NameMicrosoft Teams
Direct entry
Tool typeOnline-Meeting-Tool
Account requestMicrosoft-Konto: Campussoftware-Product, Studentensoftware-Product
Costsfree for TU employees and students
AccessibilityAccessibility overview

How to use Teams with accessibility tools

Skype for Business was replaced by Microsoft Teams.

Microsoft Teams can be used as browser version or as desktop application (also for Linux). In addition, apps for mobile devices are available. Teams is integrated in the Microsoft 365 environment. Thus co-operative work like working together on documents at the same time can be done with integrated tools.

The co-opearation of students and teachers is addressed by the available education version. More information can be found in the following quick-start guide: 


Tips for making your Microsoft Teams meeting accessible
Major events and offline information

Teams can also deal with large events >100 participants. This functionality is called live-event and requires an additional license.

Furthermore, there is the possibility to record events (also smaller meetings) and to make them available to the not present participants later. This is a standard feature. Please note the maximum available storage space for videos.

Applying for a Microsoft account

To receive a Microsoft account please order it (for free) as an employee at and as a student at


If there are problems updating existing installations, the latest versions can be obtained from software support.


Authentification is effected via Single Sign On (TUaccount). Log in with your generic e-mail address ( or and TUpassword. 


Skype for Business is already canceled by Microsoft. The desktop client may not be used at this time as it does not support SSO. Microsoft recommends using Teams instead. Teams can interact with Skype for Business.

User groups

Using Teams, all participants with an e-mail address ending on, and must apply for/have their own account. External persons can be added (with limited rights) by yourself.


INFOSEC Note - Web Conferences

Currently, the conference tool ZOOM is primarily used for courses, therefore commercial licenses were purchased. The free version of ZOOM is not GDPR compliant in its current version and may not be used at TU Wien. More information about ZOOM can be found at Distance Learning Good Practice - Tools.

If you are invited to a videoconference, you do not have to provide any personal data as a participant and you can anonymize your IP address by connecting via a VPN beforehand. Further precautions for data security are to be set by the organizers. The most necessary security settings are mandatorily set by the administrator of the TU Wien's ZOOM client (at the TSC), recognizable by a grayed-out button; these cannot be changed by a meeting organizer. Other settings are preset to be privacy-friendly, but these can be changed.

GoToMeeting can be used as an alternative to this, but it should be noted that GoToMeeting is not barrier-free and no privacy-friendly default settings can be made by the TSC or Both tools in the current version are not suitable for the transfer of sensitive data, for this the tool MS Teams is suitable. More information about MS Teams can be found under Microsoft Teams (Skype for Business).

In general, the following applies to these applications:

  • Do not create public meetings without password lock, but use the possibility to protect your meeting by password.
  • In some applications there is also the possibility to create a waiting room and control the access of participants.
  • Do not share the link to a meeting in publicly accessible places (for example, social media accounts), but send the link directly to the invited people.
  • If possible, make meeting documents or teaching materials available only via TU platforms such as TUWEL, TISS, ownCloud, and coLab (in TISS and TUWEL, the allowed file size has been increased to 250 MB). If you make the data available on the institute's own web servers, the access data must be transmitted via TISS/TUWEL.
  • Make sure that only you as the organizer can share the screen.
  • Make sure that all participants are using the latest version of the application.


  1. Wird MS Teams auch nach dem Sonderbetrieb wegen der Corona-Pandemie weiterhin für TU-Mitarbeiter zur Verfügung stehen, oder ist das nur eine vorübergehende Lösung für Homeoffice?

  2. MS Teams ist Teil des Microsoft Campusvertrages der TU Wien und als solches unabhängig vom Sonderbetrieb und steht zur Verfügung, solange Microsoft dieses Produkt im Campusvertrag inkludiert.

  3. Ich habe MS Teams in der Liste der Campussoftware nicht gefunden. Ist geplant dann dann zukünftig Gebühren einzuheben, wenn ja in welcher Höhe?

  4. MS Teams war bis vor 5 Minuten in der Campusliste, ist aber nun aufgrund der Änderung des Bestellprozesses kurz nicht sichtbar. Ms Online Konto (enthält Teams) ist als dauerhaftes free Produkt geplant.

  5. Die aktuelle "Naming Policy" bzgl. dem Erstellen von neuen Teams ist unbedingt verbesserungswürdig.

    Würde z.B. Mara Mustermensch aus dem Fachbereich "E123-04-5 Fachbereich für E-Mail Signaturen" ein neues Teams mit dem Namen "Projekt1" anlegen so würde die aktuelle Naming Policy den Teams Namen zu "Teams_Projekt1Fachbereich für E-Mail Signaturen (E123-04-5)" verbessern.

    Folgende Punkte:

    • Das vorangehende "Teams_" erfüllt keinen Mehrwert für Nutzer.
    • Hinter dem selbst zu wählenden Namen der Naming Policy fehlt entweder ein Leerzeichen oder ein _. Nach der aktuellen Regelung wird das einfach drangehängt und ist somit eine Mischung aus Camel- und Snakecase.
    • Überdenken ob diese Naming Policy generell einen Mehrwert besitzt oder ob sie weg kann.

    Kurt Rosivatz Christian Beck

    Ich schreib auch gerne ein Ticket wenn nötig oder das mein Anliegen unterstreicht.

    1. Die Namenskonvention wurde als Maßnahme der Governance eingeführt. Hintergrund: Jedes Team erstellt automatisch eine Gruppe. Daher müssen diese Gruppen von anderen Gruppennamen getrennt werden, weil es sonst zu Konflikten kommen wird. Man kann daher die Art der Namensgebung verändern, aber nicht entfernen.
      Geplant war eigentlich nur, Teams_ voranzustellen. Der Fachbereich am Ende sollte so nicht verwendet werden. Ich werde das intern besprechen.

      1. Update zu den EInstellungen. Aus derzeit nicht geklärten Gründen, wurde als Suffix das Department gesetzt. Dies ist definitiv nicht so geplant. Wir haben daher das Suffix entfernt. Neue Teams werden daher mit Teams_Teamname erstellt. Alle falsch erstellten Teams können nun entsprechend umbenannt werden. Sorry für die entstandenen Unannehmlichkeiten.