Blog-Eintrag

16. Jänner 2024 | Christine Cimzar-Egger, .digital office

Kommunikation generell, und der .dblog im Speziellen, haben den digitalen Transformationsprozess an der TU Wien von Anfang an begleitet. Nun werden die Weichen neu gestellt, auch in der Kommunikation.

Der heutige  Blogbeitrag der ".digital aktuell/.dblog-Reihe" ist sozusagen in eigener Sache und - Spoilerwarnung - er wird auch der letzte sein. Seit 2019 haben wir Sie regelmäßig im zweiwöchigen Rhythmus über viele Themen rund um den digitalen Transformationsprozess an der TU Wien informiert. Anfangs ging es sehr stark darum, das Thema überhaupt einmal in die Wahrnehmung zu bekommen, zu erklären worum es bei digitaler Transformation eigentlich geht und auch zu den diversen Informationsveranstaltungen einzuladen. Wir haben die Themen der damals bestehenden Fokusgruppen präsentiert und über die ersten Projekte informiert. Inhaltlich begleitet wurden diese Berichte zusätzlich von generellen Themen aus dem umfangreichen Feld der Digitalisierung. Auch unsere Digitalisierungsprojekte der .dcall-Förderschiene hatten diverse Auftritte in .dblog-Beiträgen, zuletzt durch Unterstützung von Videos über die Ergebnisse der Projekte.

2024 bringt wie jedes Jahr einiges an Neuerungen. Dieses Mal machen diese auch vor dem .digital blog nicht halt. Der .dblog in seiner derzeitigen Form erscheint mit diesem Beitrag zum letzten Mal. Genauso wie das Thema Digitalisierung an der TU Wien für die Zukunft neu aufgestellt wird, wird auch die damit einhergehende Kommunikation neu geplant. Dazu braucht es noch etwas Zeit, aber wir werden Sie wieder informieren, wenn es soweit ist.

Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich bei den zahlreichen Input-Geber_innen, Gesprächspartner_innen und Autor_innen zu bedanken, die diesen Blog gemeinsam mit dem .digital office mit Leben erfüllt haben. Seit 2019 konnten wir so 112 Blogbeiträge zu unterschiedlichsten Themen veröffentlichen. Herzlichen Dank!

30. November 2023 | Clemens Rauber, .digital office

Mit den Student Life Hacks 2022+ wurden in diesem Jahr mehr Studierende denn je in die Projekte eingebunden. Und die Ergebnisse zeigen, an der TU Wien entwickelt sich vieles genauso weiter, wie es sich die Studierenden wünschen.

In diesem fast abgeschlossenen Jahr wurden bei den Student Life Hacks neue Wege beschritten: Erstmals wurden die Studierenden direkt dazu aufgerufen, die für sie wichtigsten Themen aus einem Themenpool zu wählen. Das Themenpoll entstand an einer vielzahl an Einzelnideen, die über die Jahre an das .digital offie herangetragen wurden, und nun verdichtet, gebündelt und priorisiert wurden. Aus den drei Top Themen, die im Voting hervorgingen, wurden Projekte für die direkte Umsetzung entwickelt. Diese Projekte drehten sich v.a. um den Umgang der Studierenden mit dem breiten Serviceangebot der TU Wien. Dies wurde analysiert, immer mit Fokus auf den Meinungen der Studierenden.

Wo bitte geht's zu den Services für Studierende?

Wie genau der Umgang mit Kalendereinträgen und Kalendern, der Zugang zu den zahlreichen TU-Services und zu Themen für Abschlussarbeiten an der TU Wien aussieht, wurde in den drei Projekten genauer betrachtet.

Zwei der Projekte konnten bereits erfolgreich abgeschlossen werden. Dafür wurden alle Studierenden der TU Wien dazu aufgerufen, sich mit ihrer Meinung zu beteiligen. Der mehrstufige Prozess setze sich aus individuellen Befragungen und Workshops zusammen und wurde von einer groß-angelegten Umfrage begleitet, dadurch wurde es dem Projektteam ermöglicht, vielschichte Einblicke auf bewährte Tools zu erlagen.

