FAQ TUmatrix

Allgemein

Was tun wenn es einen Fehler gibt?

Wenn ein Fehler auftritt, können Sie sich gerne an den TUchat-Community-Raum wenden. Bevor Sie eine Frage stellen, lesen Sie die Informationen hier in coLAB durch, um zu sehen, ob sie abgedeckt ist. Überprüfen Sie außerdem, bevor Sie eine Frage im Chat stellen, ob sie nicht bereits in einem vorherigen Beitrag gestellt (und beantwortet) wurde. 

Server down

Wenn der Server down ist und Sie bereits angemeldet sind, verschwindet das Eingabefeld unten und die Meldung „Client ist aktuell down“ erscheint.

Online-Status steht auf offline

Da es derzeit nicht möglich ist den Status auch händisch zu setzten ist die Anzeige des Status aus Gründen des Datenschutzes abgeschaltet. 

Verschlüsselung nicht aktiviert

Es kann bei neuen Chats vorkommen, dass ein Fehler "Verschlüsselung nicht aktiviert" angezeigt wird. Dieser verschwindet in der Regel wenn die erste Nachricht gesendet wird.

Warum sind alle Kontakte als off-line dargestellt (grauer Punkt)

Derzeit ist es (noch) nicht möglich den Status per Hand zu setzten. Das stellt so aber einen Verletzung der Privatsphäre dar und ist laut Datenschutz nicht zulässig. 

Es gibt aber Hoffnung dass das der Hersteller vom Chat das im nächsten Jahr umsetzt - sie haben es auf einer Roadmap stehen.

Wie lang werden Nachrichten gespeichert?

Nachrichten werden bis zu einem Jahr gespeichert, alle Nachrichten die älter als ein Jahr sind werden automatisch gelöscht.

In einzelnen, speziellen Fällen kann diese Frist verlängert werden. Wir weisen allerdings darauf hin, dass ein Chat grundsätzlich kein dauerhaftes Medium ist und sich im Besonderen nicht zur Dokumentation eignet.

Welche Regeln sind im TUmatrix zu befolgen? (Community Guidelines)

Jede_r Nutzer_in ist für seine/ihre eigenen Handlungen und Inhalte auf TUmatrix verantwortlich. Bei Verstößen gegen diese Richtlinien können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, einschließlich der Sperrung des Zugangs zu TUmatrix.

  • Respektvoller Umgang: Seien Sie stets respektvoll und höflich gegenüber anderen Nutzer_innen. Beleidigungen, Mobbing, Belästigungen oder Diskriminierungen jeglicher Art werden nicht toleriert.
  • Datenschutz: Teilen Sie keine persönlichen oder sensiblen Informationen öffentlich oder in unsicheren Kanälen. Verwenden Sie die Verschlüsselungsoptionen von TUmatrix, insbesondere bei der Kommunikation mit externen Partner_innen oder bei sensiblen Themen.
  • Inhalt: Posten Sie keine illegalen, diffamierenden oder anderweitig unangemessenen Inhalte. Vermeiden Sie Spam, Werbung oder andere Formen von unerwünschter Kommunikation.
    Verwenden Sie TUmatrix nicht für die Langzeitarchivierung von wichtigen Dokumenten oder Informationen. Nutzen Sie dafür die vorgesehenen Systeme der TU.
  • Kooperation: Fördern Sie eine konstruktive Zusammenarbeit und helfen Sie anderen Nutzer_innen bei Fragen oder Problemen. Teilen Sie nützliche Informationen und Ressourcen, die für die TU-Community von Interesse sein könnten.


Konto löschen

Das Löschen des User-Kontos ist permanent und kann nicht wieder rückgängig gemacht werden! 

Alle Daten des_der Users_in sind verloren und können nicht wieder zugänglich gemacht werden. Auch die Administrator_innen können in diesem Fall nicht weiter helfen.

Es ist möglich nach einer Konto-Löschung wieder ein Konto zu erstellen. Dieses wird auch wieder in allen automatisch gewarteten Gruppen eingetragen. Alle Daten die vor diesem Zeitpunkt liegen sind aber nicht mehr einsehbar.

Räume

Lebensdauer von Nachrichten

Ein Chat ist zum austauschen von aktuellen Nachrichten gedacht. Ein Chat kann daher nicht zur Dokumentation genutzt werden. 

Die Nachrichten in Matrix haben grundsätzlich eine Lebensdauer und werden nach deren Ablauf gelöscht. Das ist ein nicht änderbares Feature dieses Systems.

Auf dem Server der TU Wien ist die Standard-Lebensdauer auf 2 Jahre eingestellt. 

In Räumen, deren Owner man ist, kann das aber in beide Richtungen verändert werden.

Dazu öffnet man die "Developer Tools/Entwicklungswerkzeige" indem man im gewünschten Raum m Feld zum Schreiben von Nachrichten "/devtools" eingibt und absendet. Damit öffnet sich der "Developer Tools"-Dialog. Dort wählt man den Punkt "Raumstatus erkunden → Benutzerdefiniertes Status-Event senden" aus und gibt als Event Type "m.room.retention" ein. Als Event Content definiert man:

{
    "max_lifetime": 63072000000
}

Mit "Send" schickt man das Event an den Server. Den Wert erhält man mit: 1000*60*60*24*<Tag Lebensdauer>

Egal wie hoch man den Wert einstellt, ist durch den Server die Maximale Lebensdauer hart mit 10 Jahren (3650 Tage) begrenzt.

