Der Zugang zur Software wird durch Anlegen eines Benutzers ermöglicht. SSO ist bereits implementiert, es kann die generische Email-Adresse mit TU-Passwort zum Login verwendet werden.
Für Mitarbeiter_innen ist Teams als Free-Produkt ohne Freigabeprozess in der Campussoftware bestellbar, und auch Studierende können Teams unentgeltlich ohne den üblichen Bezahlprozess in der Studentensoftware bestellen.
Ist jemand gleichzeitig Mitarbeiter_in und Studierende_r so werden dem Konto mit der Mitarbeiter-E-Mail-Adresse mehrere Lizenzen zugewiesen.
Die Nutzung von Teams ist möglich durch:
- Download und Installation der Desktop-Variante:
https://products.office.com/de-at/microsoft-teams/download-app bzw. auf unserem swsupport unter https://service.it.tuwien.ac.at/swsupport/tools/msteams/ - Per Web-Browser:
https://teams.microsoft.com - Mobile App aus dem App-Store des mobilen Endgeräts
Die Roadmap für zukünftige Entwicklungen und Änderungen finden Sie unter https://tinyurl.com/teamsroadmappreview
Anstehende Neuerungen
- Ab April/Mai stellt Microsoft eine Webinar-Funktion für Sitzungen und Meetings zur Verfügung. Über "Neue Sitzung planen" im Kalender erhalten Sie zukünftig den neuen Dropdown-Menüpunkt "Webinar", über welchen Sie eine Registrierungsseite für Teilnehmer*innen erstellen können (inkl. E-Mail Benachrichtigungsverfahren) und welches es auch erlaubt, genaue Reports zu Anmeldung und Teilnahme zu erhalten. Sobald genauere Informationen zur Verfügung stehen stellen wir Ihnen diese hier zur Verfügung.
- Ausrollung der Einbindung von Skype (Anrufe, Chats, Suchfunktion)
- Multi-Window-Meetings und Anrufe - Anwender werden die Möglichkeit erhalten, Meetings und Gespräche in separaten Fenstern anzuzeigen um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Diese Option wird in den Clients für PC und Mac zur Verfügung stehen.
- Die Anruf-Funktion in der Teams desktop app wird stark vereinfacht indem Kontakte, Voicemail und Anrufhistorie zusammengeführt werden
- CarPlay-Unterstützung für Teams Calls
- Administratoren werden OndeDrive und SharePoint als standartmäßigen Speicherort nutzen können
- Teams erhält eine Unterstützung für potentielle Spam-Anrufe und die Möglichkeit, Anrufe zu authentifizieren (bsp. der Nachweis dass ein Anruf tatsächlich über die Server der TU geführt wird).
Seit dem letzen Update besteht die Möglichkeit, eine Vielzahl der neuen Features bereits jetzt auszuprobieren! Gehen Sie dafür in "Einstellungen" → "Allgemein" und wählen Sie die Option "Neue Besprechungserfahrung aktivieren". Folgende Funktionen stehen Ihnen dann zur Verfügung:
- Pop-Out Meetings & Videos
- Gruppenräume
- Maximaler Anzahl der Chat-Teilnehmer wurde von 100 auf 250 erhöht - bei mehr als 20 Personen wird jedoch Audio, Video, Filesharing, Lesebestätigung und Schreibanzeige deaktiviert.
- Konferenz-Steuerung permanent eingeblendet am oberen Bildschirmrand
- Bis zu 49 Video-Streams gleichzeitig
- Hörsaal-Modus (aktuelle Übersetzung "Zweisamkeitsmodus", wird noch geändert)
- Notizzettelfunktion während des Meetings
- Fokus-Funktion bei geteilten Medien
Nähere Informationen hierzu finden Sie unter:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/new-meeting-and-calling-experience-in-microsoft-teams/ba-p/1537581
Wichtig: Sollten Sie die Änderungen nach dem Update noch nicht sehen können, so kann dies fast immer durch eine Ab- und Neuanmeldung am Client behoben werden. Um die aktuelle Version von Hand zu installieren, nutzen Sie folgende Installationsdatei:
https://statics.teams.cdn.office.net/production-windows-x64/1.3.00.19565/Teams_windows_x64.exe
Es häufen sich derzeit die Anfragen zur Synchronisation bzw. gemeinsamen Nutzung der Kalender in MS Teams und MS Outlook, da hier keine automatische Übertragung der Termine stattfindet. Zum aktuellen Zeitpunkt ist es nicht möglich, hier eine Synchronisation durchzuführen, ein Umstand, der Microsoft bereits bewusst ist. Zum jetzigen Zeitpunkt ist nicht bekannt, ob diese Funktion in einem späteren Update eingeführt wird - sollten hierzu weitere Informationen vorliegen werden wir ein entsprechendes Update in diesen FAQ veröffentlichen.