Zeitgleich zeigte sich, dass vieles auf der Wunschliste der Studierenden bereits aktiv umgesetzt wird. Die Idee einer individuellen Startseite für das Studium wird mit letzten Update von TUWEL ermöglicht. Auch die Darstellung aktueller Termine entspricht den erhobenen Meinungen der Studierendenschaft. Dadurch können für weitere Entwicklungen kleinere Teilbereiche betrachtet werden, die die Systeme noch weiter verbessern könnten.  

Das Projektteam möchte sich nochmals bei allen Studierenden, die durch ihre Meinung beigetragen haben, bedanken! Ihre Beteiligung macht den Erfolg der Projekte erst möglich.

Danke!

23. November 2023 | Michaela Dereani, .digital office

Aus TUwiki und TUcoLAB wird eine gemeinsame Plattform. Die dafür notwendige Migration der Inhalte konnte nun erfolgreich abgeschlossen werden.

TU coLAB hat vor inzwischen fast drei Jahren - im Jänner 2020 - das Licht der TU-Welt erblickt. Damals wurde es als Projekt mit einem gewissen Laborcharakter gestartet, da die Anwendungsfälle noch nicht alle im Detail klar waren. Das .digital office hat das Projekt angestoßen, um die Lücke einer gemeinsamen digitalen Kollaborationsplattform für alle Mitarbeitenden zu schließen. Die Plattform wuchs über die Jahre rasant, nicht zuletzt durch die veränderten Arbeitsbedingungen durch die Pandemie. Parallel dazu gab es das aus der TU.it enstandene TUwiki, das aber einen anderen Funktionsumfang hatte als TU coLAB, da es auch aus einer anderer Überlegung heraus enstand. Dennoch lag nahe, die beiden Systeme zu einer gemeinsamen Plattform für die TU Wien zu verschmelzen.

Projekt "TU coLAB As A Service" schafft ein gemeinsames System

In diesem Jahr wurde das TU.it-Projekt "TU coLAB As A Service" in Kooperation mit dem .digital office initiitiert, um aus dem "Laborprojekt" ein dauerhaftes Service an der TU Wien umzusetzen. Da TU coLAB deutlich mehr Spaces, Nutzer_innen und einen breiteren Funktionsumfang zu bieten hat, wurde die Entscheidung getroffen, bestehende Spaces aus TUwiki in TU coLAB zu überführen. Die Migration der Inhalte von ca. 30 Spaces aus TU wiki hat letzte Woche erfolgreich stattgefunden. Offen sind noch einzelne Bereiche mit TU.it-eigenen Informationen und persönliche Bereiche, die noch näher beleuchtet werden müssen.

Aus Zwei mach ein - mit allen Vorteilen

Sowohl TUwiki als auch TU coLAB hatten vorteilhafte Features zu bieten. Ziel der Zusammenführung war, das Beste aus beiden Welten zu verbinden. TU coLAB hat deutlich mehr Makros und Plug-ins integriert, diese bleiben nach der Migration selbstverständlich erhalten. Im Gegenzug ist nun die Active Directory (AD)-Anbindung, die man im TUwiki gewohnt war, in TU coLAB möglich. Das bedeutet für Nutzer_innen konkret, dass sie beispielsweise alle Mitarbeiter_innen ihrer im TISS hinterlegten Gruppen ab sofort auch in TU coLAB abbilden können. Der SSO-Zugang über das TU Wien-Login bleibt unverändert erhalten.

In dieser Zusammenführung der unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten für User lag auch die große Herausforderung in der Migration der beiden Systeme: Die die unterschiedlichen Login-Verfahren waren User unterschiedlich angelegt. Daher musste vorab ein händisches User Mapping durchgeführt wurden, um alle User korrekt zu erfassen. Nachdem die Migration nun erfolgreich abgeschlossen werden konnte, ist eine Neuanlage von Spaces für Mitarbeiter_innen der TU nur noch in TU coLAB möglich.

