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DescriptionZOOM Meeting
Internet-Addresshttps://tuwien.zoom.us/
Type of the toolonline meeting tool
Costsfree of charge for TU employees and students
Account-Application

Zoom must be ordered free of charge before the first login.

Link for students:  http://www.sss.tuwien.ac.at/sss/zoo/

Link for employees: https://oase.it.tuwien.ac.at/22862069.asHTML

AccessibilityVery good! Very good operability of the keyboard. Very good interface for screen reader and braille lines.

Brief description

ZOOM is an online service for web conferences. You can present the whole screen or only selected applications. It is also possible to give the control of mouse and keyboard to all or selected participants. Furthermore, this tool offers the possibility to send text messages and data files.

Examples of use

  • Hold interactive online lectures
  • Meetings with TU Wien colleagues or external partners
  • Individual exams

  • Inviting guest lecturers
  • Debriefing on exercises
  • Holding collaborative meetings with whiteboards for meetings of artefacts like sketches, drafts etc.
  • Conducting polling meetings

Participation in a Zoom meeting

Participation is possible both via a specific Zoom client to be installed locally and without it via a web browser, and there is the possibility to participate in meetings via dial-in using a telephone. Dial-in numbers for telephone participation are available for more than 90 countries:

Zoom Dial-in numbers for selected countries
Austria+43 72 011 5988
+43 120 609 3072
+43 12 535 501
+43 12 535 502
+43 670 309 0165
Germany+49 69 7104 9922
+49 30 5679 5800
+49 69 3807 9883
+49 695 050 2596
USA+1 669 900 6833 (San Jose)
+1 253 215 8782 (Tacoma)
+1 301 715 8592 (Washington DC)
+1 312 626 6799 (Chicago)
+1 346 248 7799 (Houston)
+1 646 876 9923 (New York)

By default, the dial-in numbers of the following countries are displayed in Zoom's meeting invitations:

  • Austria
  • Germany
  • USA
  • Great Britain

Under the following link, this list can be personalized in your own settings: https://tuwien.zoom.us/profile/setting?tab=telephony

If the list of countries with dial-in numbers is not to be customized permanently, but only for a meeting, this can also be done directly when scheduling or editing a meeting. The corresponding link can be found in the "Audio" section on the editing page of a Zoom meeting on the web or in the desktop application or mobile app. For more details, see the official Zoom documentation.

Video instructions TU (<2 min) basics

Features & How To

Login

Zoom must be ordered free of charge before the first login. See the "Order" section below.

Zoom uses the single sign-on service of the TU Wien, therefore the TU account is used to log in to Zoom.

Web


Desktop (Windows / Linux / Mac OS X)

  • Open the desktop app
  • Click on "Log in with SSO".
  • Enter the company domain "tuwien"
  • Clicking on "Continue" automatically redirects to the TU Wien login page.

  

iOS

  • Open the app
  • Click on "Log in"
  • Click on "SSO"
  • Enter the company domain "tuwien"
  • Clicking on "go" automatically redirects to the TU Wien login page.

  


Android

  • Open the app
  • Click on "Log in"
  • Click on "SSO"
  • Enter the company domain "tuwien"
  • Clicking on "Continue" automatically redirects to the TU Wien login page.

  

CheatSheets

To give you a quick overview of the dashboard of your Zoom Client, we have created a short CheatSheet with the most important functionalities in both English and German.

Accessibility

  • Very good! Very good keyboard operability, very good interface for screen reader and braille display. 

Licenses

At ZOOM, only the lecturer needs a registered account. Within seconds and without installing anything, listeners and conference participants can also join via the link using a browser or free Apps.

Education license of the TU Wien

  • Maximum 300 participants per meeting
  • Maximum 24h per meeting
  • Unlimited number of meetings
  • Recording of conferences locally on your own computer or in the Zoom Cloud

Order

Students

Zoom licenses can be obtained from the Student Software Service: http://www.sss.tuwien.ac.at/sss/zoo/

Employees

Zoom licenses can be obtained via the Campus Software Service: https://oase.it.tuwien.ac.at/22862069.asHTML


Do you need Zoom meeting rooms with a capacity of more than 300 participants for your course or for another teaching purpose at TU Wien?