Workaround: Die E-Mail-Software "eM Client" bietet seit Version 8.2 eine volle Unterstützung für die synchronisierte Nutzung von Teams und Outlook-Kalendern an und bietet die Möglichkeit, Termine in beiden Kalendern gleichzeitig zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Der eM-Client in der aktuellsten Version ist über die Software-Liste der TU Software kostenfrei zu beziehen: https://www.it.tuwien.ac.at/services/software/softwarebereitstellung/campussoftware/softwareliste
Apps in Teams
Teams stellt ein umfangreiches Angebot zur Nutzung von zusätzlichen Features und Funktionen bereit, die in Meetings und Team-Kanälen genutzt werden können. Eine kurze Einführung dazu finden Sie unter:
https://support.microsoft.com/de-at/office/f%C3%BCnf-dinge-die-sie-%C3%BCber-apps-in-microsoft-teams-wissen-sollten-747492ee-7cdd-4115-a993-8c7e7f98a3d0?omkt=de-at&ui=de-de&rs=de-at&ad=at
Neben den üblichen Office-Anwendungen wie Word, Excel, Forms & Powerpoint, die einfach via "+"-Symbol als Registerkarte hinzugefügt werden können, zählt dazu unter anderem:
- Microsoft Whiteboard & Freehand - Erstellung und Teilung von räumlich unbeschränkten Whiteboards in Kanälen und Meetings
- Planner - Durchführung von Projektmanagement & Aufgabenplanung
- Microsoft Stream - Erstellen und Teilen von Videos und Bereitstellung von Kanälen
- Microsoft Forms - Einfache Erstellung von Umfragen & Abstimmungen
- Wiki - Möglichkeit zum festhalten von Notizen mit externen Teams ohne gemeinsames Wiki
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der einzelnen Apps wird auf der jeweiligen App-Seite zur Verfügung gestellt.
Gruppenräume stehen seit dem letzten Update zur Verfügung - mit diesem Feature können in Meetings separate Räume erstellt und Mitglieder in diese zugewiesen werden, beispielsweise um Unterpunkte in kleineren Teams zu besprechen.
Gruppenräume können nur vom Host des Meetings gestartet werden und stehen nur im Desktop-Client zur Verfügung, Mitglieder können jedoch von allen Teams-Interfaces aus darauf zugreifen und in diese eintreten.
Um das Feature nutzen zu können ist es notwendig, die neuen Funktionen zu aktivieren. Dies erfolgt unter "Einstellungen" -> "Allgemein" -> "Neue Besprechungserfahrung aktivieren".
Der Host kann über den neuen Button "Gruppenräume" (Rechts des Symbols "Hand heben") einen neuen Gruppenraum erstellen und diese wahlweise automatisch befüllen lassen oder die Mitglieder manuell verwalten. In der Raumverwaltung kann zusätzlich konfiguriert werden, ob Mitglieder das Recht haben, selbst in die Hauptbesprechung zurückkehren zu dürfen oder ob dies durch den Host erfolgen soll.
Weitere Informationen finden Sie unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-und-verwalten-von-r%C3%BCckzugsr%C3%A4umen-w%C3%A4hrend-kursbesprechungen-vorschau-18b340cd-1106-4fa5-a852-5676614f7e7d
Voraussichtlich werden zukünftig separate Lizenzen zur Nutzung von Meeting- und Besprechungsräumen zur Verfügung gestellt werden. Bis dies umgesetzt ist ist es möglich, als Workaround einen separaten Benutzer hierfür anzulegen, diesen dem Meetingraum zuzuweisen und diesen zu den jeweiligen Besprechungen einzuladen. Sowie die entsprechenden Lizenzen zur Verfügung stehen werden wir Sie umgehend an dieser Stelle darüber informieren.
Es ist nun möglich, komplette Teams inklusive deren gesamten Daten zu archivieren, wodurch diese in einen Read-Only-Zustand versetzt werden. Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung hierzu finden Sie unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/archivieren-und-wiederherstellen-eines-teams-dc161cfd-b328-440f-974b-5da5bd98b5a7
Seit dem letzten Update steht in allen Meetings nun die Lobby-Funktion zur Verfügung. Die Einstellungen hierfür können in den Meeting-Einstellungen (via Kalender, im Fenster für Einladungen oder während eines Meetings in der "Alle Teilnehmer anzeigen"-Oberfläche) vorgenommen werden, wo verschiedene Einstellungen getroffen werden können. "Nur du" legt beispielsweise fest, dass ausschließlich der Host das Meeting betreten kann und alle anderen Teilnehmer in der Lobby warten, bis diese eingeladen werden. Weitere Informationen werden bereitgestellt unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/%c3%a4ndern-der-teilnehmereinstellungen-f%c3%bcr-teams-besprechungen-53261366-dbd5-45f9-aae9-a70e6354f88e?ui=de-de&rs=de-de&ad=de
Microsoft Teams unterstützt jetzt die Speicherung von Besprechungsaufzeichnungen in OneDrive (Business) und Sharepoint zusätzlich zur bisherigen Stream-Variante. Eine genaue Zeitliste der Änderungen sowie eine genaue Anleitung, wie dieses Feature genutzt werden kann, finden Sie unter:
https://docs.microsoft.com/de-at/MicrosoftTeams/tmr-meeting-recording-change
Sie können Ihren in Office 365 genutzten Kalender schnell und einfach in ihrem lokal genutzten E-Mail-Client einbinden. Gehen Sie dafür vor wie folgt:
- Starten Sie O365 und öffnen Sie Outlook.