Was sind die nächsten Schritte?

Ein paar Nacharbeiten sind nun noch zu tun, um das System sauber "fertig zu machen". In TU coLAB gibt es derzeit eine größere Anzahl an inaktiven Usern, also die längere Zeit nicht eingeloggt waren. Diese müssen nun bereinigt werden, um keine Probleme mit der in der Lizenz enthalten Useranzahl zu bekommen. Diese Bereinigung ist nun der nächste Schritt. Alle betroffenen Personen werden davor rechtzeitig informiert.

Anfang nächstes Jahr erfolgt der Umstieg auf eine neue Lizenz (dzt. Confluence Server Lizenz. Neu: Data Center Lizenz). Für Nutzer_Innen bedeutet das, dass die vielfach nachgefragte Kalenderfunktion, die aus dem Wiki bekannt ist, dann auch im TU coLAB verfügbar ist.

Was bleibt: Das gewohnte "Look & Feel" von TU coLAB bleibt natürlich erhalten.

19. Oktober 2023 | Clemens Rauber, .digital office

Die Digitalisierungsprojekte der TU Wien wären ohne engagierte Mitarbeiter_innen nicht möglich. Ein wichtiger Teil der Projektteams sind die studentischen Mitarbeiter_innen – StudMAs. Das .digital office lädt regelmäßig zum StudMA-Stammtisch ein, um den Austausch mit und zwischen den Studierenden anzustoßen und ein Dankeschön für den herausragenden Einsatz auszusprechen.  

Von Anfang an wird die digitale Transformation an der TU Wien durch die Beteiligung der TU Mitarbeiter_innen und der Studierenden vorangetrieben und mitgestaltet. Viele der Mitarbeiter_innen in den Projekten erfüllen dabei beide Rollen und stehen neben der Projektmitarbeit auch noch aktiv im Studium.

Ob in ein Projektteam eingebunden oder als treibende Kraft in einem eigenen Projekt, die studentischen Mitarbeiter_innen bringen ihre Perspektive nachhaltig in die Umsetzung der Digitalisierungsprojekte ein. Denn in den .dcall-Projekten und in den Student Life Hacks sind die Ansichten der Studierenden immer gefragt. Um den Austausch, über das eigene Projektteam hinaus zwischen den studentischen Mitarbeiter_innen anzuregen, lädt das Team des .digital office zu verschiedenen Gelegenheiten zum StudMA-Stammtisch ein.

In entspannter Runde können sich so die Studierenden über ihren Projekt- und Universitärenalltag austauschen. Wie ist es an der TU Wien zu studieren? Woher kommt die Motivation sich aktiv an den Projekten zu beteiligen? Wie ist es ein Teil des Teams zu sein? Das und vieles mehr wurde bereits besprochen und diskutiert. Begleitet von Speis und Trank konnten somit neue Bekanntschaften geknüpft und Erfahrungen ausgetauscht werden.  

Nun da wir im neuen Semester stehen und die Projekte in ihrer Umsetzung stetig voranschreiten, wollen wir uns nochmals für das Engagement bei den StudMAs in den Digitalisierungsprojekten bedanken!

Wir freuen uns schon auf den nächsten Austausch! 

4. Oktober 2023 | Nicole Schüller-Buzolich, Customer Services TU.it

USM ist eine strategische Herangehensweise, die Bereitstellung und Verwaltung von Dienstleistungen in den Mittelpunkt stellt. Ziel ist dabei die Maximierung der Zufriedenheit von Studierenden, Mitarbeitenden und anderer Stakeholder.

Die Digitalisierung hat unser Leben in vielerlei Hinsicht verändert, dies gilt ebenso für den Bildungsbereich. Eine der bemerkenswertesten Entwicklungen ist die stärkere digitale Verteilung von Serviceprozessen an unterschiedlichen Stellen der Universität. In diesem Kontext ist die Vision eines gemeinsamen One-Stop-Shops für Services an der TU Wien entstanden, bei der die Bedürfnisse der Studierenden und anderer Universitätsangehöriger im Mittelpunkt stehen. Diese Vision wird derzeit im Rahmen eines .dcall-Projekts an der TU Wien mit ausgewählten Pilotpartnern umgesetzt.