If so, contact the TU Vienna Zoom support team at support@zoom.tuwien.ac.at or come to the Distance Learning Team's online office hours (Tuesdays and Thursdays from 16-17 in Zoom). We have a limited number of large licenses that we can assign to TU employees for a certain period of time in justified cases, depending on availability.

Support

E-Mail ticketing system: support@zoom.tuwien.ac.at

Further Information

Notes

Currently, the conference tool ZOOM is primarily used for courses, therefore commercial licenses were purchased. The free version of ZOOM is not GDPR compliant in its current version and may not be used at TU Wien. More information about ZOOM can be found at Distance Learning Good Practice - Tools.

If you are invited to a videoconference, you do not have to provide any personal data as a participant and you can anonymize your IP address by connecting via a VPN beforehand. Further precautions for data security are to be set by the organizers. The most necessary security settings are mandatorily set by the administrator of the TU Wien's ZOOM client (at the TSC), recognizable by a grayed-out button; these cannot be changed by a meeting organizer. Other settings are preset to be privacy-friendly, but these can be changed.

GoToMeeting can be used as an alternative to this, but it should be noted that GoToMeeting is not barrier-free and no privacy-friendly default settings can be made by the TSC or TU.it. Both tools in the current version are not suitable for the transfer of sensitive data, for this the tool MS Teams is suitable. More information about MS Teams can be found under Microsoft Teams (Skype for Business).

In general, the following applies to these applications:

  • Do not create public meetings without password lock, but use the possibility to protect your meeting by password.
  • In some applications there is also the possibility to create a waiting room and control the access of participants.
  • Do not share the link to a meeting in publicly accessible places (for example, social media accounts), but send the link directly to the invited people.
  • If possible, make meeting documents or teaching materials available only via TU platforms such as TUWEL, TISS, ownCloud, and coLab (in TISS and TUWEL, the allowed file size has been increased to 250 MB). If you make the data available on the institute's own web servers, the access data must be transmitted via TISS/TUWEL.
  • Make sure that only you as the organizer can share the screen.
  • Make sure that all participants are using the latest version of the application.



33 Comments

  1. Hallo, werden große Meetings mit bis zu 500 Teilnehmern bis zum Semesterende möglich sein? (derzeit nur bis Ende März verfügbar).

    1. Lieber Sebastian, mit der aktuellen Testlizenz können wir bis zum 6.April große Meetings explizit freischalten, wenn gewünscht. Diese große Meetings erlauben max. 500 Teilnehmer*innen. Alternativ können wir aktuell auch für Lehrende (auch bis zum 6.April) die Nutzung von Webinaren freischalten, diese sind für Teilnehmer*innenzahlen zwischen 100 und 10.000 gedacht. Wir sind aktuell in Verhandlungen mit dem Rektorat sowie Zoom und hoffen bald eine Tool-Entscheidung bekanntgeben zu dürfen. Liebe Grüße, Gergely

    2. Es gibt eine Verlängerung von Zoom bis Ende April.

  2. Die Aufhebung des Zeitlimits von 40 Minuten bei zoom scheint beendet zu sein. Plant die TU Wien den Ankauf von Lizenzen?


    1. Lieber Hr. Aumayr, ja aktuell bis zum 6.April können Sie die Webmeeting-Räume zeitlich unlimitiert nutzen. Die Planung von Lizenzen über dem 6.April ist in Arbeit, wir sind aktuell in Verhandlungen mit dem Rektorat sowie Zoom und hoffen bald eine Tool-Entscheidung bekanntgeben zu dürfen. Herzliche Grüße, Gergely Rakoczi

    2. Es gibt eine Verlängerung von Zoom bis Ende April.

  3. Will the TU Wien pro/business account of Zoom be further extended, after March?

    1. Dear Ms. Kovacs, we are currently in negotiations with the rectorate and Zoom and hope finding a technology solution for webconferencing soon. The current licences are valid until April 6th. Best regards, Gergely Rakoczi

