Der Zugang zur Software wird durch Anlegen eines Benutzers ermöglicht. SSO ist bereits implementiert, es kann die generische Email-Adresse mit TU-Passwort zum Login verwendet werden.
Für Mitarbeiter_innen ist Teams als Free-Produkt ohne Freigabeprozess in der Campussoftware bestellbar, und auch Studierende können Teams unentgeltlich ohne den üblichen Bezahlprozess in der Studentensoftware bestellen.
Ist jemand gleichzeitig Mitarbeiter_in und Studierende_r so werden dem Konto mit der Mitarbeiter-E-Mail-Adresse mehrere Lizenzen zugewiesen.
Die Nutzung von Teams ist möglich durch:
- Download und Installation der Desktop-Variante:
https://products.office.com/de-at/microsoft-teams/download-app bzw. auf unserem swsupport unter https://service.it.tuwien.ac.at/swsupport/tools/msteams/ - Per Web-Browser:
https://teams.microsoft.com - Mobile App aus dem App-Store des mobilen Endgeräts
Es häufen sich derzeit die Anfragen zur Synchronisation bzw. gemeinsamen Nutzung der Kalender in MS Teams und MS Outlook, da hier keine automatische Übertragung der Termine stattfindet. Zum aktuellen Zeitpunkt ist es nicht möglich, hier eine Synchronisation durchzuführen, ein Umstand, der Microsoft bereits bewusst ist. Zum jetzigen Zeitpunkt ist nicht bekannt, ob diese Funktion in einem späteren Update eingeführt wird - sollten hierzu weitere Informationen vorliegen werden wir ein entsprechendes Update in diesen FAQ veröffentlichen.
Workaround: Die E-Mail-Software "eM Client" bietet seit Version 8.2 eine volle Unterstützung für die synchronisierte Nutzung von Teams und Outlook-Kalendern an und bietet die Möglichkeit, Termine in beiden Kalendern gleichzeitig zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Der eM-Client in der aktuellsten Version ist über die Software-Liste der TU Software kostenfrei zu beziehen: https://www.it.tuwien.ac.at/services/software/softwarebereitstellung/campussoftware/softwareliste
Apps in Teams
Teams stellt ein umfangreiches Angebot zur Nutzung von zusätzlichen Features und Funktionen bereit, die in Meetings und Team-Kanälen genutzt werden können. Eine kurze Einführung dazu finden Sie unter:
https://support.microsoft.com/de-at/office/f%C3%BCnf-dinge-die-sie-%C3%BCber-apps-in-microsoft-teams-wissen-sollten-747492ee-7cdd-4115-a993-8c7e7f98a3d0?omkt=de-at&ui=de-de&rs=de-at&ad=at
Neben den üblichen Office-Anwendungen wie Word, Excel, Forms & Powerpoint, die einfach via "+"-Symbol als Registerkarte hinzugefügt werden können, zählt dazu unter anderem:
- Microsoft Whiteboard & Freehand - Erstellung und Teilung von räumlich unbeschränkten Whiteboards in Kanälen und Meetings
- Planner - Durchführung von Projektmanagement & Aufgabenplanung
- Microsoft Stream - Erstellen und Teilen von Videos und Bereitstellung von Kanälen
- Microsoft Forms - Einfache Erstellung von Umfragen & Abstimmungen
- Wiki - Möglichkeit zum festhalten von Notizen mit externen Teams ohne gemeinsames Wiki
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der einzelnen Apps wird auf der jeweiligen App-Seite zur Verfügung gestellt.
Gruppenräume stehen seit dem letzten Update zur Verfügung - mit diesem Feature können in Meetings separate Räume erstellt und Mitglieder in diese zugewiesen werden, beispielsweise um Unterpunkte in kleineren Teams zu besprechen.
Gruppenräume können nur vom Host des Meetings gestartet werden und stehen nur im Desktop-Client zur Verfügung, Mitglieder können jedoch von allen Teams-Interfaces aus darauf zugreifen und in diese eintreten.
