wien einbetten
• Seiteneigenschaftenbericht: erzeugen Sie eine Übersicht in Tabellenform über Inhalte, die komplett über den gesamten Space oder TU coLAB verteilt sein können.
• Inhalt nach Stichwort: zeigen Sie auf einer Seite weitere Seiten an, die thematisch dazu passen ala "das könnte Sie auch interessieren..."
• Seite einschließen: zeigen Sie den kopletten Inhalt einer anderen Seite auf Ihrer Seite an
• Auszug einschließen: zeigen Sie nur einen Teil / eine Zusammenfassung einer anderen Seite auf Ihrer Seite an
• Blog-Einträge: zeigen Sie Neuigkeiten aus verschiedenen Spaces auf einer Seite gemeinsam an. Wir machen das beispielsweise auf der TU coLAB Startseite so

Habe ich noch ein wichtiges Makro vergessen? Melden Sie sich doch bitte an und schreiben Sie mir unten in den Kommentaren!

"Re-Use" Beispiel

Hier bette ich mit dem Youtube Video Player Makro ein Video ein, das ich persönlich empfehlen kann. Ich habe es nicht selbst erstellt, aber es passt wie für mich gemacht. Es erklärt wie man einen Seiteneigenschaftenbericht erstellt - eine sehr zentrale Funktion in TU coLAB, die ich so von keinem anderen System kenne. Warum also nicht dieses Video für die eigenen Zwecke nutzen?

Wir begrüßen wieder neue Mitglieder in TU coLAB!

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