  4. Liebe Kolleg_innen! Sie beachten bei der Verwendung von Zoom sicher, dass dieses Produkt das Facebook der Meeting-Software ist?
    Das heißt nicht, dass Zoom nicht für alles, was Sie auch auf Youtube stellen würden, bestens geeignet ist, aber nicht für vertrauliche Dinge.
    Das fiel auch bereits Erich Moechel von FM4 auf (smile) - der GCHQ hat in Großbritannien die Verwendung von Zoom durch Behörden eingeschränkt.

  5. Ist eine Verlängerung der Zoom-Lizenz bis Semesterende angedacht? Ich habe heute 2 externe Lektoren für deren Blocklehrveranstaltungen im Mai eingeschult und nicht dran gedacht, dass die Lizenz auslaufen könnte. :-/ Beste Grüße, Sandra Trenovatz

    1. Liebe Fr. Trenovatz, ja Vertragsverhandlungen laufen gerade und ich höre positive Signale. Eine fixe Zusage habe ich aber noch keine wahrgenommen (bin nicht aktiv an den Verhandlungen beteiligt). Herzliche Grüße, Gergely Rakoczi

    2. Die Lizenz wurde nun auf ein Jahr verlängert.

  6. Man sieht mich etwas ratlos..

    Laut Data security measures for home office soll die freie Version von Zoom aufgrund nicht gegebener DSGVO-Konformität an der TU Wien nicht verwendet werden.

    Für mich als Laien sieht es allerdings so aus, als wären die TU-Zoom-Accounts vom Type Zoom Basic, also vom nicht zu verwendenden Typ.

    Übersehe ich hier etwas?

    m.f.G. Gerhard Schneider

    1. Lieber Hr. Schneider, meiner Informationen nach kann in der bezahlten Pro-Version, welche in den aktuellen Verhandlungen angestrebt wird, die verarbeitende Server-Region (im Gegensatz zur kostenfreien Basic-Version) bestimmt werden. Dies federt einen der größten Kitikpunkte ab. Weiters arbeitet Zoom auch fortlaufend an der Nachbesserung seiner Privacy-Funktionen. Herzliche Grüße, Gergely Rakoczi

      1. Gut, stellen wir die Frage anders:

        Kann zum derzeitigen Stand der Dinge mit unserer Zoom-Lizenz das Video-Ident-Verfahren für Online-Prüfungen verwendet werden, ohne dass wir gegen die Vorschriften der TU Wien betreffend DSGVO verstoßen?
        Wir hatten vor, in wenigen Tagen damit Online-Prüfungen abzuhalten.

        1. Sehr geehrter Herr Schneider,

          wenn Sie https://zoom.us/account aufrufen und mit Ihrer TU Wien E-Mail Adresse eingeloggt sind und dort den Kontotyp "Kostenlos" sehen und keinen Kontonamen, dann verwenden Sie die freie Version von Zoom. Wenn Sie dort den Kontonamen "Technische Universität Wien" sehen, dann verwenden Sie das Zoom der TU Wien, in dem für den Datenschutz bereits Einstellungen vorgenommen worden sind.

          1. Danke, dann scheint dieser Kontotyp richtig zu sein, und alles hat sich in Wohlgefallen aufgelöst..

            1. Der Kontotyp ist richtig und seit gestern Nachmittag ist es kein kostenloser Test mehr, sondern ein Education Account.

  7. Können Sie uns schon sagen, ob es eine weitere Verlängerung der Zoom-Lizenz geben wird? (bis wann?) Beste Grüße, Kathleen Jimenez

    1. Ja, Zoom wurde jetzt auf ein Jahr verlängert.

      1. Super. Danke für die rasche Antwort!

  8. iPad als Eingabescreen im TU-net verwenden.

