Skype for Business was replaced by Microsoft Teams.
Microsoft Teams can be used as browser version or as desktop application (also for Linux). In addition, apps for mobile devices are available. Teams is integrated in the Microsoft 365 environment. Thus co-operative work like working together on documents at the same time can be done with integrated tools.
The co-opearation of students and teachers is addressed by the available education version. More information can be found in the following quick-start guide:
Teams can also deal with large events >100 participants. This functionality is called live-event and requires an additional license.
Furthermore, there is the possibility to record events (also smaller meetings) and to make them available to the not present participants later. This is a standard feature. Please note the maximum available storage space for videos.
To receive a Microsoft account please order it (for free) as an employee at https://oase.it.tuwien.ac.at/21943345.asHTML and as a student at http://www.sss.tuwien.ac.at/sss/mso/
https://www.microsoft.com/en-gb/microsoft-teams/download-app
If there are problems updating existing installations, the latest versions can be obtained from TU.it software support.
Authentification is effected via Single Sign On (TUaccount). Log in with your generic e-mail address (firstname.surname@tuwien.ac.at or matricluationnumber@tuwien.ac.at) and TUpassword.
Skype for Business is already canceled by Microsoft. The desktop client may not be used at this time as it does not support SSO. Microsoft recommends using Teams instead. Teams can interact with Skype for Business.
Using Teams, all participants with an e-mail address ending on tuwien.ac.at, student.tuwien.ac.at and alumni.tuwien.ac.at must apply for/have their own account. External persons can be added (with limited rights) by yourself.
Hinweise
INFOSEC Note - Web Conferences
INFOSEC Hinweis - Webkonferenzen
Aktuell wird für die Durchführung von Lehrveranstaltungen primär das Konferenztool ZOOM verwendet, deshalb wurden kommerzielle Lizenzen gekauft. Die freie Version von ZOOM ist in der derzeitigen Ausführung nicht DSGVO konform und darf an der TU Wien nicht verwendet werden. Weitere Informationen zu ZOOM finden sich unter Distance Learning Good Practice - Tools.
Werden Sie zu einer Videokonferenz eingeladen, müssen Sie als Teilnehmer_in keine personen bezogenen Daten bekannt geben und sie können ihre IP-Adresse anonymisieren indem sie sich zuvor über ein VPN verbinden. Weitere Vorkehrungen zur Datensicherheit sind von den Veranstalter_innen zu setzen. Die notwendigsten Sicherheitseinstellungen werden vom Administrator des ZOOM-Mandanten der TU Wien (beim TSC) zwingend eingestellt, erkennbar durch eine ausgegraute Schaltfläche, diese können durch einen Organisator eines Meetings nicht verändert werden. Andere Einstellungen sind datenschutzfreundlich voreingestellt, diese können aber verändert werden.
GoToMeeting kann als Alternative dazu verwendet werden, allerdings ist zu beachten, dass GoToMeeting nicht barrierefrei ist und keine datenschutzfreundlichen Voreinstellungen durch das TSC oder TU.it vorgenommen werden können. Beide Tools sind in der momentanen Version nicht für die Übertragung von sensiblen Daten geeignet, hierfür eignet sich das Tool MS Teams. Nähere Informationen zu MS Teams finden sich unter Microsoft Teams (Skype for Business).
Generell gilt für diese Anwendungen Folgendes:
- Erstellen Sie keine öffentlichen Veranstaltungen ohne Passwortsperre, sondern nutzen Sie die Möglichkeit Ihr Meeting mittels Passwort zu schützen.
- Bei manchen Anwendungen gibt es auch die Möglichkeit einen Warteraum einzurichten und den Zutritt von Teilnehmer_innen zu kontrollieren.
- Teilen Sie den Link zu einem Meeting nicht an öffentlich zugänglichen Orten (beispielsweise in Social Media Accounts), sondern schicken Sie den Link direkt an die eingeladenen Personen.
- Stellen Sie Unterlagen für Meetings oder Lehrmaterial nach Möglichkeit nur über TU-Plattformen wie TUWEL, TISS, ownCloud und coLab zur Verfügung (in TISS und TUWEL wurde die zulässige Dateigröße auf 250 MB hinaufgesetzt). Wenn Sie die Daten auf institutseigenen Webservern zur Verfügung stellen, sind die Zugangsdaten über TISS/TUWEL zu übermitteln.
- Stellen Sie sicher, dass nur Sie als Organisator_in den Bildschirm teilen können.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer_innen die aktuellste Version der Anwendung nutzen.