Papierbasierte Online Prüfungen: Do´s and Don'ts für eine erfolgreiche Durchführung

Die Abwicklung von fairen Online Prüfungen ist eine Angelegenheit, die sowohl Studierende als auch Lehrende vor Herausforderungen auf mehreren Gebieten stellt: die Auswahl einer geeigneten Prüfungsmethode, die Verfügbarkeit der technischen Infrastruktur, die Sicherheit im Umgang mit den gewählten Tools.

Dazu kommt, dass diese Form der Prüfung beiden Seiten ein gewisses Maß an Vertrauen abverlangt: von Lehrenden das Vertrauen, dass Studierende die Situation nicht ausnutzen, um nicht erlaubte Hilfsmittel einzusetzen, von Studierenden, indem sie bei Prüfungen im Rahmen einer Videokonferenz oftmals Einblick in private Räumlichkeiten geben müssen.

Zu den bekanntesten Hindernissen für Studierende bei der Erfüllung der erwarteten technischen und räumlichen Voraussetzungen zählen fehlende Drucker und internetfähige Endgeräte in mehrfacher Ausführung sowie Zweibettzimmer im Studentenheim mit beschränktem Raum und entsprechenden Rückzugsmöglichkeiten.

Alles zusammen ergibt eine Situation, in der eindeutige Kriterien und klare Kommunikation für alle Beteiligten von Beginn an unbedingt notwendig sind. Entsprechende Unterstützungs-angebote oder Alternativmöglichkeiten werden von der TU Wien bereitgestellt. Die erfolgreiche Organisation dieser Lösungen hängt von den Faktoren Zeit und Zahl ab. Nur wenn die Notwendigkeit von Alternativen rechtzeitig bekannt gemacht wird (also 2 Wochen vor dem konkreten Prüfungstermin) können entsprechende Alternativangebote gewährleistet werden.

Das folgende Dokument behandelt – aus der Sicht der Lehrenden – die wesentlichsten Punkte für die erfolgreiche Abwicklung von Online Prüfungen. Was Sie als Prüfungsverantwortliche_r voraussetzen dürfen bzw. unternehmen müssen, wird unter Dos dargestellt. Was Sie dagegen nicht voraussetzen bzw. tun dürfen, rangiert unter Don'ts. Für bestimmte Ausnahmefälle werden, sofern möglich, explizite Alternativen angeführt, die eine geordnete Prüfung trotzdem möglich machen. 

Bei Bedarf erhalten Sie Anleitungen und Support für die Durchführung Ihrer Online Prüfung:

Über das Kommentierte Inhaltsverzeichnis bzw. die Schritt-für-Schritt-Anleitungen erhalten Sie direkten Zugang zu allen an der TU Wien verfügbaren Informationen zum Online Prüfen.

Über das Ticketsystem (support@tuwel.tuwien.ac.at bzw. support@zoom.tuwien.ac.at) können Sie jederzeit Fragen zu spezifischen Elementen der Prüfungsabwicklung in TUWEL, Zoom Web-Meetings, etc. stellen.

Bei organisatorischen und rechtlichen Fragen informiert Sie gerne das Distance Learning Team.

Und last but not least können Sie mit jeder Art von Fragen in unsere Online Sprechstunde kommen: jeden Dienstag und Donnerstag 16-17 Uhr in Zoom besprechen.

Prüfungssetup

Empfohlen wird ein idealtypisches Prüfungssetup, das die überwiegende Mehrheit der Studierenden realisieren kann:

• Ein Arbeitsplatz, auf dem sich nur die benötigten und erlaubten Hilfsmittel befinden.
• Ein Endgerät mit Internetverbindung, über das die Prüfungsangaben in TUWEL geöffnet werden können.
• Ein Endgerät mit Kamera, das so aufgestellt werden kann, dass der Arbeitsplatz und eventuell (falls notwendig) der Computerbildschirm mit der Angabe für die Prüfungsaufsicht sichtbar sind.
• Lautsprecher und Mikrofon für die Kommunikation mit der Prüfungsaufsicht.
• Eine Möglichkeit, sowohl die verwendeten Prüfungsangaben als auch die Antwortblätter einzuscannen (z.B.: Handy-/Tablet-Kamera, Scanner, Digitalkamera, externe Webcam oder ähnliche geeignete Lösungen).
• Ein Drucker zum Ausdrucken der Angabe ist von Vorteil, ist aber keine zwingende Voraussetzung.

Anforderungen an die Infrastruktur

Räumliche Voraussetzungen seitens der Studierenden

Dos: Es darf vorausgesetzt werden, dass die (allermeisten) Prüfungskandidat_innen 

• über einen Raum verfügen, in dem sie für die Dauer der Prüfung ungestört (allein) bleiben.