    ZOOM bietet ja die Möglichkeit den Bildschirm eines iPads über AirPlay einzubinden. Dazu muss allerdings das iPad und der PC/Mac auf dem die ZOOM-Session läuft im gleichen Subnetz sein. Dieses Szenario habe ich bei online-Vorlesungen im Homeoffice gerne verwendet, da ich die Präsentationen vom iPad mache und dort auch mit dem Stift gut anmerkungen hinzufügen kann. Gleichzeitig ist es möglich am Bildschirm des PCs die Teilnehmer und den Chat im Auge zu behalten. Dadurch kann man interessante interaktive Settings schaffen. Von meinem TU-schreibrtsich aus funktioniert das leider nicht, da das subnetz des Instituts und das EDUROAM-Wlan unterschiedliche Subnetze sind.

    Lässt sich dieses Problem lösen? Wenn ja Wie? Ich möchte nicht unbedingt dafür einen eigenen VPN-Zugang zum Institutssubnetz einrichten und wer weiss, ob dann AirPlay über VPN läuft.

    Liebe Grüße, Bodo Schmiedmayer

    1. Die Anfrage wäre wahrscheinlich bei help@it.tuwien.ac.at besser aufgehoben, wenn es um die Frage der technischen Machbarkeit seitens des Netzwerks geht. Ich vermute, dass es sogar zu Problemen kommen könnte, wenn sich der PC am TU-Schreibtisch und das iPad im selben EDUROAM-Wlan befinden. Aber genau beantworten können das nur die Netzwerker der TU.it.

  9. Wegen der Barrierearmut würde ich gerne Untertitelung mit einbinden, die dazugehörige Einbindung der Software (otter.ai) wurde mir allerdings abgelehnt.  Wie kann ich meine Veranstaltungen live automatisch untertiteln lassen?  Ich sehe dazu nichts oben, außer dass Screenreader Freundlichkeit gegeben ist, was allerdings nicht im Bezug auf Audio Transkription für Gehörlose hilft... 

    1. Wenn Sie Ihre Anfrage an support@zoom.tuwien.ac.at schicken, dann können sich die Kollegen das anschauen.

  10. In einer bevorstehenden Veranstaltung besteht die Möglichkeit, dass wir die Personengrenze von 300 ankratzen bzw überschreiten könnten. Gibt es die Möglichkeit (temporär) größere Lizenzen freigeschalten zu bekommen? Möglicherweise bis zu 500 Teilnehmer?
    Herzlichen Dank

    1. Lieber Hr. Stampfer, ja wir haben begrenzte Lizenzen, die Meetings mit 300+ Teilnehmer_innen unterstützen. Richten Sie Ihre Anfrage an support@zoom.tuwien.ac.at und geben Sie uns bekannt wann, für welches Event und ca. wieviele Teilnehmer_innen Sie erwarten. Wir prüfen dann die Verfügbarkeit von den erweiterten Lizenzen und geben Ihnen Bescheid.

      1. Eine entsprechende Anfrage wurde bereits übermittelt. #74169 

  11. Liebes Support-Team! Wird es im nächsten Semester (Sommersemester 2021) hinreichend viele ZOOM-Lizenzen für das gesamte Semester geben? Vielen Dank!

    1. Liebe Fr. Hunger Brezinova, aktuell habe alle Lehrende, Mitarbeiter_innen und Studierende eine Education-Lizenz zur Verfügung. Unsere Lizenz mit Zoom geht bis Mitte Mai und wird sind bemüht diese zu verlängern.

  12. Frage zu einer Fachveranstaltung die wir als future.lab (Fakultät Architektur + Raumplanung) am 7. Mai online veranstalten werden.
    Gibt es die Webinarfunktion bei den TU Zoom Lizenzen? Wir würden gerne bis 500 Zuseher*innen empfangen plus einen Livestream über Facebook implementieren. 

    LG Jakob Pesendorfer 
     

    1. Sehr geehrter Herr Pesendorfer,

      die Webinarefunktion ist bei begründetem Bedarf und auf Anfrage verfügbar. Ihr korrespondierende Ticketanfrage von gestern wurde heute beantwortet.