Beispiele für MFA Szenarien

Studierende/r befindet sich im Internetraum an der TU Wien

Dieser Bereich ist von der Bedingung "Multifaktor Authentifizierung (MFA)" ausgenommen, da es sich um einen vertrauenswürdigen Standort der TU Wien handelt. Studierende loggen sich wie gewohnt - also nur mit ihrem Passwort - auf Office-Apps (office.com, teams.com, outlook.office.com) ein. Grundsätzlich ist der Authentifizierungs-Token 14 Tage gültig. Sobald Studierende jedoch außerhalb der TU Wien einloggen, müssen sie (wieder) mit MFA authentifizieren. Sie werden dazu mit folgendem Fenster aufgefordert:

Bei der Ersteinrichtung:

Bei einer erneuten Aufforderung zu MFA:

oder und

Studierende/r ist im Ausland und greift auf das Outlook-Postfach zu

Studierende, die außerhalb des TU-Netzes (wie hier aus dem Ausland) auf Apps wie office.com (Teams, Outlook, SharePoint online) oder einem E-Mail-Client zugreifen, müssen immer mit MFA authentifizieren, welche sie bei der Ersteinrichtung oder nachträglich gewählt haben. (Bei einer Anmeldung innerhalb der TU (siehe "Standorte") muss keine MFA verwendet werden.) Die MF-Authentifizierung ist erst wieder nach 14 Tagen zu erneuern, da nach diesem Zeitraum der Authentifizierungs-Token abläuft.

Aufforderung zu MFA im Ausland:

oder und

Studierende/r nutzt bestimmte E-Mail Clients (Outlook Microsoft 365, Thunderbird, etc.)

Studierende, die sich z.B. mit dem Outlook Client (Outlook Microsoft 365), Thunderbird oder mit Webversion verbinden, müssen ebenfalls MFA nutzen. Genau wie in der Webversion (office.outlook.com und allen anderen Cloud Apps wie z.B. Teams, SharePoint Online) müssen sich Studierende, wenn diese sich außerhalb des TU-Netzes befinden, mit MFA verbinden. Nachdem erstmalig mit MFA authentifiziert wurde, gilt diese (Authentifizierungs-Token) für 14 Tage. Das ist jedoch ortsabhängig und sobald der Standort sich wieder ändert (außerhalb TU) muss wieder authentifiziert werden.

Bei der Ersteinrichtung:

Studierende/r nutzt noch die bestehende Mailbox (mail.student.tuwien.ac.at)

Für die Benutzung der "alten" Mailbox auf mail.student.tuwien.ac.at ist wie bisher keine Multifaktor-Authentifizierung notwendig. (Nach der Migration der Mailbox sollte nur noch die neue Mailbox unter outlook.office.com benutzt werden!)
Erst nach erfolgter Migration und bei Nutzung des neuen Exchange-Online-Postfaches (Web oder E-Mail-Clients) gilt MFA. Im Falle, dass sie jedoch schon vorher auf andere Cloud Apps (office.com, Teams, SharePoint Online etc.) zugreifen, müssen sie dennoch MFA einrichten und verwenden. Hier gilt die wie oben beschriebene standortabhängige Methode mit einer 14-tägigen Gültigkeit des Authentifizierungs-Token.

Bei der Ersteinrichtung:

Bei einer weiteren Aufforderung zu MFA:

oder und

Was tun, wenn Studierende die MFA-Methode ändern wollen (SMS-Code, Anruf oder Authenticator App)?

Falls Studierende die Anmeldemethode, die sie bei der Ersteinrichtung gewählt haben, nachträglich nochmal ändern wollen, dann können sie das unter https://mysignins.microsoft.com/security-info tun. Unter "Sicherheitsinformationen" (Menü links) können Studierende entweder eine neue Anmeldemethode hinzufügen oder eine bestehende Methode ändern oder löschen.

Was ist zu tun, wenn man MFA nicht mehr selbst zurücksetzen kann (Handy neu oder verloren)?

Hat man selbst keinen Zugriff merh auf die MFA-Einstellungen, so hilft das Service-Center der TU.it gerne weiter. Allerdings muss die eigene Identität durch einen amtlichen Lichtbildausweis nachgewisen werden. Wenn man nicht persönlich ins Service-Center kommen kann, dann kann dies auch über eine TeamViewer-Sitzung gemacht werden, während der der Ausweis gut sichtbar vor die Kamera gehalten wird.

Gilt die Handysignatur (ID Austria) als zusätzlicher Faktor für mein E-Mail-Postfach?