Der One-Stop-Shop-Gedanke: Vereinfachter Zugang zu Services

Die Idee eines gemeinsamen "University Service Managements (USM)" zielt darauf ab, einen möglichst einfachen Zugang zu verschiedenen Dienstleistungen der TU Wien zu schaffen. Es geht darum einen gemeinsamen Anlaufpunkt zu schaffen, an dem Studierende und Mitarbeiter_innen alle ihre Fragen rund um Services an der TU Wien klären können. Die ursprünglicher Idee dazu stammt aus einem .dcall 2021-Projekt. Nachdem die ersten Überlegungen und der Prototyp vielversprechend waren, wurde ein Folgeprojekt genehmigt, um konkrete Anwendungsszenarien für USM zu entwickeln und zu testen.

Die Vision eines ganzheitlichen University Service Managements

University Service Management (USM) ist mehr als nur die Summe von Dienstleistungen. Es beinhaltet die umfassende Planung, Organisation und kontinuierliche Verbesserung von Dienstleistungen für Studierende und Mitarbeiter_innen. Das Ziel besteht darin, die notwendigen Prozesse, Strukturen und Systeme so zu gestalten und zu nutzen, dass die Zufriedenheit der Kund_innen - also der Studierenden und Mitarbeiter_innen - kontinuierlich erhöht wird. Die Grundlage hierfür ist die effektive und effiziente Erbringung von Dienstleistungen, die durch regelmäßiges Nutzer_innenfeedback laufend verbessert wird.

Der One-Stop-Shop für deutliche Zeitersparnis

Die Suche nach Informationen über Dienstleistungen und die Interaktion mit den Servicestellen kann zeitraubend sein. Besonders an einer großen Universität wie der TU Wien ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Eine moderne Service Management Plattform kann dabei helfen, Dienstleistungsprozesse zu digitalisieren und den Bedürfnissen der Kund_innen nach hoher Verfügbarkeit und schnellen Reaktionszeiten besser gerecht zu werden. Durch Self-Service-Optionen kann auf individuelle Anforderungen von Kund_innen flexibel reagiert werden. So kann die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt werden, um sich verändernden Anforderungen anzupassen.

Vorteile für Mitarbeiter_innen

Aber nicht nur die Studierende profitieren von USM. Für Mitarbeiter_innen der TU Wien bedeutet die Bündelung und klare Strukturierung von Anfragen über Serviceportale eine effizientere Kommunikation. Dies führt zu einer verbesserten Transparenz in den Abläufen, selbst in Zeiten von Abwesenheiten von Mitarbeiter_innen - ganz ohne die Notwendigkeit gemeinsamer Postfächer. Prozesse können individuell angepasst und Routineaufgaben automatisiert werden. Darüber hinaus werden alle bearbeiteten Anfragen in Wissenssammlungen dokumentiert, was zu einer Reduzierung von Anfragen und zur Unterstützung der team- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit führt.

Ausblick

Bereits heute existieren konkrete Serviceportale und Workflows mit JIRA Service Management an der TU Wien, die eine Optimierung von Dienstleistungen für Studierende ermöglichen. Als aktuelle und erfolgreich umgesetzte Beispiele können an dieser Stelle Projekte für das International Office, das Dekanat für Architektur und Raumplanung, sowie für den Fachbereich Student Support erwähnt werden. Diese Portale wurden erfolgreich in den Produktivbetrieb übernommen und erhielten zahlreiche positive Rückmeldungen sowohl von Mitarbeiter_innen als auch von Studierenden. Derzeit laufen bereits Gespräche für weitere Serviceportal-Anwendungen an der TU Wien.