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
- Klicken Sie ganz unten auf "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".
- Wählen Sie links den Punkt "Kalender", dann den Punkt "Geteilte Kalender".
- Unter "Einen Kalender veröffentlichen" wählen Sie nun im Dropdown-Menü ihren Kalender aus.
- Stellen Sie rechts "Kann alle Details anzeigen" ein, um die Kalendereinträge vollständig zu sehen.
- Klicken Sie auf "Veröffentlichen".
Den so generierten ICS-Link können Sie nun in ihrem lokalen Client verwenden, um den Kalender zu abonnieren.
FAQ
- Eines der beschriebenen Features steht mir nicht zur Verfügung, woran kann das liegen?
→ Neue oder geänderte Features stehen teils erst nach einer Ab- und erneuten Anmeldung in Microsoft Teams zur Verfügung. - Wie führe ich in Teams ein Meeting durch?
→ DCCS hat eine sehr gute Quelle für Tipps zum Ablauf und zur Einrichtung eines Meetings in Microsoft Teams zur Verfügung gestellt, welches unter folgender Adresse zur Verfügung steht:
https://www.dccs.at/de/teams-meeting-tipps - Was mache ich, wenn ich bereits mein privates Microsoft-Konto mit meiner generischen E-Mail-Adresse verknüpft habe?
→ Wählen Sie im Zuge des Anmeldevorganges "Geschäftskonto" aus - Wie kann ich in MS Teams Telefongespräche führen?
→ Es wurde gewünscht, dass auch Telefongespräche in MS Teams empfangen und geführt werden können. Da hierfür im Normalfall eine zusätzliche Lizenz von Microsoft notwendig ist, wird aktuell eine Bedarfserhebung für diese Funktion durchgeführt, welche Sie hier finden:https://service.it.tuwien.ac.at/wish/home/idea/87/microsoft-teams-besprechung-einwahlnummern/cok
Als Workaround wird zwischenzeitlich empfohlen, Audiogeräte wie bsp. die Spinnen der Jabra-Serie direkt an einen Laptop o.Ä. anzuhängen und dies dann für den Input in Teams zu benutzen. Ebenfalls ist es für Einzelunterhaltungen möglich, die Cisco Jabber App in Teams zu integrieren, worüber dann in Teams-Chats auch Festnetznummern angewählt werden können. Eine Integration der Cisco Jabber App in Meetings wird aktuell noch geprüft.
- Wie kann ich während eines Meetings die Hand heben?
→ Durch das letzte Update wurde die Funktion eingeführt, während eines Meetings aufzuzeigen - nutzen Sie dazu das Hand-Symbol in der Anrufleiste. - Wie kann ich meine Kamera aktivieren/deaktivieren?
→ Eine Anleitung zur Verwendung von Videos in Microsoft Teams finden Sie unter folgendem Link:
https://support.office.com/de-de/article/verwenden-von-video-in-microsoft-teams-3647fc29-7b92-4c26-8c2d-8a596904cdae?ui=de-DE&rs=de-AT&ad=AT - Welche Tastenkombinationen stehen in Teams zur Verfügung?
→ Eine Übersicht über alle verfügbaren Tastenkombinationen steht unter folgendem Link zur Verfügung:
https://support.office.com/de-de/article/tastenkombinationen-f%C3%BCr-microsoft-teams-2e8e2a70-e8d8-4a19-949b-4c36dd5292d2
Besonders zu erwähnen ist hierbei unter anderem die Kombination STRG+UMSCHALT+X, mithilfe derer das Eingabefenster bedeutend vergrößert werden kann. - Wie steige ich von Skype for Business auf Teams um?
→https://docs.microsoft.com/de-de/MicrosoftTeams/upgrade-start-here - Wie kann ich Benachrichtigungen für neue Nachrichten in meinen Teams und Kanälen erhalten?