Um das Feature nutzen zu können ist es notwendig, die neuen Funktionen zu aktivieren. Dies erfolgt unter "Einstellungen" -> "Allgemein" -> "Neue Besprechungserfahrung aktivieren".
Der Host kann über den neuen Button "Gruppenräume" (Rechts des Symbols "Hand heben") einen neuen Gruppenraum erstellen und diese wahlweise automatisch befüllen lassen oder die Mitglieder manuell verwalten. In der Raumverwaltung kann zusätzlich konfiguriert werden, ob Mitglieder das Recht haben, selbst in die Hauptbesprechung zurückkehren zu dürfen oder ob dies durch den Host erfolgen soll.
Weitere Informationen finden Sie unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-und-verwalten-von-r%C3%BCckzugsr%C3%A4umen-w%C3%A4hrend-kursbesprechungen-vorschau-18b340cd-1106-4fa5-a852-5676614f7e7d
Voraussichtlich werden zukünftig separate Lizenzen zur Nutzung von Meeting- und Besprechungsräumen zur Verfügung gestellt werden. Bis dies umgesetzt ist ist es möglich, als Workaround einen separaten Benutzer hierfür anzulegen, diesen dem Meetingraum zuzuweisen und diesen zu den jeweiligen Besprechungen einzuladen. Sowie die entsprechenden Lizenzen zur Verfügung stehen werden wir Sie umgehend an dieser Stelle darüber informieren.
Es ist nun möglich, komplette Teams inklusive deren gesamten Daten zu archivieren, wodurch diese in einen Read-Only-Zustand versetzt werden. Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung hierzu finden Sie unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/archivieren-und-wiederherstellen-eines-teams-dc161cfd-b328-440f-974b-5da5bd98b5a7
Seit dem letzten Update steht in allen Meetings nun die Lobby-Funktion zur Verfügung. Die Einstellungen hierfür können in den Meeting-Einstellungen (via Kalender, im Fenster für Einladungen oder während eines Meetings in der "Alle Teilnehmer anzeigen"-Oberfläche) vorgenommen werden, wo verschiedene Einstellungen getroffen werden können. "Nur du" legt beispielsweise fest, dass ausschließlich der Host das Meeting betreten kann und alle anderen Teilnehmer in der Lobby warten, bis diese eingeladen werden. Weitere Informationen werden bereitgestellt unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/%c3%a4ndern-der-teilnehmereinstellungen-f%c3%bcr-teams-besprechungen-53261366-dbd5-45f9-aae9-a70e6354f88e?ui=de-de&rs=de-de&ad=de
Microsoft Teams unterstützt jetzt die Speicherung von Besprechungsaufzeichnungen in OneDrive (Business) und Sharepoint zusätzlich zur bisherigen Stream-Variante. Eine genaue Zeitliste der Änderungen sowie eine genaue Anleitung, wie dieses Feature genutzt werden kann, finden Sie unter:
https://docs.microsoft.com/de-at/MicrosoftTeams/tmr-meeting-recording-change
Sie können Ihren in Office 365 genutzten Kalender schnell und einfach in ihrem lokal genutzten E-Mail-Client einbinden. Gehen Sie dafür vor wie folgt:
- Starten Sie O365 und öffnen Sie Outlook.
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
- Klicken Sie ganz unten auf "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".
- Wählen Sie links den Punkt "Kalender", dann den Punkt "Geteilte Kalender".
- Unter "Einen Kalender veröffentlichen" wählen Sie nun im Dropdown-Menü ihren Kalender aus.
- Stellen Sie rechts "Kann alle Details anzeigen" ein, um die Kalendereinträge vollständig zu sehen.
- Klicken Sie auf "Veröffentlichen".
Den so generierten ICS-Link können Sie nun in ihrem lokalen Client verwenden, um den Kalender zu abonnieren.