Don'ts: Prüfungskandidat_innen dürfen allerdings nicht von der Prüfung ausgeschlossen werden, wenn sie

• diese Bedingung nicht erfüllen können.

Alternative:
Ein Parallelpüfungstermin in Präsenz.

Technische Voraussetzungen seitens der Studierenden

Dos: Es darf vorausgesetzt werden, dass die Prüfungskandidat_innen über 

• zwei Endgeräte mit Webcam und Internetanschluss (z.B. Laptop und Smartphone/Tablet)
• sowie eine stabile Internetverbindung

verfügen.
Don'ts: Prüfungskandidat_innen dürfen nicht von der Prüfung ausgeschlossen werden, wenn sie

• keinen Drucker (im Prüfungsraum) und / oder
• kein drittes Endgerät mit Internetanschluss 

zur Verfügung haben.
Alternativen: 
Wenn kein Drucker vorhanden ist, so können folgende Alternativszenarien überlegt werden:

• Studierende dürfen die Angaben zur Prüfung am Bildschirm anzeigen. Die Tastatur sollte sich, falls technisch möglich, während der Prüfung außer Reichweite der Kandidat_innen befinden. Zum Weiterscrollen kann die Maus genutzt werden.
• Studierende können zur Not die Angabe händisch abschreiben – dafür brauchen sie aber zu Beginn der Prüfung einen zusätzlichen Zeitraum. Auch muss bedacht werden, dass Abschreibfehler entstehen können – die abgeschriebene Angabe ist daher unbedingt mit abzugeben, um dies in der Benotung eventuell berücksichtigen zu können.

Wenn eine oder mehrere der oben genannten Voraussetzungen (Drucker, Zweitgerät) fehlen, können Sie anbieten, dass die betroffenen Kandidat_innen die Prüfung in einem eigens dafür zur Verfügung gestellten Raum an der TU Wien ablegen. Prüfungsräume können Sie bis zwei Wochen vor dem fixierten Prüfungstermin beim Distance Learning Team bestellen. Einfach per E-Mail an distancelearning@tuwien.ac.at. 
Die Aufsicht vor Ort ist hierbei von dem/der Prüfer_in zu organisieren. Sollte der_die Prüfer_in keine vor Ort Aufsicht organisieren können, gibt es die Möglichkeit dies ebenfalls über die Adresse distancelearning@tuwien.ac.at zu melden. 

Abläufe und Entscheidungen

Vor der Prüfung

Dos:

• Kündigen Sie die Prüfungsbedingungen inklusive der technischen und räumlichen Voraussetzungen zu Semesterbeginn, jedenfalls aber – aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation – mindestens drei Wochen vor dem Prüfungstermin an:
  • welche Tools (z.B. Zoom oder GoToMeeting) werden für das Webmeeting verwendet?
  • welche Tools/Geräte können/sollen zum Scannen der Antwortblätter verwendet (und vorher installiert und getestet) werden? (z.B. Adobe Scan für Smartphone und Tablet, CamScanner Free iPhone-App, Office Lens, Adobe Acrobat Pro Studierendenlizenz oder Scanner, Digitalkamera oder ähnliche Lösungen). Weisen Sie hier die Studierenden auch darauf hin, dass sie die PDF-Dokumente so leserlich wie notwendig, und mit so kleiner Dateigröße wie möglich zu erstellen.
  • Empfehlen Sie den Prüfungskandidat_innen, einen Probedurchlauf durchzuführen.

Dafür eignet sich am besten der Punkt „weitere Informationen" im Rahmen der LVA-Beschreibung in TISS, zusätzlich aber auch Push-Informationen via TUWEL.

• Kündigen Sie den Prüfungstermin, "Ort", Ablauf und technische wie räumliche Voraussetzungen in vorgeschriebener Weise an:
  • rechtzeitig (mindestens 14 Tage vor dem fixierten Prüfungstermin)
  • in der LVA-Beschreibung in TISS. Für den Link in ein Zoom Meeting kann in TISS auf TUWEL verwiesen werden um sicherzugehen, dass nur registrierte User Zugriff auf den Link haben.
  • wo findet die Prüfung statt?
• Richten Sie eine Upload-Möglichkeit für diesen Probedurchlauf im entsprechenden TUWEL-Kurs ein.
• Richten Sie ein Webmeeting (Zoom, GoToMeeting, etc.) im entsprechenden TUWEL-Kurs ein. Als Startzeitpunkt wählen Sie (mindestens) 30 Minuten vor dem Beginn der Prüfung.
• Laden Sie die Prüfungsangaben im entsprechenden TUWEL-Kurs hoch und stellen sie auf unsichtbar.
• Kommunizieren Sie Ihren Studierenden den Prüfungsablauf und weisen Sie auf die Möglichkeit hin sich zu melden, falls die Voraussetzungen zur Teilnahme nicht erfüllt werden können.
• Weisen Sie darauf hin, dass Sie einzelne Prüfungskandidat_innen im Anlassfall initial via Mikrofon und konsekutiv via privatem Chat oder anderen Kanälen kontaktieren werden.