→ Standardmäßig sind die Benachrichtigungen deaktiviert, können aber über die drei Punkte rechts oben via "Kanalbenachrichtungen" individuell angepasst werden. - Gibt es eine Einfache Anleitung von Microsoft zum Einstieg in Teams?
→ Die offizielle Schnellstart-Anleitung finden Sie unter: https://download.microsoft.com/download/3/9/1/3911554F-9E8A-4A31-A1C2-13F82D10FA5B/Teams%20QS.pdf - Ich verfüge über mehrere Teams-Accounts, da ich über Gastzugänge oder mehrere Hauptkonten verfüge - wie kann ich den Account wechseln?
→ Ein Wechsel über den Browser ist zur Zeit nicht möglich, hier ist es erforderlich sich aus- und wieder einzuloggen.
In der Mobile-App ist es erforderlich, links oben auf die drei Striche zu klicken und unter "Einstellungen" → "Mein Account" den Account hinzuzufügen.
Zukünftig kann dann über die drei Striche ganz unten bei "Meine Organisationen" auf den anderen Account umgeschaltet werden.
In der Teams-App erfolgt das umschalten über den Dropdown-Pfeil rechts oben neben dem Benutzerbild, wobei hierfür ein Neustart der App notwendig sein kann. - Wie kann ich in Browser oder Desktop-App Nachrichten direkt beantworten oder weiterleiten?
→ Diese Funktion steht leider zur Zeit nur in der Mobile-App zur Verfügung. Die Umsetzung in den anderen Teams-Varianten wird aktuell von Microsoft geprüft.
Ein Workaround für das Beantworten von Nachrichten ist die Tastenkombination SHIFT + > mithilfe derer ein Zitat eingefügt werden kann. - Wie kann ich Microsoft Forms benutzen um Formulare und Umfragen zu erstellen? Wie erstelle ich eine anonyme Umfrage?
→ Forms stellt eine hervorragende und schnelle Möglichkeit dar, in einem Team eine Umfrage durchzuführen - dies ist selbstverständlich auch anonymisiert möglich. Um Forms in Ihrem Team zu benutzen klicken Sie oben bei den Registerkarten auf das "+"-Symbol und geben Sie "Forms" ein. Forms steht Ihnen von diesem Zeitpunkt an in ihrem Team zur Nutzung zur Verfügung und kann auch in Echtzeit während eines Meetings benutzt werden. Eine Anleitung zur Erstellung einer Umfrage (und auch wie diese anonymisiert durchgeführt wird) steht Ihnen zur Verfügung unter:
https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzuf%C3%BCgen-einer-umfrage-zu-ihrem-kanal-oder-ihrem-chat-in-teams-a3f9112c-01e1-4ee4-bd88-25e4e243b80b - Wie ändere ich mein Kurzzeichen?
→ Kurzzeichen selbst können nicht beeinflusst werden. Das Kurzzeichen wird automatisch aus Tiss übernommen. - Wie kann ich mein Benutzerbild ändern?
→ Klicken Sie auf Ihr aktuelles Benutzerbild und wählen Sie die Funktion "Bild hochladen" um Ihr Benutzerbild zu aktualisieren. - Welche Browser werden unterstützt?
→ Microsoft Edge
→ Letzte Version von Chrome
→ Letzte Version von Firefox
→ Letzte Version von Safari - Wie kann ich einen Kanal einrichten?
→ https://nextiteration.de/blog/private-kanaele-in-microsoft-teams-einrichten - Wie integriere ich Microsoft Teams in Outlook (Win/Mac/Mobile)?
→ Windows: Das Teams Meeting Add-In wird automatisch mitinstalliert
→ Mac: Outlook Build 16.24.414.0 oder höher erforderlich (O365 wird von Microsoft empfohlen)
→ Mobile: Teams Meeting Button verfügbar bei Verwendung der letzten Builds der Outlook iOS/Android App
→ https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-add-in-for-outlook
Das Teams Plugin ist unter unseren Bedingungen bekannt launisch. Gemäß Auskunft von Microsoft empfiehlt sich der Umstieg auf O365 Mail, um diese Einschränkungen zu vermeiden. MacOS verfügt nur über Support für Outlook 365 mit Online Mailbox. - Was tue ich, wenn die Anwendung bei der Anmeldung abstürzt?
- Man kann den Cache unter Windows mit folgendem Tool leeren: https://service.it.tuwien.ac.at/swsupport/tools/cleanteams/index.html
- ggf. Deinstallation/Neuinstallation; temporär ausweichen auf die Web-Applikation
- ggf. Löschen der client credentials über Systemsteuerung-Benutzerkonten-Windows-Anmeldeinformationen
- Wo finde ich weitere Hilfestellungen?
→ https://technology.gsu.edu/technology-services/it-services/collaboration-tools/microsoft-teams/microsoft-teams-faq
Dokumentationen