Wenn Sie Fragen zum Projekt oder selbst Interesse an einem Serviceportal haben: Melden Sie sich gerne direkt bei Nicole Schüller-Buczolich . Und für einen ersten Eindruck und Fragen zum Thema können Sie auch gerne am 05.10.2023 um 14h im Digital Survial Café vorbeischauen.

10. August 2023 | Luka Pavlovic und Michaela Dereani, .digital office

Durch die fortschreitende Digitalisierung verändert sich die Art und Weise, wie wir Teambesprechungen, Projektplanungen und Aufgabenverteilungen angehen. Bewährte Methoden benötigen daher auch innovative Umsetzungen. MindManager ist eine davon.

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Visuelles und kollaboratives Mind-Mapping weiter gedacht

MindManager ist mehr als nur eine gewöhnliche Mindmapping-Software. Mit dieser Anwendung können Sie gemeinsam und gleichzeitig im Team Ihre Ideen und Pläne strukturiert organisieren und in Echtzeit mühelos mit anderen teilen (Co-Editing). Darüber hinaus eröffnen leistungsstarke Funktionen und die Integration mit Microsoft Teams völlig neue Anwendungsmöglichkeiten. Sie können nicht nur Informationen um ein zentrales Thema anordnen und sortieren, sondern auch Aufgaben verteilen, Ressourcen planen und Anhänge ergänzen. Dadurch unterstützt Sie die Software dabei, komplexe Gedanken zu visualisieren, Projektplanung zu erleichtern und Brainstormings produktiver zu gestalten.

Erwecken Sie Ihre Kreativität zum Leben und wählen Sie aus einer Vielzahl von Vorlagen diejenige aus, die perfekt zu Ihrem Vorhaben passt. Ganz gleich, ob Sie einfache Diagramme und Mindmaps für schnelle Brainstormings, detaillierte Gantt-Charts für umfangreiche Projektplanungen, übersichtliche Aufgabenlisten, KANBAN Boards, aussagekräftige Prozessschaubilder, klare Organigramme oder präzise Flussdiagramme benötigen - mit MindManager gestalten Sie alles nach Ihren eigenen Vorstellungen.

MindManager-Vorstellung im Digital Survival Café

Um Ihnen weiterhin dabei zu helfen, sich im Dschungel der Digitalisierung zurechtzufinden, präsentieren wir Ihnen MindManager auch online im Digital Survival Café. In dieser spannenden Ausgabe zeigen wir Ihnen die wichtigsten ersten Schritte und wie Sie MindManager erfolgreich in Ihren Arbeitsalltag integrieren können. Wie gewohnt haben Sie ausreichend Zeit, um Ihre Fragen zu stellen und sich mit anderen Teilnehmer_innen auszutauschen. Haben auch Sie Interesse an effektiven Mindmaps? Falls Sie MindManager bereits nutzen: Zeigen Sie uns, welche Anwendungsfälle die Software bei Ihnen unterstützt!

Wir freuen uns auf Sie beim Digital Survival Café am 19. Oktober 2023! Hier erfahren Sie mehr zum Digital Survival Café...

MindManager ab sofort über den TUshop bestellbar

Sie können MindManager ab sofort  im TU Shop bestellen, und das zum TU-Preis für EUR 13,50 pro Quartal. Weitere Informationen zur Installation, den ersten Schritten, den zusätzlichen Funktionen und Best Practice Beispielen finden Sie auf den MindManager Hilfeseiten im TU coLAB. Bei spezielleren Fragen sind wir natürlich gerne für Sie da unter digitaloffice@tuwien.ac.at

29. Juni 2023 | Clemens Rauber, .digital office

Um aus Ideen Lösungen für möglichst viele Studierenden der TU Wien zu machen, benötigt es vielschichtige Erfahrungsberichte und gebündelte individuelle Ansichten. Um das zu erreichen, setzen wir bei den Projekten der Student Life Hacks auf Umfragen, Gespräche und Workshops. So wird aus der Idee einer Einzelperson eine Lösung für möglichst viele.