Don'ts:  

• Ankündigung der Information über die Prüfung existiert ausschließlich außerhalb von TISS (z.B. nur im TUWEL-Kurs). In TISS muss zumindest eine Kurzfassung der Informationen aus TUWEL enthalten sein.

Während der Prüfungs-Session

Dos:

• Sie dürfen verlangen, dass die Kameras aller Prüfungskandidat_innen permanent aktiviert sind, um die visuelle Beaufsichtigung zu ermöglichen. Dazu die entsprechende Bestimmung aus der „Richtlinie Online Prüfungen", §6 (6):

„Anlassbezogen, insbesondere im Verdachtsfall, kann der_die Prüfer_in verlangen, dass der Raum mit der Kamera unter höchstmöglicher Wahrung des Rechts auf Privatssphäre ausgeschwenkt wird, um sicherzustellen, dass sich keine weitere Person außerhalb des Sichtfelds des_der Prüfer_in und keine unerlaubten Hilfsmittel im Raum befinden. Dies ist mit dem_der betroffenen Studierenden in einem gesonderten Breakout Room in ZOOM durchzuführen."

• Beachten Sie die Regelung zur Aufzeichnung von Online-Prüfungen. Diese finden Sie in der „Richtlinie Online Prüfungen".
• Sie dürfen die Prüfungskandidat_innen während der Prüfung über Ihr Mikrofon kontaktieren und nach dieser ersten Kontaktaufnahme auch via Chat oder anderen Kanälen mit ihnen kommunizieren. Dafür ist es erforderlich, dass diese den Lautsprecher permanent aufgedreht haben und das Mikrofon aktivieren, falls sie antworten wollen oder müssen.
• Sie sind berechtigt, anlassbezogen, insbesondere im Verdachtsfall verlangen, dass der Raum mit der Kamera unter höchstmöglicher Wahrung des Rechts auf Privatssphäre ausgeschwenkt wird, um sicherzustellen, dass sich keine weitere Person außerhalb des Sichtfelds des_der Prüfer_in und keine unerlaubten Hilfsmittel im Raum befinden.
• Sie dürfen verlangen, dass die Mikrofone während der Prüfung permanent aktiviert sind. Sollte der Fall eintreten, dass Hintergrundgeräusche übertragen werden und störend auf die Konzentrationsfähigkeit wirken, so können Sie gezielt eingreifen.

Don'ts: 

• Sie sind nicht berechtigt, die Türen des Prüfungsraumes permanent durch eine Kamera überwachen zu lassen.
• Verzichten Sie, wenn kein konkreter Verdacht besteht, während der Prüfung auf stichprobenartige Inspektionen mit Kameraschwenk. Denn das wirkt mit Sicherheit störend auf die Konzentrationsfähigkeit der betroffenen Prüfungskandidat_innen.

Am Ende der Prüfung

Dos:

• Bitte weisen Sie rechtzeitig auf das nahende Ende der Bearbeitungszeit hin: ca. 15% der Prüfungsdauer. (10 Minuten pro Stunde)
• Geben Sie das tatsächliche Ende der Bearbeitungszeit per Durchsage bekannt und erklären Sie gegebenenfalls kurz das abschließende Prozedere.
• Gewähren Sie einen ausreichenden Zeitraum zum Scannen, Konvertieren, Integrieren und Hochladen der Antwortblätter: ca. 10 bis 15 Minuten, je nach Zahl der Blätter.

Nach der Prüfung

Dos:

• Bewerten und benoten Sie bitte die abgegebenen Prüfungsarbeiten so rasch wie möglich. Rückmeldungen sind umso produktiver für den weiteren Lernprozess, je rascher sie kommen.
• Kommunizieren Sie bitte die Prüfungsergebnisse mittels TUWEL-Aufgabe oder über die Bewertungen in TUWEL.
• Bieten Sie bei Bedarf Prüfungseinsicht via Web-Meeting an. Richten Sie idealerweise bereits vor Bekanntgabe der Prüfungsergebnisse mittels dem TUWEL Terminplaner Sprechstundentermine ein.
• Falls Sie eine Aufzeichnung der Prüfungs-Session angelegt haben, löschen Sie diese spätestens vier Wochen nach der Beurteilung.

Don'ts: 

• Sie sind nicht berechtigt, eine Aufzeichnung der Prüfungs-Session länger als vier Wochen nach der Beurteilung zu behalten.