Die Handysignatur (ID Austria) gilt hier nicht als zusätzlicher Faktor für Ihr E-Mail-Postfach. Nähere Informationen zur Handysignatur bzw. dem Studierenden Account lesen finden Sie unter: FAQ Accounts an der TUW | TU.it (tuwien.ac.at).

E-Mails versenden

Wie kann ich Mails mit eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at versenden statt mit der Namensadresse?

Wenn Sie eine Namensadresse der Form vorname.[mittelteil.]nachname@student.tuwien.ac.at aktiviert haben, dann ist das Ihre primäre Adresse auch zum Versenden.
Dennoch können Sie Mails auch mit Ihrer Adresse eMatrikelnummer@student.tuwien.ac.at (Alias) versenden.

>>> Outlook on the Web <<<

→ https://outlook.office.com/

Einstellungen (Zahnrad)

→ Alle Outlook-EInstellungen anzeigen

→ Verfassen und Antworten

→ Absender immer anzeigen

→ gewünsche Adresse aktivieren (eventuell doppelt angezeigt)

→ Save

→ Neue E-Mail

→ gewünschte Adresse auswählen

→ E-Mail erstellen und Senden

>>> Microsoft Outlook 365 <<<

→ Von aufklappen und gewünschte Adresse wählen

E-Mail verfassen und Senden

>>> Thunderbird <<<

In den Konten-Einstellungen → Standard-Identität die vorkonfigurierte E-Mail-Adresse ändern

→

Deaktivierung des alten Mailservers mail.student.tuwien.ac.at

Wann wird der Zugang zu mail.student deaktiviert?

Der Zugang zu mail.student (Webmail, SMTP, IMAP, POP3) wird am 11 Jul 2023 eingestellt. Die Zustellung von Nachrichten wurde schon mit der Migration der Mailboxen zu Exchange Online eingestellt. Das Versenden von Mails ist vorläufig noch möglich, sollte aber nur in Ausnahmefällen (Mitarbeiter_in mit @tuwien.ac.at-Adresse) genutzt werden. Es findet keine weitere Synchronisation zu Exchange Online mehr statt. Sollten sich seit der Migration Inhalte der Mailbox verändert haben (z.B. Gesendet-Ordner) , so sind diese bei Bedarf von den Studierenden selbst zu sichern (z.B. Kopieren im Client zu EXO-Postfach). Siehe auch Benachrichtigungen über Exchange Online → Aussendung #4.

Was passiert mit meiner Mailbox auf mail.student?

Mit der Außerbetriebname von mail.student werden die vorhandenen Mailboxen archiviert und noch bis Ende des Jahres 2023 gespeichert, allerdings ohne Zugriff für die Studierenden und nur für "Notfälle". Danach werden die Mailboxen ohne Backup unwiderbringlich gelöscht.
Wenn Sie eine solche Speicherung nicht wünschen, dann leeren Sie bitte Ihre Mailbox bis zum 11 Jul 2023 .

Ich habe bisher mit meiner Mitarbeiteradresse Nachrichten verschickt. Wie mache ich das nun?

Für Studierende, die gleichzeitig TU-Mitarbeiter_innnen sind, war es möglich, von mail.student aus nicht nur mit der @student.tuwien.ac.at-Adresse, sondern auch mit der Mitarbeiter-Adresse vorname.nachname@tuwien.ac.at zu versenden. Diese geht von der EXO-Mailbox nicht mehr. Um Mitarbeiter_innen nicht im laufenden Semester diese Möglichkeit zu nehmen, konnte bis 11 Jul 2023 noch weiterhin mail.student zum Versenden von Mails benutzt werden. Ab diesem Datum muss eine der folgenden Vorgangsweisen gewählt werden:

Aktivierung der persönlichen upTUdate-Mailbox für Mitarbeiter (Online-Account-Management)
Verwendung von mr.tuwien.ac.at als Postausgangsserver (Konfiguration im Mailclient, z.B. Thunderbird):
- von außerhalb und innerhalb des TUNET: Port 587,STARTTLS, Netzwerkaccount

- nur von innerhalb des TUNET: Port 25, STARTTLS, ohne Authentifizierung

Bleiben Zustellungadressen eMatrikelNummer@mail.student.tuwien.ac.at gültig?

Ja! Es ist nicht notwendig, Adressen eMatrikelNummer@mail.student.tuwien.ac.at, die in der TISS-Visitenkarte als Zustelladresse konfiguriert sind, zu ändern. Solche Adressen werden im Mail-Routing automatisch zu der Exchange-Online-Mailbox umgeleitet.