Partizipation steht von Anfang an im Zentrum der Student Life Hacks. Von der Ideenfindung bis zur Projektumsetzung - die vielschichtigen Perspektiven der Studierenden machen den Erfolg der Projekte aus. Um ein möglichst breites Nutzer_innenfeld zu erschließen, haben die Projektteams in den vergangenen Jahren immer mehrere Perspektivenwechsel unternommen: Persönliche Gespräche mit den Studienvertretungen, Umfragen für Studierende, um ein breites Spektrum an Ansichten aufzunehmen, und Workshops, die eine Vertiefung in die Thematik ermöglichen.

Auch in den aktuellen Student Life Hacks Projekten, "Übersichtskalender für das Studium", "Diplomthemen- und Projektmitarbeitsbörse" und "persönliche Startseite für das Studium", werden gezielt Schritte gesetzt, um diesen Perspektivenwechsel zu erzielen. Den Anfang stellt eine Umfrage für alle Studierenden der TU Wien dar. Mit Stimmungserhebungen und offenen Fragen werden somit die Zufriedenheit mit dem aktuellen Angebot und Ideen für Veränderungen und Anpassungen erhoben. 

Begleitet von direkten Gesprächen mit den Studierendenvertretungen liefern die Ergebnisse der Umfrage ein breites Bild auf die in den Projekten geforderten Problemlösungen. In einem abschließenden dritten Schritt werden in Workshops mit Studierenden die Themen vertiefend bearbeitet, um dabei die vielen erhobenen Meinungen zu bündeln.

Bei den aktuellen Student Life Hacks-Projekten ist es das Ziel, einen Anforderungskatalog für Funktionen, die auf die Bedürfnisse der Studierenden zugeschnitten sind, zu generieren. Mit der breit angelegten Beteiligung können in den Projekten die bestehenden Angebote vielschichtig betrachtet und analysiert werden. Gemeinsam mit den Studierenden können so bestehende Verbesserungspotentiale erörtert und notwendige Anpassung erarbeitet werden.

Beteiligung ist auch bei neuen Ideen gefragt:

Die Student Life Hacks Projekte basieren auf Ideen, die von Studierenden eingereicht wurden. Im .digital office sind neue Ideen immer gefragt!

Sollten Sie eine digitale Lösung zur Verbesserung des Studierendenalltags an der TU Wien haben, teilen Sie uns dies gerne und jederzeit mit! Die Ideenbox ist für Sie immer erreichbar, mit wenigen Klicks können Sie uns Ihre Idee mitteilen und zusätzlich bereits eingetragene Ideen bewerten. Wir freuen uns über Ihr "Weiter-Denken"!

→ Hier geht's zur Ideenbox ←

Sie sind die Expert_innen in den Sekretariaten und in administrativen Rollen an der TU Wien. Sie behalten den Überblick, sind Informationsdrehscheibe und Anlaufstelle für Fragen aller Art. Nicht zuletzt die Erfahrungen der Pandemie haben gezeigt, wie wichtig die Rolle der Sekretariate in den jeweiligen OE ist.

Die Rolle der „Sekretärin von damals“ hat sich über die Jahre aber deutlich verändert, auch durch die vielen neuen digitale Anforderungen an den Beruf. Gemeinsam mit Kolleg_innen aus den Sekretariaten möchten wir ein Schlaglicht auf genau dieses Rollenverständnis werfen, besonders mit Blick auf die digitalen Kompetenzen von morgen. Dazu laden wir herzlich zu einem gemeinsam Workshop mit TU-Kolleg_innen ein:

Wann? Mittwoch 21. Juni 12-15h

Wo? TUtheSky, Getreidemarkt 9, 11. OG

Wir werden gemeinsam an Fragestellungen arbeiten, der Austausch und die Vernetzung untereinander soll aber auch nicht zu kurz kommen. Und damit die Konzentration (und die Laune) gewahrt bleiben, werden wir uns um ein paar Snacks und Erfrischungen kümmern.

Die Anmeldung ist noch bis 14.6. möglich: https://colab.tuwien.ac.at/x/JIhWCg 

Wir freuen uns schon auf viele interessante Inputs!