Sollte eine Dokumentation unbedingt notwendig sein, so kann der Raum regelmäßig exportiert werden und in einem Wiki oder Webserver abgelegt werden. 

Wichtig

Wenn die maximale Lebensdauer verlängert wird so müssen die Mitglieder des Raumes darüber nach DSVGO informiert werden. 

Werden die Raumdaten exportiert und abgelegt so ist dafür eine gesonderte Datenschutzvereinbarung notwendig!


Verschlüsselung

Wozu brauche ich Verschlüsselung?

Wenn Sie zu Beginn nicht direkt in einen verschlüsselten Raum eingeladen werden, kann die Einrichtung der Verschlüsselung auf später verschoben werden. Wir empfehlen Ihnen jedoch unbedingt eine Verschlüsselung einzurichten. Die Verschlüsselung Ihrer Kommunikation ist ein entscheidender Faktor, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Besonders im Austausch mit TU-externen Parteien ist die Verschlüsselung unerlässlich, um Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Nur wenn Sie ausschließlich mit TU-Kollegen kommunizieren, kann die Verschlüsselung deaktiviert bleiben.

Sind alle meine Nachrichten verschlüsselt?

Nein, Nachrichten werden nur in Räumen mit aktivierter Verschlüsselung verschlüsselt. Sie können die Verschlüsselung aktivieren, indem Sie zu Raumeinstellungen gehen.

Dort können Sie im Reiter Sicherheit die Verschlüsselung aktivieren. Sobald sie aktiviert wurde, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.

Ich habe mich an einem zweiten Gerät angemeldet und kann meine Nachrichten nicht lesen

Verschlüsselte Nachrichten sind erst sichtbar, nachdem die neue Anmeldung verifiziert wurde. Dafür können Sie entweder

  • Sicherheitsschlüssel oder Sicherheitspassphrase am neuen Gerät eingeben (diese wurden beim ersten Login festgelegt), oder
  • Die zweite Anmeldung interaktiv verifizieren (man vergleicht Emoji zwischen der ersten und der zweiten Anmeldung).

Weitere Infos dazu gibt es auf der Seite Verschlüsselung.

Was bedeutet das rote/grüne Symbol oben im verschlüsselten Raum?

Wenn ein verschlüsselter Raum ein grünes Symbol neben dem Raumnamen hat, bedeutet dies, dass Ihr Gerät jedem anderen Gerät in diesem Raum vertraut. Dies ist der Goldstandard.
Wenn stattdessen ein rotes Symbol neben dem Raumnamen erscheint, bedeutet dies, dass einem oder mehreren Geräten nicht vertraut wird.

Wenn wir aus historischen Gründen von „Gerät“ sprechen, meinen wir nicht Ihr Telefon oder Ihren Laptop - Sie erstellen jedes Mal ein neues „Gerät“, wenn Sie sich bei Matrix anmelden (und zerstören es wieder, wenn Sie sich abmelden).

Organisatorisches

Welche Anwendungsfälle hat TUmatrix?

TUmatrix soll nicht zu Dokumentationszwecken verwendet werden. Bitte verwenden Sie hierzu die vorgesehenen Tools, speichern Sie relevante Chatverläufe gegebenenfalls an diesen Stellen ab (Nachrichtenverlauf exportieren). Nachrichten die älter als ein Jahr sind werden automatisch gelöscht.

TUmatrix ermöglicht die Föderation, also die Kommunikation mit Nutzern auf anderen Servern. Dies erweitert die Reichweite der Kommunikation erheblich. Die Inhalte, die auf anderen Servern erstellt oder geteilt werden liegen außerhalb der Verantwortung der TUW. Nutzer_innen sollten dies im Hinterkopf behalten und entsprechend vorsichtig sein.

TUmatrix ermöglicht die Kommunikation mit verschiedenen Partneruniversitäten (Welche anderen Universitäten verwenden Matrix?).

Vermeiden Sie es, unbestätigten oder potenziell gefährlichen Gruppen beizutreten, wie z.B. sogenannten „Cryptoscam“-Gruppen.

Persönliche Chats, insbesondere solche, die nicht im akademischen Kontext stehen (z.B. Gaming-Accounts), sollten ebenfalls nicht über TUmatrix abgewickelt werden.

Wie kann ich externe Personen einbinden?

Bei Matrix handelt es sich um eine föderiertes System. Daher können alle Angehörige von Universitäten, auf denen Matrix bereits ausgerollt ist, mit ihren Usern in Chats auf TUmatrix eingeladen werden.

Auf Universitäten, die Matrix noch nicht nutzen, und externe Personen können ein Account bei https://app.element.io oder einem Matrix Provider ihrer Wahl ein Account kreieren. Mit diesem können sie dann ebenfalls zu TUmatrix eingeladen werden.

Räume in welche externe Personen mitarbeiten werden, sollen mit aktiver Verschlüsselung angelegt werden.

Da bei der Föderation Daten aus den jeweiligen Räumen auch auf externe Systeme gespiegelt werden, kann durch die Verschlüsselung sichergestellt werden, dass die Konversationen nicht von Unbefugten dort gelesen werden.

Von der Einrichtung von "weiteren Mitarbeitern" würden wir abraten, da diese Lösung für Sie einen relativ hohen Verwaltungsaufwand erzeugen würde (regelmäßige Verlängerung).

Welche anderen Universitäten verwenden Matrix?